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Dieses Kündigungsmitteilungsdokument ist ein Beispiel für eine typische Korrespondenz:
Dieses Schriftstück besteht aus:
Daten, die aus Back-End-Unternehmenssystemen bezogen werden. Diese Daten werden dynamisch mit der Korrespondenzvorlage kombiniert.
Daten, die von einem im Kundenkontakt stehenden Mitarbeiter bereitgestellt werden; dieser Mitarbeiter kann den Brief vor dem Versand individuell anpassen.
Vorab genehmigte Textinhalte. In der Regel verfassen so genannte Subject Matter Experts (SME), d. h. fachkundige Mitarbeiter aus der Rechts-, Finanz- oder einer anderen Abteilung, die über den geschäftlichen Kontext des Briefs Bescheid wissen, die Textinhalte. Dabei sind Inhalte wie Kopf- und Fußzeile, Haftungsausschlüsse und Grußformeln gängige Bestandteile der meisten Briefe. Andere Inhalte jedoch, so etwa der Grund für die aktuelle Kündigung, wären spezifisch für den jeweils zu erstellenden Brief.
Manchen Dokumenten, z. B. einem Brief, in dem um mehr Informationen zu einem Schadenersatzanspruch gebeten wird, können gewerbliche Benutzer, wie etwa ein Schadensregulierer, benutzerdefinierte Textinhalte hinzufügen.
Bilder wie Logos und Abbildungen von Unterschriften. Bilder wie das Unternehmenslogo sind in den meisten oder in allen Schriftstücken unverändert enthalten. Abbildungen von Unterschriften sind spezifisch für den jeweiligen Brief und richten sich nach der Person, in deren Namen der Brief verschickt wird.
Analysieren Sie jede Korrespondenz, um die verschiedenen Teile freizulegen, die die Korrespondenz bilden. Der Anwendungsspezialist analysiert die generierten Schriftstücke.
Welche Komponenten des Schriftstücks sind statisch und welche sind dynamisch? Die Variablen, die von Back-End-Datenquellen oder von Endbenutzern gefüllt werden.
Die Reihenfolge, in der die einzelnen Absätze in dem Schriftstück aufgeführt sind. Kann beispielsweise ein Geschäftsbenutzer die Absätze bei der Erstellung des Schriftstücks ändern?
Wird das Schriftstück systemseitig erstellt oder ist zur Bearbeitung des Schriftstücks ein Endbenutzer erforderlich? Wie viele Schriftstücke werden systemseitig erstellt und wie viele erfordern das Eingreifen eines Benutzers?
Wie häufig ändert sich die Korrespondenzvorlage? Wird sie jährlich, vierteljährlich oder nur bei neuen gesetzlichen Vorgaben geändert? Welche Art von Änderungen ist zu erwarten? Geht es um die Korrektur von Rechtschreibfehlern, um eine Änderung des Layouts, kommen neue Felder oder Absätze hinzu usw.
Wenn Sie Ihre Korrespondenzanforderungen planen, stellen Sie die Liste der neuen Korrespondenzvorlagen zusammen. Für jede Korrespondenzvorlage benötigen Sie Folgendes:
Textbausteine, Bilder und Tabellen
Datenwerte aus Back-End-Systemen
Das Layout und das Fragmentlayout der Korrespondenz
Die Reihenfolge, in der die Inhalte in dem Brief angezeigt werden, sowie Regeln für Einbeziehung und Auslassung von Inhalten
Die Bedingungen, unter denen gewerbliche Benutzer, zum Beispiel Regulierer oder Fallarbeiter, Inhalte oder Teile davon im Brief ändern.
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