Benachrichtigungen für Benutzer und Gruppen konfigurieren

Auf der Seite „Aufgabenbenachrichtigung“ können Sie Vorlagen konfigurieren, die Process Management nutzt, um E-Mail-Benachrichtigungen zu generieren, die an Benutzer und Gruppen gesendet werden. Sie können die Benachrichtigungen mithilfe von Process Management -Variablen anpassen und formatieren.

Folgende Benachrichtigungstypen können für Benutzer und Gruppen konfiguriert werden:

  • Erinnerungen

  • Aufgabenzuweisungen

  • Termine

Um E-Mail-Benachrichtigungen für eine Gruppe zu generieren, müssen Sie in User Management eine E-Mail-Adresse für die Gruppe angeben. (Siehe Einrichten und Organisation von Benutzern.) Wenn Process Management eine E-Mail-Benachrichtigung an eine Gruppe sendet, erhält jedes Mitglied der Gruppe, dessen E-Mail-Adresse angegeben ist, die E-Mail-Benachrichtigung. Wenn ein Mitglied der Gruppe eine E-Mail-Benachrichtigung erhält und die Aufgabe anfordern möchte, muss auf die in der E-Mail-Benachrichtigung enthaltene Anforderungsverknüpfung klicken, wodurch die Seite mit den Aufgabendetails in Workspace geöffnet wird. Dort kann das Mitglied das Arbeitselement entweder anfordern oder anfordern und öffnen.

Erinnerungen für Benutzer oder Gruppen konfigurieren

Sie können Erinnerungsbenachrichtigungen an den zugewiesenen Benutzer bzw. die Gruppe senden, wenn ein Termin zum Durchführen einer Aufgabe heranrückt. Die Regeln zum Ermitteln des genauen Zeitpunktes, zu dem eine Erinnerungsbenachrichtigung zu senden ist, werden vom Entwickler des Prozesses festgelegt.

  1. Klicken Sie in Administration Console auf „Dienste“ > „LiveCycle Process Management ES3“ > „Servereinstellungen “> „Aufgabenbenachrichtigungen“.

  2. Klicken Sie unter „Benachrichtigungstyp“ für Benutzer auf „Erinnerung“ bzw. für Gruppen auf „Gruppe - Erinnerung“.

  3. Wählen Sie „Erinnerung aktivieren“ bzw. „Gruppe - Erinnerung aktivieren“.

  4. (Nur für Benutzerbenachrichtigungen) Um das Formular mit Daten als Anlage in die E-Mail-Erinnerungsnachricht zu übernehmen, aktivieren Sie „Formulardaten aufnehmen“.

  5. Geben Sie in das Feld „Betreff“ den Text für die Betreffzeile der E-Mail-Nachricht ein. Dieses Feld ist bereits vorab mit Standardtext ausgefüllt. Detaillierte Informationen zum Anpassen dieses Felds finden Sie unter Anpassen des Inhalts von Benachrichtigungen.

  6. Geben Sie in das Feld „Benachrichtigungsvorlage“ den Text für den Nachrichtentext der E-Mail-Nachricht ein. Dieses Feld ist bereits vorab mit Standardtext ausgefüllt. Detaillierte Informationen zum Anpassen dieses Felds finden Sie unter Anpassen des Inhalts von Benachrichtigungen.

  7. Wählen Sie in der Liste „Nachrichtenformat“ das Format aus, in dem die E-Mail-Nachricht gesendet werden soll, entweder HTML oder Text. Das Standardformat ist HTML.

  8. Wählen Sie in der Liste „E-Mail-Kodierung“ das für die E-Mail-Nachricht zu verwendende Kodierformat aus. Der Standardwert ist UTF-8, der von den meisten Benutzern außerhalb von Japan benutzt wird. Benutzer in Japan wählen eher ISO2022-JP.

  9. Klicken Sie auf „Speichern“.

Benachrichtigungen über Aufgabenzuweisungen für Benutzer und Gruppen konfigurieren

Sie können Benachrichtigungen über Aufgabenzuweisungen an Benutzer oder eine Gruppe senden, wenn diesen eine Aufgabe zugewiesen wird.

  1. Klicken Sie in Administration Console auf „Dienste“ > „LiveCycle Process Management ES3“ > „Servereinstellungen “> „Aufgabenbenachrichtigungen“.

  2. Klicken Sie unter „Benachrichtigungstyp“ für Benutzer auf Aufgabenzuweisung bzw. für Gruppen auf Gruppe - Aufgabenzuweisung.

  3. Wählen Sie für Benutzer „Aufgabenzuweisung aktivieren“ bzw. für Gruppen „Gruppe - Aufgabenzuweisung aktivieren“.

  4. (Nur für Benutzerbenachrichtigungen) Um das Formular mit Daten als Anlage in die E-Mail-Aufgabenzuweisungsnachricht zu übernehmen, aktivieren Sie „Formulardaten aufnehmen“.

  5. Geben Sie in das Feld „Betreff“ den Text für die Betreffzeile der E-Mail-Nachricht ein. Dieses Feld ist bereits vorab mit Standardtext ausgefüllt. Detaillierte Informationen zum Anpassen dieses Felds finden Sie unter Anpassen des Inhalts von Benachrichtigungen.

  6. Geben Sie in das Feld „Benachrichtigungsvorlage“ den Text für den Nachrichtentext der E-Mail-Nachricht ein. Dieses Feld ist bereits vorab mit Standardtext ausgefüllt. Detaillierte Informationen zum Anpassen dieses Felds finden Sie unter Anpassen des Inhalts von Benachrichtigungen.

  7. Wählen Sie in der Liste „Nachrichtenformat“ das Format aus, in dem die E-Mail-Nachricht gesendet werden soll, entweder HTML oder Text. Das Standardformat ist HTML.

  8. Wählen Sie in der Liste „E-Mail-Kodierung“ das für die E-Mail-Nachricht zu verwendende Kodierformat aus. Der Standardwert ist UTF-8, der von den meisten Benutzern außerhalb von Japan benutzt wird. Benutzer in Japan wählen eher ISO2022-JP.

  9. Klicken Sie auf „Speichern“.

Terminbenachrichtigungen für Benutzer und Gruppen konfigurieren

Sie können Terminbenachrichtigungen an Benutzer und Gruppen senden, wenn der Termin für die Durchführung einer Aufgabe verstrichen ist. Eine Terminbenachrichtigung hat normalerweise reinen Informationscharakter, weil der Benutzer die zugewiesene Aufgabe nicht mehr ausführen kann.

  1. Klicken Sie in Administration Console auf „Dienste“ > „LiveCycle Process Management ES3“ > „Servereinstellungen “> „Aufgabenbenachrichtigungen“.

  2. Klicken Sie unter „Benachrichtigungstyp“ für Benutzer auf „Termin“ bzw. für Gruppen auf „Gruppe - Termin“.

  3. Wählen Sie „Erinnerung aktivieren“ bzw. „Gruppe - Erinnerung aktivieren“.

  4. Geben Sie in das Feld „Betreff“ den Text für die Betreffzeile der E-Mail-Nachricht ein. Dieses Feld ist bereits vorab mit Standardtext ausgefüllt. Detaillierte Informationen zum Anpassen dieses Felds finden Sie unter Anpassen des Inhalts von Benachrichtigungen.

  5. Geben Sie in das Feld „Benachrichtigungsvorlage“ den Text für den Nachrichtentext der E-Mail-Nachricht ein. Dieses Feld ist bereits vorab mit Standardtext ausgefüllt. Detaillierte Informationen zum Anpassen dieses Felds finden Sie unter Anpassen des Inhalts von Benachrichtigungen.

  6. Wählen Sie in der Liste „Nachrichtenformat“ das Format aus, in dem die E-Mail-Nachricht gesendet werden soll, entweder HTML oder Text. Das Standardformat ist HTML.

  7. Wählen Sie in der Liste „E-Mail-Kodierung“ das für die E-Mail-Nachricht zu verwendende Kodierformat aus. Der Standardwert ist UTF-8, der von den meisten Benutzern außerhalb von Japan benutzt wird. Benutzer in Japan wählen eher ISO2022-JP.

  8. Klicken Sie auf „Speichern“.

Blenden Sie das Tag „DO NOT DELETE“ für alle E-Mails aus.

Sie können die E-Mails so konfigurieren, dass der Verfolgungstag „DO NOT DELETE“ in allen E-Mails ausgeblendet wird, die in einem am Menschen orientierten Prozess gesendet werden. Weitere Informationen finden Sie unter How to hide the 'DO-NOT-DELETE' tag with CSS