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Geben Sie im Bereich „Benutzer und Gruppen“ die Benutzer an, die Zugriff auf Dokumente haben, die mit der Richtlinie geschützt sind. Für alle angegebenen Benutzer und Gruppen legen Sie auch die Berechtigungen zur Dokumentnutzung fest.
Hinweis: Der Dokumentherausgeber ist der Benutzer, der das Dokument mit der Richtlinie schützt. Dieser Benutzer wird stets standardmäßig in eine Richtlinie einbezogen und hat Vollzugriffsrechte, so auch zum Sperren des Dokumentzugriffs oder Wechseln der Richtlinie. Administratoren können jedoch die Zugriffsrechte des Dokumentherausgebers für freigegebene Richtlinien ändern. Beispielsweise kann der Administrator dem Dokumentherausgeber die Rechte zum Sperren des Dokumentzugriffs oder Wechseln der Richtlinie entziehen.
- Benutzer oder Gruppe hinzufügen:
- Um einen Benutzer oder eine Gruppe von Benutzern hinzuzufügen, klicken Sie auf „Benutzer oder Gruppe hinzufügen“ und anschließend auf „Erweiterte Suche“, um Benutzer oder Gruppen zu suchen. Zu Benutzern zählen firmeninterne sowie eingeladene Benutzer, die sich bei Rights Management registriert haben. Wenn Sie diese Option auswählen, wird die Seite „Benutzer oder Gruppe hinzufügen“ angezeigt.
Geben Sie in das Feld „Suchen“ den Namen oder die E-Mail-Adresse ein.
Wählen Sie in der Liste „Verwendet“ den Suchparameter „Name“ oder „E-Mail“ aus.
Wählen Sie in der Liste „Typ“ entweder „Benutzer“ oder „Gruppe“ aus.
Wählen Sie in der Liste „In“ die zu durchsuchende Domäne aus und klicken Sie auf „Suchen“.
Wenn die Ergebnisse zurückgegeben werden, wählen Sie den Benutzer oder die Gruppe, der/die hinzugefügt werden soll, aus und klicken Sie auf „Hinzufügen“.
Hinweis: Wenn Sie einen Namen eines eingeladenen Benutzers oder eine E-Mail-Adresse ordnungsgemäß eingeben, ohne dass ein Ergebnis zurückgegeben wird, wurde der Benutzer ggf. noch nicht registriert oder sein Konto gelöscht. Sie können versuchen, den Benutzer als eingeladenen Benutzer hinzuzufügen, oder wenden Sie sich an den Administrator.
- Neuen Benutzer einladen:
- Um einen eingeladenen Benutzer hinzuzufügen, klicken Sie auf „Neuen Benutzer einladen“, geben Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers in das Feld ein und klicken Sie auf „Einladen“. Diese Option ist nur verfügbar, wenn der Administrator sie aktiviert hat. Wenn Sie einer Richtlinie neu eingeladene Benutzer hinzufügen, sendet Rights Management eine Einladungs-E-Mail zur Registrierung, wenn die Benutzer nicht bereits zur Registrierung eingeladen wurden. Die Benutzer müssen auf den Link in der E-Mail klicken, um ein Konto zu erstellen, und das Konto anschließend aktivieren.
Nach der Registrierung können eingeladene Benutzer richtliniengeschützte Dokumente nutzen, für die sie autorisiert sind. Abhängig von den Funktionen, die der Administrator aktiviert, sind externe Benutzer eventuell auch dazu berechtigt, Richtlinien auf Dokumente anzuwenden, Richtlinien zu erstellen, zu bearbeiten und zu löschen sowie weitere externe Benutzer zu Richtlinien hinzuzufügen.
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