Die Schritte für das Generieren von Inhaltsverzeichnissen und Listen in strukturierten Dokumenten sind zwar dieselben wie für unstrukturierte Dokumente, darüber hinaus sind jedoch folgende Punkte zu berücksichtigen:
Generierte Listen sind zunächst unstrukturiert; Sie können die Liste jedoch strukturieren. Die Struktur von generierten Listen geht bei der nächsten Generierung verloren. Fügen Sie erst eine Struktur hinzu, wenn die endgültige Version der Liste vorliegt.
Die Einheiten in der Auswahlliste können, je nach dem zu generierenden Listentyp, unterschiedlich sein. Für ein Inhaltsverzeichnis werden z. B. die Element- und Absatzstile im Quelldokument angezeigt. Absatzstile werden nach Elementstilen angezeigt, und ihnen ist ein Absatzsymbol (¶) vorangestellt. Für eine Referenzliste werden die verfügbaren Referenztypen angezeigt.
Einige Elemente können über Kontextbezeichnungen verfügen, die Informationen über die Position des Elements in der Struktur liefern. Wenn z. B. Elemente vom Typ
<Abschnitt>in andere Elemente vom Typ<Abschnitt>eingebettet sind, könnten die Kontextbezeichnungen angeben, ob die Elemente Abschnitte erster, zweiter oder dritter Ebene sind.
Wenn ein Element Kontextbezeichnungen verwendet, erscheint für Elemente, die nicht durch Kontextbezeichnungen beschrieben werden, in der Auswahlliste der Eintrag <keine Bezeichnung>. Im obigen Beispiel repräsentiert Abschnitt (<keine Bezeichnung>) Elemente vom Typ
<Abschnitt>der vierten oder einer niedrigeren Ebene im Dokument.Bei Elementen mit mehreren Absätzen wird nur der Text des ersten Absatzes in der generierten Liste angezeigt. Beispielsweise erscheint der erste Absatz in einem Element vom Typ
<Abschnitt>(meist die Überschrift) in der Liste.Beim ersten Generieren einer Liste (ohne Vorlage) übernimmt die Liste das Seitenlayout (Vorgabeseiten) des ersten nicht generierten Dokuments im Buch, wodurch alle Einträge dasselbe Aussehen aufweisen. Die Liste enthält auch Elementdefinitionen aus dem Quelldokument.