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次のキャンセル通知ドキュメントは、一般的な通信の例です。
この通信は次の要素から構成されます。
バックエンドエンタープライズシステムが作成元のデータ。このデータは通信テンプレートと動的にマージされます。
レターを送信する前にカスタマイズする第一線の社員が提供するデータ。
事前に承認されたテキストコンテンツ。レターの業務上の背景を理解している法務、財務また基幹業務のサブジェクトマターエキスパート（SME）。一般的に、テキストコンテンツの作成者。ヘッダー、フッター、免責事項、あいさつ文などのコンテンツはほとんどのレターに共通していますが、「終了の理由」などのコンテンツは特定のレターに固有です。
要求に関して詳細な情報を依頼するレターなど、一部のレターでは、要求処理担当者などのビジネスユーザーがカスタムテキストコンテンツを追加できます。
ロゴや署名画像などの画像。会社ロゴなどの画像は、ほとんど、またはすべての通信に表示されますが、署名画像はレターに固有であり、レターを送信する担当者に固有です。
すべての通信を分析し、通信の様々な構成要素を明らかにします。アプリケーションスペシャリストは、生成された通信を分析します。
通信の静的な部分と動的な部分。バックエンドデータソースから、またはエンドユーザーによって入力される変数。
様々な段落を通信に配置する順序（通信の作成時にビジネスユーザーが段落を変更できるかどうかなど）。
通信はシステム生成か、それともエンドユーザーが通信を編集する必要があるか。システム生成される通信の数と、必要なユーザー操作の回数。
通信テンプレートの変更の頻度。毎年、毎四半期、または特定の法律が変更された場合など。予想される変更の種類。誤植、レイアウトの変更、フィールドの追加、段落の追加などを修正する変更か。
通信の要件を計画する場合、新しい通信テンプレートのリストをアセンブルします。通信テンプレートごとに、次のデータが必要です。
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