Utilisateurs et groupes

Dans la zone Utilisateurs et groupes, vous spécifiez les utilisateurs autorisés à accéder aux documents protégés avec la stratégie. Pour chaque utilisateur ou groupe mentionné, vous définissez également les privilèges d’utilisation des documents.

Remarque : l’éditeur est l’utilisateur qui protège le document avec la stratégie. Cet utilisateur est toujours inclus par défaut dans une stratégie, avec des droits d’accès complets, tels que la capacité de révoquer un accès et de changer de stratégie. Toutefois, les administrateurs peuvent modifier les droits d’accès de l’éditeur relatifs aux stratégies partagées. Ils peuvent par exemple désactiver la capacité de l’éditeur à révoquer l’accès à un document ou à changer de stratégie.
Ajouter un utilisateur ou un groupe :
pour ajouter un utilisateur ou un groupe d’utilisateurs, cliquez sur Ajouter un utilisateur ou un groupe, puis sur Recherche avancée pour trouver des utilisateurs ou des groupes. Les utilisateurs disponibles englobent les utilisateurs internes de l’entreprise et les utilisateurs invités enregistrés dans Document Security. Si vous sélectionnez cette option, la page Ajouter un utilisateur ou un groupe s’affiche :

  • Dans la zone Rechercher, saisissez le nom ou l’adresse électronique de l’utilisateur ou du groupe.

  • Dans la liste Utilisation, sélectionnez Nom ou Adresse électronique.

  • Dans la liste Type, sélectionnez Groupe ou Utilisateur.

  • Sélectionnez dans la liste le domaine depuis lequel effectuer la recherche, puis cliquez sur Rechercher.

  • Lorsque les résultats apparaissent, sélectionnez l’utilisateur ou le groupe à ajouter, puis cliquez sur Ajouter.

Remarque : si vous avez saisi un nom d’utilisateur invité ou une adresse électronique valide et qu’aucun résultat ne s’affiche, cela signifie que l’utilisateur n’est pas encore enregistré ou que le compte a été supprimé. Vous pouvez soit essayer d’ajouter l’utilisateur en tant qu’utilisateur invité, soit contacter votre administrateur.

Inviter un nouvel utilisateur :
pour ajouter un utilisateur invité, cliquez sur Inviter un nouvel utilisateur, entrez l’adresse électronique de l’utilisateur dans la zone qui s’affiche, puis cliquez sur Inviter. Cette option n’est disponible que si l’administrateur l’a activée. Lorsque vous ajoutez des utilisateurs invités à une stratégie, Document Security leur envoie par courrier électronique une invitation à s’enregistrer si cela n’a pas déjà été fait. Les utilisateurs doivent cliquer sur le lien dans le courrier électronique pour créer un compte, puis activer ce compte.

Après leur enregistrement, les utilisateurs invités peuvent utiliser les documents protégés par une stratégie, pour lesquels ils possèdent les autorisations appropriées. Selon les fonctionnalités activées par l’administrateur, les utilisateurs externes peuvent également recevoir l’autorisation d’appliquer des stratégies à des documents, de créer, modifier et supprimer des stratégies, et d’ajouter d’autres utilisateurs externes à des stratégies.