Grundlagen zu Formularen

Interaktive Formulare

Formulare können so konzipiert sein, dass vom Endbenutzer eingegebene Daten direkt erfasst werden. Benutzer füllen das Formular online aus, wählen Optionen und senden die Formulardaten über einen vorgeschriebenen Prozess zurück. Diese Formulare werden als interaktive Formulare bezeichnet. Sie können interaktive Formulare erstellen, die mit Hilfe von Acrobat Professional, oder Adobe Reader ausgefüllt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit, Formulare für Forms Generator zu verfassen, die in einem Webbrowser ausgefüllt werden.

Interaktive Formulare haben viele Vorteile gegenüber Formularen in Papierform:

• Interaktive Formulare ähneln zwar äußerlich herkömmlichen Formularen, beseitigen aber den mit Papierformularen verbundenen lästigen und zeitraubenden Verarbeitungsaufwand. Die Verwendung interaktiver Formulare zur Bereitstellung von Geschäftslösungen ist im Zeitalter von Internet und unternehmensweiter Datenverarbeitung sinnvoll.

• Interaktive Formulare können über das Internet, Intranet oder E-Mail verteilt werden. Sie können den Prozess des Dokumentaustauschs automatisieren, Formulare in zuverlässigen Formaten speichern und Dokumentinhalte sowie die Dokumentintegrität schützen.

• Interaktive Formulare ermöglichen es Ihnen, den Datenerfassungsprozess zu rationalisieren. Mit interaktiven Formularen können Daten gesammelt und in Ihre bestehenden Kerndatenerfassungssysteme integriert und dadurch deren Wert gesteigert werden. Das Formular kann Daten direkt in Ihr Datenerfassungssystem integrieren oder ein Programm auf dem Server verwenden: z. B. ein CGI-Skript, eine ASP-Seite, Java Serverseiten (JSP) oder ein Servlet.

• Sie können mit interaktiven Formularen auch auf Online-Formularen basierende Arbeitsablaufprozesse entwickeln, indem Sie Formulare mit Hilfe von integrierter Logik von einem Benutzer zum nächsten elektronisch weiterleiten. Interaktive Formulare unterstützen ebenso Hilfstechnologien wie Bildschirmlesehilfen, so dass die Formulare auch von Benutzern mit Behinderung verwendet werden können.

Im einfachsten Fall benötigen Endbenutzer nur Adobe Reader, um das Formular elektronisch auszufüllen und die Formulardaten an den Formularverfasser zurückzusenden bzw. das Formular auszudrucken und in Papierform an den Verfasser zurückzusenden. Verfügen Sie über Forms , kann das interaktive Formular im PDF- oder HTML-Format vorliegen. In diesem Fall wird das Formular von den Benutzern in einem Webbrowser geöffnet und ausgefüllt.

Interaktive Formulare enthalten in der Regel Dateneingabefunktionen wie Auswahllisten, Dropdown-Listen, Kontrollkästchen, automatisch generierte Berechnungen, Überprüfungsmeldungen, digitale Unterschriften und die Schaltflächen „Senden“ und „Ausführen“. Formularverfasser können integrierte FormCalc-Funktionen sowie benutzerdefinierte, in JavaScript™ verfasste Skripten verwenden, um die Funktionalität interaktiver Felder zu erweitern. Interaktive Formulare können Befehlsschaltflächen enthalten, mit deren Hilfe Benutzer die Daten in einer Datei oder Datenbank speichern oder per E-Mail an eine angegebene Adresse senden können. Darüber hinaus können Überprüfungsmechanismen hinzugefügt werden, um die Richtigkeit der von Benutzern eingegebenen Daten sicherzustellen. Das Formular kann ein Feedback geben, z. B. eine Meldung, die zur Eingabe spezieller Arten von Daten auffordert.

Nicht interaktiv

Formulare können auch zur Darstellung von Informationen für Endbenutzer konzipiert sein. Die Daten können aus verschiedenen Datenquellen stammen, z. B. aus Datenbanken, Webdiensten oder unternehmensinternen Inhaltsmanagementsystemen. Der Endbenutzer kann sich das mit Daten vorausgefüllte Formular anzeigen lassen. Er kann die Daten im Formular weder bearbeiten noch neue Daten hinzufügen. Dieser Formulartyp wird als nicht interaktives Formular bezeichnet. Um mit diesen Formulartypen zu arbeiten, ist in den meisten Fällen Forms erforderlich. Forms führt den Formularentwurf mit Daten zusammen und gibt das bereits mit Daten gefüllte Formular für Endbenutzer aus. Klassische Beispiele für nicht interaktive Formulare sind etwa Kreditkartenauszüge oder Telefonrechnungen.

Ein Formular kann auch so konzipiert sein, dass es dem Benutzer Informationen zur Verfügung stellt und dieser zusätzliche Informationen eingeben und das Formular an den Verfasser oder Server zur weiteren Verarbeitung zurück senden kann.

Formulare drucken und ausfüllen

Darüber hinaus gibt es noch den Formulartyp zum Ausdrucken und Ausfüllen. Der Formularverfasser erstellt den Formularentwurf in Designer und speichert ihn normalerweise als PDF-Datei. Endbenutzer öffnen das Formular in Acrobat oder Adobe Reader, drucken es aus und füllen es per Hand aus. Das Formular wird dann per Fax oder Post an den Verfasser zurückgeschickt.