Grundlagen zu Papierformular-Barcodes

In einem Papierformular-Barcode werden vom Benutzer in einem interaktiven PDF-Formular eingegebene Daten elektronisch erfasst. Wenn das Formular von einem Endbenutzer mit Hilfe von Adobe Reader oder Acrobat ausgefüllt wird, wird der Barcode automatisch für die Kodierung der vom Benutzer eingegebenen Daten aktualisiert. Das ausgefüllte Formular kann dann gedruckt und per Fax, per Post oder persönlich weitergeleitet werden. Mit einem Scanner können die vom Benutzer eingegebenen Daten schließlich wieder dekodiert werden.

Zum Verwenden des Papierformular-Barcodes muss Ihr Unternehmen Acrobat Reader DC Extensions verwenden.

Die Lösung Barcoded Forms bietet einen Arbeitsablauf, der Benutzern gestattet, Formulare mit Adobe Reader ausfüllen, wobei die Daten automatisch im Barcode verschlüsselt werden. Wenn das Formular gedruckt und Ihnen eine Papierkopie zugesendet wurde, können die Formulardaten mit einem gewöhnlichen Barcode-Lesegerät eingelesen werden. Die Daten werden mit einer Genauigkeit von 100 % wiedergegeben und eine erneute Eingabe der Daten ist nicht erforderlich.

Wenn Sie in Formularen Papierformular-Barcodes verwenden, müssen Sie Daten nicht mehr manuell eingeben oder eine OCR-basierte Formularverarbeitung verwenden. Daten aus elektronischen Formularen können schnell und exakt wieder in den elektronischen Arbeitsablauf integriert werden, ohne dass Daten aufgrund von Fehlern beim Scannen oder bei der erneuten manuellen Eingabe verloren gehen. Darüber hinaus können Sie von den Formularen digitale Kopien mit einer handschriftlichen Unterschrift erstellen.

In vielen Unternehmen werden PDF-Formulare verwendet, die elektronisch ausgefüllt werden können. Die Formulare müssen jedoch vom Benutzer unterschrieben werden, d. h., die ausgefüllten Formulare müssen gedruckt, unterschrieben und dann per Fax oder per Post zurückgesendet werden. Bei Formularen mit Papierformular-Barcodes sind die elektronisch eingegebenen Daten in kodierter Form im Barcode enthalten. Nachdem also das ausgefüllte Formular zurückgesendet wird, können alle erfassten Daten mit einem Barcodeleser in eine strukturierte Datendatei gelesen werden. Lediglich die Unterschrift muss noch überprüft werden.

Hinweis: Das Papierformat-Barcodeobjekt kann nicht auf einem mit Acrobat 6.0 kompatiblen PDF-Formular verwendet werden. Benutzer benötigen für das Ausfüllen von Formularen mit Papierformular-Barcodes entweder Acrobat 7.0 oder höher bzw. Adobe Reader 7.0 oder höher für PDF 417-Barcodes und Acrobat 7.0.5 oder höher bzw. Adobe Reader 7.0.5 oder höher für QR-Code-, DataMatrix- und GS1-DataMatrix-Barcodes, damit die erfassten Daten kodiert werden können.

Funktionsweise des Papierformular-Barcodes

Das Papierformular-Barcodeobjekt ist ein zweidimensionaler (2D) Barcode und ist mit dem Industriestandard entsprechenden Symbolen vom Typ PDF 417, QRCode (Version 2) oder DataMatrix (ECC200-Modell) verschlüsselt. Es verfügt über ein intelligentes Berechnungsskript für die Kodierung der aus den Feldern eines Formulars erfassten Daten.

Sie wählen die Formularfelder aus, die im Papierformular-Barcode kodiert werden sollen. Es ist jedoch wichtig, dass Sie nur erforderliche Felder auswählen, denn die Barcodes verfügen über eine begrenzte Speicherkapazität.

Nach dem Hinzufügen eines Papierformular-Barcodes zu einem Formularentwurf können Sie für ihn die gewünschten Eigenschaften festlegen. Diese und andere Eigenschaften für den Papierformular-Barcode können Sie mit der Palette „Objekt“ definieren:

  • Barcode-Beschriftung

  • Im Barcode verschlüsselte Symbole

  • Die zur Dekodierung der Papierformular-Barcodes verwendete Scanmethode

  • Fehlerkorrektur-Level und die Modulbreite und -höhe des Barcodes (bei Auswahl einer benutzerdefinierten Scanmethode)

  • Sichtbarkeit des Objekts auf dem Formular

  • Die Optionen für die Datenkomprimierung

  • Formulardaten, die im Barcode enthalten sein sollen

  • Vom Papierformular-Barcode zur Kodierung der Daten und der einzuschließenden Felder verwendetes Datenformat

Sie können das fertige Formular an die jeweiligen Benutzer verteilen, die es ausfüllen, drucken und dann an Sie zurücksenden können. Mit einem Scanner können die vom Benutzer eingegebenen Daten schließlich wieder dekodiert werden.

Berücksichtigen Sie beim Erstellen von Formularen, die das Objekt „Papierformular-Barcode“ enthalten, folgende Punkte:

  • Das Papierformular-Strichcodeobjekt kodiert Daten, die von Benutzern in ein ausfüllbares PDF-Formular eingegeben werden. Zur Verwendung von Papierformular-Barcodes für die Verarbeitung von Papierformularen ist Acrobat Reader DC Extensions erforderlich.

  • Zum Ausfüllen von Formularen mit dem Papierformular-Barcode „QR-Code“ oder „Datenmatrix“ ist entweder Acrobat oder Adobe Reader 7.0.5 oder höher erforderlich. Formularverfasser dürfen das Formular daher nicht im Format "Acrobat 7.0.5-kompatibel" oder "Acrobat 6.0.2-kompatibel" speichern.

  • Zum Ausfüllen von Formularen mit dem Papierformular-Barcode „PDF417“ ist entweder Acrobat oder Adobe Reader 7.0.5 oder höher erforderlich.

    Hinweis: Zum Verwenden des Papierformular-Barcodes muss Ihr Unternehmen Acrobat Reader DC Extensions verwenden.