Un formulario es el documento que un usuario ve o con el que interactúa. Se deriva de un diseño de formulario creado con Designer.
Normalmente, los formularios recopilan o presentan datos estructurados y suponen un activo importante en el proceso empresarial. Designer crea formularios y documentos que pueden combinarse con datos empresariales y procesarse en varios tipos de archivo, incluidos documentos PDF, HTML, Flash (archivo SWF) e imprimirse en impresoras PostScript y Zebra (ZPL).
Los formularios pueden capturar y presentar la información de tres formas diferentes.
Formularios interactivos
Los formularios se pueden diseñar para capturar datos directamente de usuarios finales. Los usuarios rellenan el formulario y seleccionan opciones en línea y devuelven los datos de formulario según el proceso prescrito. Estos formularios se conocen como formularios interactivos. Se pueden crear formularios interactivos que el usuario rellenará con Acrobat Professional, o Adobe Reader, o bien se pueden crear formularios para Adobe® LiveCycle® Forms 10 que el usuario rellenará en un explorador Web.
Los formularios interactivos ofrecen muchas ventajas con respecto a los formularios impresos:
Aunque los formularios interactivos pueden tener el mismo aspecto que los formularios impresos tradicionales, tienen la ventaja de que eliminan el incómodo y costoso esfuerzo necesario para procesar formularios impresos. Utilizar formularios interactivos para ofrecer soluciones empresariales tiene sentido en el mundo de Internet y la informática empresarial.
Se pueden enviar formularios interactivos por Internet, intranets o correo electrónico. Se puede automatizar el proceso de intercambio de documentos, almacenar los formularios en formatos fiables y proteger el contenido y la integridad de los documentos.
Los formularios interactivos permiten optimizar el proceso de recopilación de datos. Un formulario interactivo puede recoger e integrar los datos en los sistemas centrales de recopilación de datos existentes, lo que amplía su valor. El formulario puede integrar datos directamente en el sistema de recopilación de datos o mediante un programa del servidor como, por ejemplo, una secuencia de comandos CGI, una página ASP, Java Server Pages (JSP) o servlet.
Los formularios interactivos también se pueden utilizar para establecer procesos de flujo de trabajo basados en formularios en línea que empleen una lógica integrada para dirigir electrónicamente el formulario de un usuario al siguiente. Los formularios interactivos también pueden ser compatibles con tecnologías de asistencia, como los lectores de pantalla, que permitan su utilización a los usuarios con discapacidades.
En el caso más sencillo, los usuarios finales solo necesitarían Adobe Reader para rellenar el formulario y devolver los datos del formulario al creador del formulario de manera electrónica, o imprimir el formulario y devolver la copia en papel del formulario y los datos al creador. Si dispone de Forms, el formulario interactivo puede tener formato PDF o HTML. En este caso, los usuarios abrirán y rellenarán el formulario utilizando un explorador de Web.
Los formularios interactivos suelen incluir funciones de entrada de datos como listas de selección, listas desplegables, casillas de verificación, cálculos generados automáticamente, mensajes de validación, firmas digitales y botones Enviar y Ejecutar. Los creadores de formularios pueden utilizar las funciones integradas de FormCalc y las secuencias de comando personalizadas de JavaScript™ para ampliar la funcionalidad de los campos interactivos. Los formularios interactivos pueden incluir botones de comando que permitan a los usuarios guardar los datos en un archivo o base de datos, o enviar los datos mediante correo electrónico a una dirección específica. Además, se pueden agregar validaciones para asegurar la precisión de los datos que introduce el usuario. El formulario puede proporcionar información con mensajes que soliciten tipos de datos concretos.
Formularios no interactivos
Los formularios se pueden diseñar para que presenten información a los usuarios finales. Los datos pueden proceder de una variedad de orígenes de datos, como bases de datos, servicios Web o sistemas de administración de contenido empresarial. El usuario final visualizará el formulario que ya se habrá rellenado con datos. El usuario final no puede modificar los datos del formulario ni agregar nuevos datos al formulario. Estos tipos de formularios se denominan formularios no interactivos. Una situación normal de estos tipos de formulario implica Forms como parte de la solución. Forms combina el diseño de formularios con datos y procesa el formulario, previamente rellenado con datos, para el usuario final. Un ejemplo clásico de un formulario no interactivo sería el extracto de una tarjeta de crédito o una factura de teléfono.
En otra situación, se puede diseñar un formulario para presentar información inicialmente para el usuario final y, a continuación, proporcionar la capacidad para el usuario final de proporcionar información y enviarla al creador o al servidor para un procesamiento posterior.
Imprimir y rellenar formularios
Otro tipo de formulario es el formulario para rellenar e imprimir. El autor del formulario crea el diseño de formulario en Designer y lo guarda normalmente como PDF. El usuario final abre el formulario en Acrobat o Adobe Reader, imprime el formulario y lo rellena manualmente. El formulario se devuelve entonces a su creador por fax o correo postal.
