Reader Extensions vous permet d’insérer des codes à barres unidimensionnels et bidimensionnels dans des formulaires PDF interactifs. Vous pouvez ensuite publier les formulaires à code à barres sur un site Web ou les diffuser par courrier électronique ou par CD. Lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire à code à barres en utilisant Adobe Reader ou Acrobat, le code à barres est automatiquement mis à jour afin de coder les données de formulaire fournies par l’utilisateur. L’utilisateur a la possibilité d’envoyer ce formulaire par voie électronique ou de l’imprimer sur papier pour l’envoyer par courrier ou par télécopie. Vous pouvez ensuite extraire les données fournies par l’utilisateur dans le cadre d’un processus LiveCycle. Pour ce faire, acheminez les données vers les processus d’entreprise appropriés en fonction du type de formulaire ou des données proprement dites.
Les formulaires à code à barres permettent d’éliminer la nécessité du traitement de formulaires reposant sur OCR (Optical Character Recognition, reconnaissance optique des caractères) ainsi que les coûts de saisie des données associés. Les données capturées à partir de formulaires à code à barres remplis et imprimés peuvent être réinsérées dans votre processus électronique rapidement et automatiquement avec une précision de 100 %. En outre, vous pouvez conserver une image numérique du formulaire renvoyé signé à des fins d’archivage.
Fonctions clés
Les codes à barres bidimensionnels Reader Extensions offrent les fonctions clés suivantes :
Unification des processus de traitement des formulaires papier et numériques
Automatisation de l’extraction et de la traduction des données de code à barres en processus informatiques centraux
Prise en charge des codes à barres codés dans différents formats : XML, délimité par des tabulations ou autres formats définis par l’utilisateur
L’illustraton et la liste ci-après donnent un exemple de la façon dont les codes à barres 2D fonctionnent.
L’auteur de formulaires de votre entreprise crée un formulaire PDF à code à barres interactif en utilisant Designer ou Acrobat Professional.
A l’aide d’une application Web Reader Extensions, un utilisateur applique des droits d’utilisation au formulaire PDF à code à barres.
Cet utilisateur publie le formulaire à code à barres par voie électronique par le biais du Web, d’un courrier électronique ou d’un CD.
L’utilisateur final ouvre le formulaire PDF à code à barres dans Adobe Reader ou dans Acrobat, puis le remplit. Pendant cette opération, les données de l’utilisateur sont automatiquement codées dans le code à barres.
a) Dans le cas d’un envoi au format papier, l’utilisateur imprime et signe le formulaire, puis l’envoie à votre entreprise par courrier ou par télécopie.
b) Dans le cas d’un envoi au format électronique, l’utilisateur clique sur un bouton d’envoi pour transmettre les données du formulaire par voie électronique.
a) Dans le cas d’un envoi au format papier, lorsque votre entreprise reçoit le formulaire complété, elle le numérise sous la forme d’une image électronique. Le service Barcoded Forms recherche le code à barres sur l’image numérisée, le décode, puis en extrait les données dans le format que vous avez spécifié.
b) Dans le cas d’un envoi par l’intermédiaire d’un bouton d’envoi par courrier électronique, les données autres que les données du code à barres sont directement envoyées au centre de traitement au format XML.
Remarque : le service Barcoded Forms peut décoder un fichier PDF ayant été enregistré dans Acrobat lorsque le fichier est directement envoyé au décodeur de la même façon qu’un fichier TIFF numérisé.
Création de formulaires à code à barres
Les auteurs de formulaires créent les formulaires à l’aide de Designer ou d’Acrobat Professional. Pendant la phase de création, l’auteur de formulaires peut spécifier le format de codage des données du code à barres, tel que le format XML ou délimité par des tabulations.
Grâce à Designer, les auteurs de formulaires ont la possibilité de créer un formulaire PDF interactif à partir de zéro ou à l’aide d’un modèle de formulaire. Ils peuvent faire glisser sur le formulaire des images et d’autres objets, tels que des zones de liste, des champs de texte, des boutons de commande et des codes à barres. Ils peuvent ensuite les redimensionner et les positionner en fonction des besoins de l’entreprise.
Designer offre d’autres fonctions avancées permettant aux auteurs de formulaires d’utiliser des objets de script, d’intégrer un formulaire à une source de données et de créer des formulaires avec une mise en page modulable. L’un des avantages de la création de formulaires au moyen de Designer réside dans le fait que les auteurs de formulaires travaillent directement dans la source du formulaire.
Si les formulaires créés dans Acrobat Professional comportent de nombreux scripts personnalisés attachés aux objets formulaires, vous pouvez gagner du temps en ajoutant des codes à barres aux formulaires.
Création d’un processus
En option, les utilisateurs peuvent créer un processus avec Workbench afin d’inclure des processus d’entreprise propres à Reader Extensions. Une fois intégré à d’autres modules par le biais de processus conçus dans Workbench, un seul processus de formulaires unifié peut aisément prendre en charge l’envoi de différents formulaires papier associés à des flux de production spécifiques (voir également Installation de LiveCycle Workbench 11).
Ajout de droits d’utilisation de formulaires à code à barres pour Adobe Reader
Votre entreprise doit appliquer des droits d’utilisation de formulaires à code à barres à un document PDF avant de publier un formulaire à l’intention de vos clients. Ces droits d’utilisation activent les données de code à barres pour permettre à tous les décodeurs de codes à barres du marché de lire le code à barres du formulaire PDF. Si vous n’étendez pas les droits d’utilisation du formulaire PDF avec le droit d’utilisation de formulaires à code à barres, le code à barres sera illisible par tous les décodeurs, y compris ceux fournis par Adobe.
En complément des droits d’utilisation de formulaires à code à barres, les fonctionnalités ci-après sont activées sur le formulaire :
enregistrement de formulaires remplis intégralement ou partiellement en mode local pour le classement et l’archivage hors connexion ;
ajout de commentaires aux formulaires et acheminement des formulaires par courrier électronique à des fins de consultation par des tiers ;
application de signatures numériques pour l’autorisation d’applications ou de transactions ;
envoi de données de formulaire par voie électronique.
A partir de version Adobe Reader 8.0, aucun logiciel supplémentaire ni module externe n’est requis pour l’utilisation de documents PDF activés par Reader Extensions.
Ces fonctions d’utilisateur spéciales sont automatiquement activées lorsqu’un utilisateur ouvre un document PDF défini avec les droits d’utilisation appropriés dans Adobe Reader. Dès que l’utilisateur a fini de travailler sur un document défini avec ces droits d’utilisation, ces fonctions sont de nouveau désactivées dans Adobe Reader, jusqu’à ce que l’utilisateur reçoive un autre document PDF doté des mêmes droits.
Les droits d’utilisation sont accordés aux formulaires ou aux documents de façon individuelle et ne s’appliquent à aucun autre formulaire ou document. Adobe octroie la licence des droits d’utilisation de formulaires à code à barres en fonction du nombre de clients du formulaire.
Mise à jour des codes à barres pendant le remplissage d’un formulaire
Lorsqu’un utilisateur remplit un formulaire à code à barres par voie électronique à l’aide d’Adobe Reader ou d’Acrobat, le code à barres est automatiquement mis à jour avec les informations fournies par l’utilisateur.
Remarque : si un utilisateur remplit un formulaire à code à barres en utilisant une version antérieure d’Acrobat ou d’Adobe Reader ne prenant pas en charge les codes à barres, le code à barres est remplacé par un rectangle gris. Un rectangle gris indique que le code à barres ne peut pas être mis à jour. Il écarte également tout risque que les programmes de traitement de formulaires traitent accidentellement des formulaires à code à barres dans les cas où le code à barres ne reflète pas exactement les données fournies par l’utilisateur du formulaire.
Décodage des codes à barres pour l’extraction des données correspondantes
Le processus appliqué par votre centre de traitement des formulaires peut avoir un impact sur votre capacité à traiter et à décoder correctement les codes à barres des formulaires à code à barres. Les étapes-clés du traitement des formulaires à code à barres englobent la préparation des documents, la capture des données à partir des codes à barres, ainsi que l’acheminement des données capturées jusqu’aux systèmes de l’entreprise.
Le processus de capture des données à partir d’un code à barres varie selon le type de périphérique que vous utilisez pour traiter un formulaire à code à barres. Vous disposez des options suivantes :
Le service Barcoded Forms recherche le code à barres sur l’image numérisée (au format TIFF ou PDF), le décode, puis en extrait les données dans le format spécifié. Les données extraites peuvent être utilisées par un autre module tel que Forms dans le cadre d’un processus d’entreprise. Par exemple, Forms peut régénérer automatiquement le formulaire d’origine avec les données entrées par l’utilisateur ou importer les données dans un formulaire vide. Cette opération achève le cycle numérique-papier-numérique (aller-retour).
Traitement des données de code à barres capturées
En utilisant le processus que vous avez créé, LiveCycle peut automatiquement transférer les données de formulaire capturées vers l’application de traitement appropriée de l’entreprise. Grâce à la possibilité de préciser le format des données pendant la phase de création, le transfert des données de formulaire vers différentes applications d’entreprise se révèle d’une grande simplicité. Vous pouvez également archiver les données pour les présenter visuellement de nouveau des mois ou des années plus tard, exactement telles qu’elles ont été entrées dans le formulaire PDF d’origine.
