Workspace

Workspace ist eine intuitive, Flex-basierte Anwendung, die es Endbenutzern ermöglicht, unter Verwendung eines Webbrowsers formularbasierte Geschäftsprozesse zu initiieren bzw. daran teilzunehmen.

Mit Workspace können Benutzer folgende Aufgaben durchführen:

  • Ausfüllen von Formularen zur Initiierung von Geschäftsprozessen

  • Aufgaben abschließen, indem sie auf E-Mail-Benachrichtigungen, die sie für neue Aufgaben erhalten, antworten Entwickler können der E-Mail-Nachricht Benutzeraktionen in Form eines Links hinzufügen. Benutzer klicken entweder auf die Aktion in der E-Mail oder antworten mit der Aktion als erster Zeile der Antwortnachricht.

  • Formulare öffnen, die zur Prüfung, Genehmigung oder Angabe weiterer Informationen an die Benutzer- oder Gruppenwarteschlange weitergeleitet wurden

  • Wenn Benutzer ihre Aufgabe öffnen, können sie Kommentare hinzufügen und die von anderen Korrektoren hinzugefügten Kommentare anzeigen. Die Benutzer können außerdem anzeigen, welche Aktionen andere Benutzer beim Senden ihrer Aufgaben ausgewählt haben.

  • Anlagen und Kommentare zu Aufgaben hinzufügen und den Zugriff beschränken

  • Nach Formularen suchen, die zu einem abgeschlossenen Geschäftsprozess bzw. zu aktiven Prozessen gehören, die der Benutzer ausgelöst bzw. an denen er teilgenommen hat

  • Benutzerdefinierte Suchanfragen und Filter auf der Basis von Prozessvariablen definieren

  • Prozesskategorien und eine Aufgabenliste anzeigen

  • Prozesse auswählen und sie in einen Favoritenordner verschieben, um den Zugriff zu erleichtern

  • Aufgaben für andere Benutzer freigeben und sich mit anderen Benutzern beraten

  • Prozesse verfolgen und die Prüfspur anzeigen

  • Neue Prozesse basierend auf zuvor archivierten Formularen auslösen

  • Workspace-Benutzer können aufgefordert werden, eine elektronische Signatur bereitzustellen, indem sie beim Abschließen einer Aufgabe die Gültigkeit der Informationen bestätigen. Alle Informationen, die erforderlich sind, um zu bestimmen, ob der Benutzer die Gültigkeit bestätigt hat, werden als Prozessdaten gespeichert.

    Über die Windows-Funktion der einmaligen Anmeldung können Benutzer ohne erneute Authentifizierung zu Workspace navigieren und durch die Einhaltung der Vorschriften zur Barrierefreiheit (508) können Benutzer mit Sehbehinderung Workspace über Sprachausgabeprogramme wie JAWS nutzen.

    Workspace kann auch im Browser Safari angezeigt oder als Portlet in ein SharePoint-Portal integriert werden.

    In der Entwicklungsumgebung können Entwickler die für Endbenutzer sichtbare Workspace-Webbenutzeroberfläche mit Flash Builder anpassen. Damit kann Ihr Unternehmen das korrekte Branding der Workspace-Benutzeroberfläche sicherstellen und gewährleisten, dass sie entsprechend an die Geschäftsanforderungen angepasst ist.

LiveCycle Mobile

Bietet Zugriff von unterwegs auf Ihre Formulare und Aufgaben, die für die mobile Verwendung aktiviert wurden. Mobile hält Geschäftsabläufe in Bewegung, indem Sie Ihre Aufgaben von Ihrem mobilen Gerät aus ausführen können. Reisekosten, Dokumentenentwürfe - Prozesse, die nicht warten können, bis Sie Zugriff auf Ihren Laptop haben, können genehmigt oder abgelehnt werden. Datenerfassungs-Benutzeroberflächen ermöglichen Benutzern nicht nur die Texteingabe, sondern auch das Hinzufügen von Bildern und anderen Inhalten. Da sich Außendienstmitarbeiter nicht immer an einem Ort mit verfügbarer Verbindung befinden, können Aufgaben dennoch genehmigt und Daten erfasst werden, wenn der Benutzer offline ist, und dann in die Warteschlange eingereiht werden, um sie zurück an den Server zu senden, wenn eine Verbindung verfügbar ist. Außerdem wird es dadurch Apple® iOS®-Geräten ermöglicht, Dateien, die im WebDAV-fähigen Inhaltsverwaltungs-Repository gespeichert sind, zu durchsuchen, zu öffnen und per E-Mail zu senden.

Benutzer können die Anwendung herunterladen und installieren, damit Android™-, Blackberry- und iOS-Geräte Aufgaben anzeigen und abschließen, Daten erfassen und Inhalte unterwegs anzeigen können.

Formulare für mobile Umgebungen werden mithilfe von Guide Builder in Workbench erstellt.

Fertigstellungsrichtlinien

Sie können einen „Mehrere Aufgaben zuweisen“-Vorgang abschließen, bevor alle erzeugten Aufgaben abgeschlossen sind. Diese Funktion ist nützlich, wenn eine Entscheidung über eine Überprüfung ohne Antwort von jedem einzelnen Korrektor getroffen werden kann. Die Annahme eines Vorschlags erfordert beispielsweise die Genehmigung durch die Mehrheit der Kommissionsmitglieder. Sie können den „Mehrere Aufgaben zuweisen“-Vorgang sofort abschließen, wenn mehr als 50 % der Aufgaben beim Auswählen des Genehmigungsvorgangs abgeschlossen sind.

Erfassungsdaten und XPath-Funktionen

Die Informationen, die für jede Aufgabe eines „Mehrere Aufgaben zuweisen“-Vorgangs gesendet werden, werden in einer Sammlungsvariable mit dem Namen Task Result Collection gespeichert. XPath-Funktionen können verwendet werden, um die Ergebnisse auszuwerten. Sie können beispielsweise bestimmen, wie viele Personen eine bestimmte Aktion ausgewählt haben, oder den Prozentsatz von Personen, die die Aktion gesendet haben. Diese Funktionen sind beim Bewerten von Ergebnissen von Dokumentüberprüfungen, die in Serie auftreten, nützlich.

Aufgaben für mehrere Benutzer

Der User-Dienst bietet die neuen Vorgänge „Mehrere Aufgaben zuweisen“, um gleichzeitig mehreren Benutzern Aufgaben zuzuweisen. Er erlaubt es Prozessentwicklern, parallele Aufgabenzuweisungen auf der Grundlage einer Benutzer- oder Gruppenliste zu erzeugen.

Der „Mehrere Aufgaben zuweisen“-Vorgang ist nützlich, wenn mehrere Personen ähnliche Informationen bereitstellen müssen. Am Ende eines jeden Quartals weist beispielsweise ein Prozess dem Bereichsleiter jeder geografischen Umsatzgruppe Ihres Unternehmens eine Aufgabe zu. Zum Ausführen der Aufgabe hängt jeder Bereichsleiter den quartalsweisen Umsatzbericht an und sendet anschließend die Aufgabe. Der Prozess ruft jede Anlage von der Sammlung der Aufgabenergebnisse ab und sendet sie an den Senior Bereichsleiter der Verkaufsabteilung.

Dieser Vorgang ist außerdem nützlich, wenn mehrere Personen dieselben Informationen prüfen und genehmigen müssen (Dokumentenüberprüfungs- und -genehmigungsprozesse).