Configuration des préférences d’absence du bureau

Si vous envisagez de vous absenter du bureau, vous pouvez spécifier les actions à entreprendre pour les tâches qui vous sont affectées pendant cette période.

Vous pouvez spécifier une date et une heure de début, ainsi qu’une date et une heure de fin, pour l’application de vos paramètres d’absence du bureau. Si vous êtes situé dans un fuseau horaire différent de celui du serveur, le fuseau horaire utilisé est celui du serveur.

Vous pouvez définir une personne par défaut à laquelle toutes vos tâches sont envoyées. Vous pouvez également spécifier des exceptions pour que des tâches issues de processus spécifiques soient envoyées à un utilisateur différent ou pour qu’elles restent dans votre liste Tâches jusqu’à votre retour. Si la personne désignée est également absente du bureau, la tâche passe à l’utilisateur qu’elle a désigné. Si la tâche ne peut pas être affectée à un utilisateur qui n’est pas absent du bureau, elle demeure dans votre liste Tâches.

Remarque : lorsque vous être absent du bureau, toutes les tâches qui se trouvaient déjà dans votre liste Tâches y sont conservées et ne sont pas transférées à d’autres utilisateurs.

    Définition de préférences d’absence du bureau

    1. Cliquez sur Préférences, puis sur Gérer les absences du bureau.

    2. Pour spécifier les périodes pendant lesquelles vous êtes absent du bureau, effectuez l’une des étapes suivantes :

      • Pour indiquer que vous êtes actuellement absent du bureau, et ce pour une durée indéterminée, dans la liste Je suis actuellement, sélectionnez Absence du bureau mais n’ajoutez pas de plage de dates.

      • Pour spécifier une date et une heure de début d’absence du bureau, dans la liste Je suis actuellement, sélectionnez Absence du bureau, puis cliquez sur Ajouter une plage de dates Utilisez le calendrier et la liste des heures pour indiquer la date et l’heure de début. Si vous ne spécifiez pas de date et d’heure de fin, vous êtes considéré comme étant indéfiniment absent du bureau, à partir de la date et de l’heure indiquant le début de votre absence, jusqu’à ce que vous ayez modifié vos préférences.

    3. Pour spécifier comment vos tâches seront gérées par défaut, sélectionnez l’une des options suivantes dans la liste Utilisateur par défaut pour les tâches d’absent(e) du bureau :

      • Sélectionnez Ne pas affecter pour conserver les tâches dans votre liste Tâches jusqu’à votre retour.

      • SélectionnezRechercher un utilisateur pour rechercher un utilisateur à qui affecter vos tâches. Lorsque vous sélectionnez un utilisateur, vous pouvez également afficher le programme d’absence du bureau de l’utilisateur.

    4. Pour définir des exceptions aux paramètres par défaut, cliquez sur Ajouter une exception, sélectionnez le processus pour lequel vous voulez créer une exception, puis sélectionnez un autre utilisateur ou sélectionnez Ne pas affecter dans la liste est affecté à.

      Remarque : le concepteur de processus peut spécifier que les tâches issues de certains processus doivent rester privées et qu’elles ne doivent pas être transférées à d’autres utilisateurs. Ce paramètre remplace tous ceux que vous avez définis.

    5. Lorsque vous avez terminé de définir les préférences, cliquez sur Enregistrer. Si vos paramètres indiquent que vous êtes actuellement absent du bureau, vos modifications prennent immédiatement effet. Sinon, elles prennent effet à la date et à l’heure de début spécifiées. Si vous vous connectez pendant que vous êtes absent du bureau, vous êtes toujours considéré comme absent du bureau jusqu’à ce que vous ayez modifié vos paramètres.