構造化オーサリングは、文書中の情報の一貫した構成を定義および強制できるオーサリングワークフローです。非構造化出版では、編集者によって決定されたスタイルガイドに記述されたスタイルとルールに従って内容が記述されます。
非構造化オーサリングワークフローでは、比較的自由な流れの物語ベースの文書を作成します。例えば、見出しがあって、その後にキャプションや代替テキストを持つグラフィックスや段落が続くような文書を作成することができます。構造化オーサリングでは、内容ルールにより、類似の情報がすべて一貫した構造を持つことが強制されます。例えば、以下のような内容ルールを強制することができます。
•ビュレットリストには2つ以上の項目を含める必要がある。
•見出しの後には段落が続く必要がある。
•表は、ヘッダー行を持つ必要がある。
•グラフィックは、キャプションを持つ必要がある。
このような内容ルールは、文書型定義（DTD）またはXMLスキーマで定義されます。このような内容ルールに準拠しているかどうかは、DTDやスキーマに対して自動的にチェックされます。
例えば、自宅の住所の構造を考えてみましょう。住所には、社員の名前、家屋番号、通り、都市、郵便番号を含むことを内容ルールが要求していると仮定します。非構造化オーサリングの場合、家屋番号のない住所が発見されるのは、編集や校閲のときだけです。構造化オーサリングに、構造の完全性は自動的に検証されます。したがって、一貫した構成とシーケンスが強制および保証されます。