ファイルをファイル管理の対象とするには、ファイルをアサインファイルに追加する、InDesign から InCopy に書き出す、または InCopy 用のコンテンツとして InDesign に配置する必要があります。管理されているファイルについては、コンテンツのステータスと所有権の両方の情報がやり取りされます。管理されているファイルでは、次のことが可能です。

• ファイルの整合性を維持するために、ストーリーのロックとロック解除を行います。

• 関連する InDesign レイアウトが期限切れになったとき、InCopy ユーザに通知します。

• ファイルを使用中のユーザを特定します。

• InCopy コンテンツファイルの期限が切れている場合、ファイルを他のユーザが使用している場合、またはファイルが編集可能になったとき、ユーザに通知します。通知の方法には、警告メッセージ、フレームアイコン、リンクパネルのステータスアイコン、アサインパネルのステータスアイコンがあります。

読み取り専用ファイル

コンテンツファイルが管理の対象になると、そのファイルは、チェックアウトしたユーザを除き、ワークフローのすべてのユーザに対して常に読み取り専用になります。ユーザがコンテンツファイルをチェックアウトすると、このソフトウェアによってロックファイル（*.idlk）が作成され、そのユーザだけがファイルを編集できるようになります。読み取り専用ファイルには、次のような特徴があります。

• InCopy ユーザは、ファイル内のテキストのフォーマットを手動で変更できません。ただし、テキストに文字スタイルまたは段落スタイルが割り当てられている場合、InDesign ユーザは文字や段落のスタイルを変更できます。したがって、ファイルが他のユーザにチェックアウトされているときでも、テキストのフォーマットが変更される可能性があります。このようなスタイル定義の変更は、InDesign ユーザがファイルを更新したときにテキストに反映されます。

• 通常、InCopy ユーザと InDesign ユーザのいずれも、ロックされている InCopy 用のコンテンツに含まれるテキストおよび適用されているスタイルなどのオブジェクトを変更できません。文字スタイルや段落スタイルなどの一部のオブジェクトは、コンテンツでだけ使用されます。例えば、ロックされているコンテンツに含まれるオブジェクトに対する文字スタイルの適用方法は変更できませんが、文字スタイルそのものは変更できるため、それによりテキストの外観を変更できます。

• InDesign ユーザは、テキストコンテンツのマージンと段組、ストーリーが入力されているテキストフレームの形状、位置、数を変更できます。

• InDesign ユーザは、グラフィックをチェックアウトしなくても、グラフィックフレームの形状とフォーマットを変更できます。InCopy ユーザは、グラフィックフレームを変更したり、フレームのフォーマットを変更したりすることはできません。ただし、グラフィックそのものを修正（例えばグラフィックの回転や拡大 / 縮小）するためには、InDesign ユーザと InCopy ユーザのいずれも、グラフィックフレームをチェックアウトする必要があります。