Mit Reader Extensions können Sie ein- und zweidimensionalen Strichcode zu interaktiven PDF-Formularen hinzufügen. Sie können die mit Strichcode versehenen Formulare dann auf einer Website veröffentlichen oder per E-Mail bzw. auf CD verteilen. Wenn ein Benutzer ein mit Strichcode versehenes Formular mit Adobe Reader oder Acrobat ausfüllt, wird der Strichcode automatisch aktualisiert, um die vom Benutzer angegebenen Formulardaten zu verschlüsseln. Der Benutzer kann das Formular elektronisch senden oder ausdrucken und per Post oder Fax übertragen. Sie können die vom Benutzer angegebenen Daten später innerhalb eines LiveCycle-Prozesses extrahieren. Dies wird erreicht, indem die Daten abhängig vom Formulartyp oder den eigentlichen Daten zu den entsprechenden Geschäftsprozessen weitergeleitet werden.
Barcoded Forms können die Verarbeitung auf optischer Zeichenerkennung (OCR) basierender Formulare und die dabei entstehenden Kosten für die manuelle Dateneingabe hinfällig machen. Daten, die durch ausfüll- und druckbare Formulare mit Strichcode erfasst wurden, lassen sich schnell, automatisch und mit 100 %iger Genauigkeit in die elektronischen Prozesse übernehmen. Außerdem haben Sie die Möglichkeit, ein digitales Bild des eingereichten, unterzeichneten Formulars zu archivieren.
Wichtigste Funktionen
2D-Strichcodes in Reader Extensions bieten die folgenden Hauptfunktionen:
Einheitliche Vorgehensweise für die Verarbeitung von Papier- und digitalen Formularen
Automatisiert das Extrahieren und Übersetzen von Strichcodedaten in Kernprozessen der IT
Unterstützt Strichcode, der in XML-, durch Tabulatoren getrennten oder anderen, benutzerdefinierten Formaten verschlüsselt ist
Die folgende Abbildung und die untenstehende Auflistung veranschaulichen die Funktionsweise von 2D-Strichcodes.
Der Formularautor Ihrer Firma erstellt unter Verwendung von Designer oder Acrobat Professional ein interaktives, mit Strichcode versehenes PDF-Formular.
Mithilfe der Webanwendung Reader Extensions wendet ein Benutzer Verwendungsrechte auf das mit Strichcode versehene PDF-Formular an.
Der Benutzer veröffentlicht das mit Strichcode versehene Formular in elektronischer Form im Web, per E-Mail oder auf CD.
Der Endbenutzer öffnet das mit Strichcode versehene PDF-Formular in Adobe Reader oder Acrobat und füllt es aus. Beim Ausfüllen werden die Daten des Benutzers automatisch im Strichcode verschlüsselt.
a) Um das Formular in Papierform einzureichen, druckt der Benutzer das Formular aus, unterschreibt es und sendet es per Post oder Fax an Ihre Firma.
b) Um das Formular in elektronischer Form einzureichen, klickt der Benutzer auf eine Sendeschaltfläche, um die Formulardaten elektronisch zu übertragen.
a) Wenn das Formular in Papierform eingereicht wurde, wird das ausgefüllte Formular nach dem Empfang in Ihrer Firma gescannt und als elektronisches Bild gespeichert. Der Barcoded Forms-Dienst sucht den Strichcode auf dem gescannten Bild, dekodiert ihn und extrahiert die Daten im festgelegten Format.
b) Bei der elektronischen Übermittlung mithilfe der Schaltfläche für die E-Mailübertragung werden die Daten (nicht der Strichcode) direkt als XML-Daten an das Verarbeitungszentrum gesendet.
Hinweis: Der Barcoded Forms-Dienst kann eine in Acrobat gespeicherte PDF-Datei dekodieren, wenn die Datei wie eine gescannte TIFF-Datei direkt an den Decoder gesendet wird.
Barcoded Forms erstellen
Formularautoren erstellen die Formulare mithilfe von Designer oder Acrobat Professional. In der Erstellungsphase kann der Formularautor ein Format für die Verschlüsselung der Daten im Strichcode wie XML oder durch Tabulatoren getrennte Zeichen angeben.
In Designer können Formularautoren interaktive PDF-Formulare entweder von Grund auf neu oder unter Verwendung von Formularvorlagen erstellen. Formularautoren können Bilder und andere Objekte wie Listenfelder, Textfelder, Befehlsschaltflächen und Strichcode auf das Formular ziehen. Sie können diese Elemente dann in Größe und Position entsprechend den Anforderungen der Firma anpassen.
Designer bietet erweiterte Funktionen, die es Formularautoren ermöglichen, Scripting-Objekte zu verwenden, Formulare mit einer Datenquelle zu integrieren und Formulare mit einem fließenden Layout zu erstellen. Ein Vorteil der Formularerstellung mit Designer besteht darin, dass Formularautoren direkt in der Formularquelle arbeiten.
Wenn in Acrobat Professional Formulare erstellt wurden, deren Formularobjekte mit vielen benutzerdefinierten Skripten verknüpft sind, können Sie Zeit und Arbeit sparen, indem sie Strichcodes zu den Formularen hinzufügen.
Prozess erstellen
Entwickler können optional einen Prozess mit Workbench erstellen, um für Reader Extensions spezifische Geschäftsprozesse einzubeziehen. Ein einheitlicher Formularprozess kann, wenn er durch die Verwendung von in Workbench entwickelten Prozessen mit anderen Modulen integriert wird, problemlos unterschiedliche Papierformularrücksendungen mit jeweils eigenem, spezifischem Workflow unterstützen. (Siehe auch Installing LiveCycle Workbench 10)
Verwendungsrechte für Barcoded Forms für Adobe Reader hinzufügen
Ihre Firma muss Verwendungsrechte für Barcoded Forms einem PDF-Dokument hinzufügen, bevor das Formular für Ihre Kunden veröffentlicht wird. Diese Verwendungsrechte aktivieren die Strichcodedaten, sodass kommerzielle Strichcode-Decoder den Strichcode auf dem PDF-Formular lesen können. Wenn die Benutzerrechte des PDF-Formulars nicht um die Verwendungsrechte für Barcoded Forms erweitert werden, ist der Strichcode für alle Decoder unlesbar. Dies gilt auch für von Adobe bereitgestellte Decoder.
Zusätzlich zu den Verwendungsrechten für Barcoded Forms wird die folgende Funktionalität für das Formular aktiviert:
Lokales Speichern ganz oder teilweise ausgefüllter Formulare zur Offline-Ablage oder -Archivierung
Hinzufügen von Kommentaren und Weiterleiten von Formularen per E-Mail zur Prüfung durch Dritte
Anwenden digitaler Signaturen zur Berechtigung von Anwendungen oder Transaktionen
Elektronisches Senden von Formulardaten
Für die Adobe Reader-Version 8.0 und höher sind keine zusätzliche Software oder Plug-Ins für die Verwendung von PDF-Dokumenten mit von Reader Extensions aktivierten Benutzerrechten erforderlich.
Diese speziellen Benutzerfunktionen werden automatisch aktiviert, wenn ein PDF-Dokument mit aktivierten Benutzerrechten in Adobe Reader geöffnet wird. Wenn der Benutzer die Arbeit mit einem Dokument mit aktivierten Benutzerrechten beendet, sind diese Funktionen in Adobe Reader wieder deaktiviert. Sie bleiben deaktiviert, bis der Benutzer ein weiteres PDF-Dokument mit aktivierten Benutzerrechten erhält.
Verwendungsrechte werden pro Formular bzw. pro Dokument gewährt und gelten nicht für andere Formulare oder Dokumente. Adobe lizenziert die Verwendungsrechte für Barcoded Forms auf der Basis der Formular-Consumer.
Strichcode beim Ausfüllen des Formularen aktualisieren
Wenn ein Benutzer ein mit Strichcode versehenes Formular elektronisch mit Adobe Reader oder Acrobat ausfüllt, wird der Strichcode automatisch mit den vom Benutzer angegebenen Formulardaten aktualisiert.
Hinweis: Füllt ein Benutzer ein mit Strichcode versehenes Formular mit einer früheren Version von Acrobat oder Adobe Reader aus, die keine Strichcodes unterstützt, wird der Strichcode durch ein graues Rechteck ersetzt. Das graue Rechteck zeigt an, dass der Strichcode nicht aktualisiert werden kann. Zusätzlich stellt es sicher, dass der Strichcode bei der Formularverarbeitung nicht versehentlich verarbeitet wird, wenn er die vom Benutzer angegebenen Formulardaten nicht ordnungsgemäß wiedergibt.
Strichcode zum Extrahieren von Strichcodedaten eekodieren
Der Prozess Ihres Formularverarbeitungszentrums kann sich darauf auswirken, ob Strichcodes aus Formularen erfolgreich verarbeitet und decodiert werden kann. Die Hauptschritte bei der Verarbeitung von mit Strichcode versehenen Formularen lauten: Vorbereiten der Dokumente, Erfassen von Daten aus Strichcode und Weiterleiten erfasster Daten an Unternehmenssysteme.
Der Prozess der Datenerfassung aus Strichcode variiert in Abhängigkeit von der Art des Geräts, mit dem Barcoded Forms verarbeitet werden. Sie können aus den folgenden Optionen auswählen:
Der Barcoded Forms- Dienst sucht den Strichcode auf dem gescannten Bild (im TIFF- oder PDF-Format), dekodiert ihn und extrahiert die Daten im festgelegten Format. Die extrahierten Daten können dann von einem anderen Modul wie Forms innerhalb eines Geschäftsprozesses verwendet werden. Mit Forms kann beispielsweise das Originalformular automatisch mit den vom Benutzer eingegeben Daten neu generiert oder die Daten in ein leeres Formular importiert werden. Damit ist der Kreislauf von digitaler Form zu Papierform zurück zu digitaler Form (Roundtrip) abgeschlossen.
Erfasste Strichcodedaten verarbeiten
Mit dem von Ihnen erstellten Prozess kann LiveCycle erfasste Formulardaten automatisch an die entsprechende Verarbeitungsanwendung des Unternehmens weiterleiten. Da das Datenformat in der Erstellungsphase festgelegt werden kann, ist das Verschieben formularbasierter Daten zwischen verschiedenen Unternehmensanwendung kein Problem. Sie können die Daten auch archivieren und Monate oder Jahre später visuell präsentieren – und zwar genau so, wie sie in das PDF-Originalformular eingegeben wurden.
