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Sie können steuern, wie Empfänger Ihre richtliniengeschützten Dokumente nutzen, und zwar unabhängig vom Ausmaß ihrer Verteilung.
Auf der Seite „Dokumente“ können Sie die folgenden Aufgaben ausführen:
Suchen und Anzeigen der Details richtliniengeschützter Dokumente. Angezeigt werden der Name des Dokuments, des Herausgebers und der Richtlinie sowie das Datum der Aktivierung der Richtlinie. Wird die Richtlinie, die ein Dokument schützt, gelöscht, wird unter dem Richtliniennamen auch die ID der gelöschten Richtlinie angezeigt. Benutzer können ihre eigenen richtliniengeschützten Dokumente anzeigen und verwalten. Administratoren können alle richtliniengeschützten Dokumente anzeigen und verwalten.
Ändern der Details der Richtlinie, die für ein Dokument gilt. Benutzer können ihre eigenen Richtlinien bearbeiten. Administratoren können freigegebene und persönliche Richtlinien bearbeiten. Richtliniensatzkoordinatoren können freigegebene Richtlinien in Richtliniensätzen bearbeiten, für die sie Berechtigungen haben. Auf der Seite „Dokumentdetails“ können Sie direkt auf die Richtlinie zugreifen, die einem Dokument zugeordnet ist.
Den Zugriff auf ein richtliniengeschütztes PDF-Dokument sperren und reaktivieren. Administratoren können den Zugriff auf Dokumente sperren und reaktivieren. Richtliniensatzkoordinatoren (mit der Berechtigung zum Verwalten von Dokumenten) können den Zugriff auf richtliniengeschützte Dokumente, die freigegebene Richtlinien in ihren Richtliniensätzen verwenden, sperren und reaktivieren. Benutzer können den Zugriff auf ihre richtliniengeschützten Dokumente sperren, wenn sie die Richtlinie erstellt haben, die das Dokument schützt, oder die Richtlinie eine freigegebene Richtlinie ist, die diesen Vorgang zulässt.
Die für ein Dokument geltende Richtlinie wechseln. Benutzer, die Richtlinien auf Dokumente anwenden, können die Richtlinie wechseln, wenn sie die Richtlinie erstellt haben, die das Dokument schützt, oder die Richtlinie eine freigegebene Richtlinie ist, die diesen Vorgang zulässt. Richtliniensatzkoordinatoren können Richtlinien in ihren Richtliniensätzen wechseln. Administratoren können für alle Dokumente geltende Richtlinien wechseln.
Wenn ein Dokument durch eine Richtlinie geschützt ist und Sie Zugriffsberechtigungen sperren oder die geltende Richtlinie wechseln, werden die Änderungen wie folgt wirksam:
Ist das Dokument online, werden Änderungen sofort übernommen, es sei denn, der Benutzer hat das Dokument geöffnet. In diesem Fall muss der Benutzer das Dokument schließen, damit die Änderungen in Kraft treten.
Wenn ein Empfänger das Dokument offline verwendet (z. B. auf einem Laptop), werden die Änderungen bei der nächsten Synchronisierung mit Rights Management durch Öffnen eines beliebigen richtliniengeschützten Dokuments wirksam.
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