Configuration des notifications destinées aux utilisateurs et aux groupes

Dans la page Notification de tâche, vous pouvez configurer les modèles qui vont être utilisés par Process Management pour générer le courrier électronique de notification envoyés aux utilisateurs et aux groupes. Vous pouvez personnaliser et formater les notifications à l’aide de variables Process Management.

Vous pouvez configurer les types de notifications suivants pour les utilisateurs et les groupes :

  • rappels

  • affectations de tâches

  • échéances

Pour générer des notifications électroniques pour un groupe, spécifiez une adresse électronique pour le groupe dans User Management (voir Configuration et organisation des utilisateurs). Lorsque Process Management envoie une notification électronique à un groupe, chaque membre du groupe qui possède une adresse électronique reçoit le courrier électronique de notification. Lorsqu’un membre du groupe reçoit une notification électronique et souhaite demander la tâche, il doit cliquer sur le lien de demande dans la notification, de façon à ouvrir la page des détails de la tâche dans Workspace. Le membre peut ensuite demander ou demander et ouvrir la tâche.

Configuration des rappels pour les utilisateurs ou les groupes

Vous pouvez choisir d’envoyer des notifications de rappel à l’utilisateur ou au groupe affecté à une tâche lorsque le délai d’exécution de cette tâche se rapproche. Les règles déterminant exactement quand une notification de rappel est envoyée sont décidées par le développeur du processus.

  1. Dans Administration Console, cliquez sur Services > Process Management ES3 > Paramètres du serveur > Notifications de tâche.

  2. Sous Type de notification, cliquez sur Rappel (pour les utilisateurs) ou sur Groupe : rappel (pour les groupes).

  3. Sélectionnez Activer le rappel ou Activer le groupe - Rappel.

  4. (Notifications utilisateur seulement) Pour inclure le formulaire et ses données en pièce jointe au courrier électronique de rappel, sélectionnez Inclure les données de formulaire.

  5. Dans le champ Objet, saisissez le texte de l’objet du courrier électronique. Ce champ est prérenseigné avec un texte par défaut. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce champ, voir Personnalisation du contenu des notifications.

  6. Dans le champ Modèle de notification, saisissez le texte du corps du courrier électronique. Ce champ est prérenseigné avec un texte par défaut. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce champ, voir Personnalisation du contenu des notifications.

  7. Dans la liste Format de message, sélectionnez le format sous lequel envoyer le message électronique, à savoir HTML ou Texte. Le format par défaut est HTML.

  8. Dans la liste Encodage du courrier électronique, sélectionnez le format d’encodage à utiliser pour le message électronique. Le format par défaut UTF-8 est utilisé par la plupart des utilisateurs, exception faite du Japon. Les utilisateurs japonais sélectionnent généralement le format ISO2022-JP.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration des notifications d’affectation de tâche pour des utilisateurs ou des groupes

Vous pouvez envoyer des notifications d’affectation de tâche à un utilisateur ou à un groupe lorsqu’une tâche lui est affectée.

  1. Dans Administration Console, cliquez sur Services > Process Management ES3 > Paramètres du serveur > Notifications de tâche.

  2. Sous Type de notification, cliquez sur Affectation de tâche pour les utilisateurs ou sur Groupe - Affectation de tâche pour les groupes.

  3. Sélectionnez Activer affectation de tâche pour les utilisateurs ou Activer Groupe - Affectation de tâche pour les groupes.

  4. (Notifications utilisateur seulement) Pour inclure le formulaire et ses données en pièce jointe au courrier électronique d’affectation de tâche, sélectionnez Inclure les données de formulaire.

  5. Dans le champ Objet, saisissez le texte de l’objet du courrier électronique. Ce champ est prérenseigné avec un texte par défaut. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce champ, voir Personnalisation du contenu des notifications.

  6. Dans le champ Modèle de notification, saisissez le texte du corps du courrier électronique. Ce champ est prérenseigné avec un texte par défaut. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce champ, voir Personnalisation du contenu des notifications.

  7. Dans la liste Format de message, sélectionnez le format sous lequel envoyer le message électronique, à savoir HTML ou Texte. Le format par défaut est HTML.

  8. Dans la liste Encodage du courrier électronique, sélectionnez le format d’encodage à utiliser pour le message électronique. Le format par défaut UTF-8 est utilisé par la plupart des utilisateurs, exception faite du Japon. Les utilisateurs japonais sélectionnent généralement le format ISO2022-JP.

  9. Cliquez sur Enregistrer.

Configuration des notifications d’échéance pour des utilisateurs ou des groupes

Vous pouvez choisir d’envoyer des notifications d’échéance à des utilisateurs et à des groupes pour les informer que le délai d’exécution d’une tâche affectée est dépassé. En règle générale, une notification d’échéance n’est envoyée qu’à titre d’information, car l’utilisateur ne peut plus agir sur la tâche affectée.

  1. Dans Administration Console, cliquez sur Services > Process Management ES3 > Paramètres du serveur > Notifications de tâche.

  2. Sous Type de notification, cliquez sur Echéance (pour les utilisateurs) ou sur Groupe : délai (pour les groupes).

  3. Sélectionnez Activer l’échéance ou Activer le groupe - Echéance.

  4. Dans le champ Objet, saisissez le texte de l’objet du courrier électronique. Ce champ est prérenseigné avec un texte par défaut. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce champ, voir Personnalisation du contenu des notifications.

  5. Dans le champ Modèle de notification, saisissez le texte du corps du courrier électronique. Ce champ est prérenseigné avec un texte par défaut. Pour plus d’informations sur la personnalisation de ce champ, voir Personnalisation du contenu des notifications.

  6. Dans la liste Format de message, sélectionnez le format sous lequel envoyer le message électronique, à savoir HTML ou Texte. Le format par défaut est HTML.

  7. Dans la liste Encodage du courrier électronique, sélectionnez le format d’encodage à utiliser pour le message électronique. Le format par défaut UTF-8 est utilisé par la plupart des utilisateurs, exception faite du Japon. Les utilisateurs japonais sélectionnent généralement le format ISO2022-JP.

  8. Cliquez sur Enregistrer.

Masquage de la balise DO NOT DELETE pour tous les courriers électroniques

Vous pouvez configurer le service de messagerie de façon à masquer la balise de suivi DO NOT DELETE dans tous les courriers électroniques envoyés par le biais d’un processus pour des intervenants humains. Pour plus d’informations, voir How to hide the ’DO-NOT-DELETE’ tag with CSS (Comment masquer la balise DO NO DELETE avec CSS)