Si les documents doivent contenir des graphiques, des cadres ou des tableaux, appliquez les recommandations suivantes pour homogénéiser ces documents :
Placez les éléments standard sur une page de référence. Vous pouvez inclure des graphiques dont les utilisateurs auront souvent besoin (tels qu’un symbole pour attirer l’attention sur les remarques et les avertissements ou un cadre ancré possédant une hauteur et une largeur standard). Les utilisateurs pourront copier et coller ces éléments selon leurs besoins.
Créez un style de paragraphes pour les cadres ancrés pour qu’il y ait suffisamment d’espace autour des graphiques. Par exemple, un style de paragraphe nommé Cadre peut contenir un paramètre Espace Dessous de 20 points et un Interligne de zéro. Chaque cadre peut ensuite être ancré à un paragraphe vierge à l’aide du style Cadre. Vous pouvez également utiliser des tableaux à cellule unique et leur titre pour placer des graphiques et leur légende.
Si vous envisagez d’utiliser des zones de texte pour les légendes de graphique, créez un style de paragraphes à cet effet. Si vous prévoyez d’utiliser des lignes de texte, créez un style de caractères (vous ne pouvez pas appliquer un style de paragraphes à une ligne de texte).
Choisissez un modèle de couleurs et redéfinissez les couleurs si cela s’avère nécessaire.
Préparez des formats de tableaux standard. Seules certaines des caractéristiques définies pour les tableaux peuvent être importées dans un autre document. La largeur du texte dans les tableaux réels variant considérablement, il en va de même pour les autres caractéristiques. Ainsi, les utilisateurs devront probablement rectifier ces caractéristiques eux-mêmes, quelle que soit la façon dont vous préparez les tableaux. Concevez vos tableaux comme des modèles de départ pour les utilisateurs.