Erstellen eines EDD

Analysieren der Anforderungen

Bevor Sie die Vorlage für das Angebot erstellen, sollten Sie anhand von vorhandenen Angeboten feststellen, aus welchen Komponenten sie bestehen. Anhand dieser Analyse erstellen Sie eine Inhaltsübersicht. Aus dem Angebot aus dem Beispiel ergibt sich diese Abfolge:

1. Titel

2. Zusammenfassung: Titel, Ein Absatz

3. Projektbeschreibung: Titel, Ein oder mehrere Absätze

4. Kosten: Titel, Ein oder mehrere Absätze

5. Zeitplan: Titel, Ein oder mehrere Absätze

Wählen einer EDD-Strategie

Ein EDD kann auf verschiedene Arten erstellt werden:

• Erstellen Sie das EDD komplett selbst.

• Importieren Sie eine DTD oder ein Schema, um ein EDD mit Strukturdefinitionen zu erstellen.

• Verwenden Sie eine Konvertierungsregel-Tabelle, um ein vorhandenes Beispieldokument zu strukturieren. Erstellen Sie dann einen ersten Entwurf des EDD mit einfachen Basiselement-Definitionen und Formaten, die Ihrer unstrukturierten Vorlage entsprechen.

• Passen Sie ein vorhandenes EDD an. Hierzu können Sie eins der mit FrameMaker mitgelieferten Beispiele oder ein EDD aus einer anderen Quelle verwenden.

Erstellen des EDD für das Angebot

Auf der Grundlage der Inhaltsanalyse können Sie jetzt das EDD für das Angebot erstellen.

1. Stellen Sie sicher, dass Sie FrameMaker im strukturierten Modus verwenden. Um von unstrukturiertem zu strukturiertem FrameMaker zu wechseln, wählen Sie Datei > Voreinstellungen > Allgemein. Wählen Sie in der Dropdown-Liste Produktschnittstelle die Option Strukturierter FrameMaker aus. Schließen Sie FrameMaker und starten Sie FrameMaker neu.

2. Wählen Sie Struktur > EDD > Neues EDD, um eine EDD-Datei zu erstellen. Standardelemente werden in das EDD eingefügt.

   Note: Das EDD selbst ist ein strukturiertes FrameMaker-Dokument. Sie erstellen das EDD mit denselben Editierhilfen, die Sie auch zur Bearbeitung anderer strukturierter Dokumente verwenden.

3. Wählen Sie Struktur > Strukturansicht, um das Fenster Strukturansicht anzuzeigen.

4. Erstellen Sie das übergeordnete Angebotselement. <> Positionieren Sie den Cursor rechts neben das Tag-Symbol in der Strukturansicht, und geben Sie Angebot ein. Während der Eingabe werden die Buchstaben sowohl in der Strukturansicht wie auch im Dokumentfenster angezeigt.

5. Öffnen Sie den Katalog Elemente.

6. Klicken Sie in der Strukturansicht rechts neben das rote Kästchen (das darauf hinweist, dass weitere Informationen benötigt werden). Beachten Sie, dass der Inhalt des Katalogs Elemente sich aufgrund der neuen Cursorposition ändern kann. Wählen Sie im Katalog Elemente die Option Container, und klicken Sie auf Einfügen. Das Element <Container> und ein untergeordnetes Element <GeneralRule> werden eingefügt. Die allgemeine Regel bestimmt, welche Elemente im Angebotselement zulässig sind. Bei der Inhaltsanalyse haben Sie Folgendes ermittelt: Titel, Zusammenfassung, Projektbeschreibung, Kosten und Zeitplan.

7. Geben Sie eine allgemeine Regel für das <Angebot> ein: Titel, Zusammenfassung, Projektbeschreibung, Kosten, Zeitplan

   Note: Elementnamen dürfen keine Leerzeichen enthalten.

8. Fügen Sie ein HöchsteGültigeEbene-Element gleichrangig zum AllgemeineRegel-Element ein. <><> Klicken Sie dazu unter das Elemente <GeneralRule>, um Ihren Cursor zu positionieren, klicken Sie auf das Element <ValidHighestLevel> im Katalog Elemente, und klicken Sie dann auf Einfügen.

Das Angebotselement ist vollständig. <> Sie müssen jetzt für jedes untergeordnete Element Definitionen bereitstellen: <ExecSummary>, <ProjectDescription>, <Schedule> und <Cost>.

Definieren von untergeordneten Elementen

1. Setzen Sie den Cursor an den unteren Rand der Struktur.

2. Fügen Sie mithilfe des Elementkatalogs ein Element-Rechteck ein. Benennen Sie das Element <ExecSummary>, machen Sie es zu einem Container, und legen Sie Folgendes als die allgemeine Regel fest: Titel, Absatz+

3. Wiederholen Sie Schritt 2, um die weiteren Elemente zu definieren. Die allgemeinen Regeln werden in der folgenden Tabelle gezeigt:

   Menüs Element	Allgemeine Regel
   Projektbeschreibung	Titel, Absatz+
   Kosten	Titel, Absatz+
   Zeitplan	Titel, Absatz+
   Titel	<TEXT> (Geben Sie das Wort „TEXT“ in spitzen Klammern ein.)
   Para-	<TEXT> (Geben Sie das Wort „TEXT“ in spitzen Klammern ein.)

4. Speichern Sie Ihre EDD-Datei unter proposal_EDD.fm.

Hinzufügen von Formaten zum EDD

Sie haben ein EDD mit der Struktur eines einfachen Angebots erstellt. Inhalte, die Sie eingeben, bleiben jedoch unformatiert.

Im folgenden Abschnitt wird beschrieben, wie Sie eine Formatierung bereitstellen und den Text für die verschiedenen Titel automatisch an der richtigen Stelle einfügen. Standardmäßig wird für Text der Absatzstil „Haupttext“ verwendet.

Ändern der Elementdefinition für den Haupttext

1. Wählen Sie in structured_proposal.fm die Option Format > Absätze > Absatzgestaltung, und ändern Sie die Standarddefinitionen der Absatzstile Textkörper und Überschrift1. Ändern Sie zum Beispiel die Schriftart oder fügen Sie eine Linie über der Überschrift1 ein. Damit Ihre Änderungen leicht zu erkennen sind, sollten Sie den beiden Tags besondere Farben zuweisen.

2. Ändern Sie in proposal_EDD.fm die Elementdefinition <Absatz> zum Einschließen einer Formatierungsregel. Um festzulegen, dass <Absatz> immer den Absatzstil Textkörper verwenden soll, klicken Sie unter das Element <GeneralRule>, fügen Sie ein <TextFormatRules>-Element hinzu, und fügen Sie dann ein <ElementPgfFormatTag>-Element hinzu. Geben Sie als Text für das ElementAbsatzFormatTag-Element Haupttext ein.<>

   Für das Titel-Element benötigen Sie komplexere Formatierungsregeln. <> <Der Titel soll die Abschnittstitel wie „Zusammenfassung“, „Projektbeschreibung“ usw. automatisch anzeigen. > Sie müssen eine Kontextregel eingeben, die den Text für den jeweiligen Überschriftentyp bestimmt und festlegt, dass für <Titel> Überschrift1 verwendet werden soll.

3. Ändern Sie in proposal_EDD.fm die Elementdefinition für <Titel>, um den Absatzstil Überschrift1 zu verwenden. Fügen Sie die gleichen Elemente <TextFormatRules> und<ElementPgfFormatTag> ein wie zuvor beim Element <Absatz>.

   Note: Ebenso wie bei den Absatzstilen werden bei den eingegebenen Informationen Groß- und Kleinschreibung sowie Leerzeichen beachtet. „Überschrift1“ zum Beispiel ist nicht mit „überschrift1“ oder „Überschrift 1“ identisch.

Fügen Sie jetzt dem Titelelement eine Präfixregel hinzu. <> Mit Präfixregeln können Sie Text festlegen, der am Anfang des Elements angezeigt werden soll. Auf Basis der Position des <Titels> bestimmen Sie den anzuzeigenden Text.

Hinzufügen einer Präfixregel

1. Positionieren Sie Ihren Cursor im Element <Titel>, um ein untergeordnetes Element von <Container> nach <TextFormatRules> einzufügen.

2. Fügen Sie ein <PrefixRules>-Element ein.

3. Fügen Sie ein KontextRegel-Element ein. <> Die Elemente <If> und <Specification> werden automatisch eingefügt. Geben Sie für den <Specification>-Text ExecSummary ein.

4. Setzen Sie den Cursor unter das Element Spezifikation und fügen Sie ein Element Präfix ein.

5. Geben Sie als Text für das Element Präfix Folgendes ein: Zusammenfassung.

6. Wiederholen Sie die Schritte 3–5 für die weiteren Elemente, die Titel benötigen (<ProjectDescription>, <Schedule> und <Cost>), und geben sie für jedes Präfix den entsprechenden Text ein.

Testen der Ergebnisse

1. Speichern Sie das EDD.

2. Importieren Sie die Elementdefinitionen in die Datei structured_proposal.fm, um das Ergebnis zu testen. In jedem Abschnitt wird jetzt der von Ihnen bestimmte Titeltext angezeigt.

Testen des EDD

Zum Testen des EDD importieren Sie es in ein Dokument und überprüfen dann, ob Sie die erwartete Struktur erstellen können. Das Dokument ist noch unformatiert, Sie können jedoch die Struktur überprüfen.

1. Erstellen Sie ein neues, leeres Dokument im Hochformat, indem Sie Datei > Neu > Dokument wählen und dann auf Hochformat klicken.

2. Stellen Sie sicher, dass das EDD und die neue Dokumentdatei geöffnet sind. Wählen Sie im neuen Dokument Datei > Elementdefinitionen > importieren. Wählen Sie in der Dropdown-Liste lmport aus Dokument die Datei proposal_EDD.fm, und klicken Sie auf Importieren.

   Note: Wenn Ihr EDD nicht in der Liste angezeigt wird, überprüfen Sie, ob die EDD-Datei geöffnet ist und gespeichert wurde. Dokumente werden erst nach dem Speichern in der Liste aufgeführt.

   Die Strukturdefinitionen in Ihrem EDD werden in das leere Dokument importiert. Um zu überprüfen, ob die Definitionen importiert worden sind, setzen Sie Ihren Cursor in den Haupttextfluss und zeigen dann den Katalog Elemente an. Sie sollten das Element <Angebot> sehen.

3. Fügen Sie ein Angebots-Element ein. <> Das Element <Titel>, welches als erstes untergeordnetes Element für <Vorschlag> benötigt wird, sollte jetzt im Katalog Angebot erscheinen.

4. Fügen Sie das Titelelement ein. <> Fügen Sie weitere Elemente ein, bis Ihre Angebotsstruktur vollständig ist.

   Note: Wenn die Struktur nicht ordnungsgemäß ist, rufen Sie das EDD erneut auf, bearbeiten Sie es und importieren Sie dann die Elementdefinitionen erneut. Weitere Informationen finden Sie im Handbuch Referenz für Entwickler für „Strukturierte Anwendung“.

5. Speichern Sie Ihre Dateien unter structured_proposal.fm.