Gestion des pièces jointes

Correspondence Management vous permet de gérer les pièces jointes réutilisables, telles que les documents juridiques et annexes pouvant être associés à un ou plusieurs modèles de lettre. Vous pouvez télécharger, rechercher et mettre à jour une pièce jointe, ainsi qu’afficher tous les modèles de lettre auxquels elle est associée.

Téléchargement d’une pièce jointe

Suivez la procédure suivante pour télécharger un actif :

  1. Cliquez sur Actifs > Nouveau > Contenu.

  2. Saisissez le nom de la nouvelle pièce jointe ainsi qu’une description.

  3. Vous avez également la possibilité de sélectionner une catégorie et une sous-catégorie pour la pièce jointe.

  4. Téléchargez le fichier de la pièce jointe dans le champ Fichier de contenu.

  5. Vous pouvez, si vous le voulez, ajouter une légende et un commentaire pour la pièce jointe.

  6. Cliquez sur OK.

Association de pièces jointes au modèle de lettre

A l’aide de l’interface utilisateur de gestion des actifs, vous pouvez associer une lettre à des pièces jointes.

Suivez la procédure suivante pour associer des pièces jointes à un modèle de lettre :

  1. Créez une lettre ou cliquez deux fois sur un modèle de lettre dans l’interface utilisateur de gestion des actifs afin de l’ouvrir pour édition.

  2. Sélectionnez Afficher la pièce jointe dans le menu déroulant des vues.

  3. Spécifiez la valeur souhaitée dans le champ Nombre max de pièces jointes.

  4. Sélectionnez une ou plusieurs pièces jointes dans la bibliothèque de pièces jointes (Attachment Library) au niveau du volet droit et cliquez sur Insérer.

  5. Marquez les pièces jointes comme étant Obligatoire (*) ou Présélectionné (), le cas échéant.

  6. Cliquez sur l’icône (Accès à la bibliothèque) si vous voulez que les agents aient accès à la bibliothèque de pièces jointes au moment de l’exécution.

  7. Cliquez sur l’icône Verrouiller l’ordre si vous souhaitez conserver l’ordre des pièces jointes.

  8. Cliquez sur Terminé.

Remarque : Il est recommandé de joindre uniquement les documents PDF et Microsoft Office.

Gestion des pièces jointes et aperçu simultané de la lettre

Lorsqu’il affiche l’aperçu de la lettre, l’agent peut supprimer les pièces jointes présélectionnées ou en ajouter de nouvelles, sans toutefois dépasser le nombre maximal de pièces jointes pouvant être associées au modèle de lettre.

  1. Affichez l’aperçu d’un modèle de lettre dans l’interface de gestion des actifs.

  2. Sélectionnez Attachment View (Vue Pièces jointes) dans le menu déroulant des vues.

  3. Au besoin, désélectionnez certaines des pièces jointes présélectionnées ou sélectionnez des pièces jointes supplémentaires dans la bibliothèque de pièces jointes. L’interface indique le nombre de pièces jointes téléchargées par rapport au nombre maximal (par exemple : 2/4).
    Vous pouvez cliquer sur les flèches Haut et Bas pour modifier l’ordre des pièces jointes. Si nécessaire, cliquez sur l’icône - afin de supprimer les pièces jointes qui ne sont pas obligatoires.

  4. Poursuivez les autres opérations de votre flux de correspondance.

Livraison des pièces jointes

  • Lorsqu’une lettre terminée est affichée dans la vue Lettres de l’interface de création de correspondance, le PDF affiché contient les pièces jointes au format PDF.

  • Si la lettre est rendue à l’aide des API côté serveur sous la forme d’un PDF, interactif ou non, alors le PDF rendu contient également les pièces jointes au format PDF.

  • Si un post-traitement associé au modèle de lettre est appelé dans le cadre des opérations d’envoi ou de finalisation de correspondance à l’aide de l’interface de création de correspondance, les pièces jointes sont transmises sous la forme d’un paramètre List<com.adobe.idp.Document> inAttachmentDocs.

  • Les mécanismes de livraison disponibles nativement, tels que l’envoi par courrier électronique et l’impression, livrent les pièces jointes avec le PDF de la correspondance générée.