Présentation du flux de travaux de la solution

Le schéma suivant illustre un flux de travaux typique pour la création d’un modèle de correspondance.

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Présentation du processus de création d’un modèle de correspondance

Dans ce flux de travaux :

1. Les concepteurs de formulaire créent des mises en forme (conceptions de formulaire) à l’aide d’Adobe LiveCycle Designer et les téléchargent vers un référentiel. Les mises en page contiennent des champs de formulaire standard, des fonctions de mise en page telles que les en-têtes et les pieds de page et des « zones cible » vides pour l’insertion du contenu. Les spécialistes d’applications mappent ensuite le contenu requis pour ces zones cible.

2. Les experts des départements juridiques, financiers ou marketing créent et téléchargent du contenu, tel que des clauses au format texte et des images. Ces clauses incluent habituellement des avis de non-responsabilité, des termes et conditions ainsi que des logos qui sont réutilisés dans divers modèles de correspondance.

3. Les spécialistes d’applications créent des modèles de correspondance. Les spécialistes d’applications :

   • mappent des clauses au format texte et des images vers des zones cible des modèles ;

   • définissent les conditions/règles pour l’inclusion de contenu ;

   • relie les champs et les variables de la mise en page aux modèles de données sous-jacents.

Il existe deux manières de générer la correspondance qui est envoyée à vos clients : correspondance générée par l’utilisateur et correspondance générée par le système.

Générée par l’utilisateur : les employés en contact avec la clientèle (experts en assurances, par exemple, ou assistants sociaux) peuvent créer de la correspondance personnalisée. Dans une interface simple et intuitive présentant une mise en page simple de courrier, les utilisateurs peuvent ajouter du texte facultatif, personnaliser le contenu éditable tout en prévisualisant la correspondance en temps réel. Ils peuvent ensuite envoyer la correspondance personnalisée à un processus d’arrière-plan.

Orientée système : la génération des correspondances est automatisée, basée sur des déclencheurs d’événement. Par exemple, un rappel envoyé à un contribuable l’invitant à remplir sa feuille d’impôts sera généré par la fusion du modèle prédéfini avec les données concernant le destinataire du rappel. La lettre finale peut être envoyée par courrier électronique, imprimée, télécopiée ou archivée.

La correspondance finalisée pourra être envoyée à un processus d’arrière-plan à des fins de post-traitement. La correspondance pourra être :

• traitée pour être envoyée par courrier électronique ou par fax, ou pour être imprimée par lots, ou encore pour être placée dans un dossier à des fins d’impression ou d’envoi par courrier électronique ;

• soumise à révision et à approbation ;

• sécurisée par l’application de signatures numériques, de certification, de chiffrement ou de gestion des droits numériques ;

• convertie en PDF recherchable, contenant toutes les métadonnées nécessaires pour l’archivage et l’audit ;

• incluse dans un portfolio PDF qui comprend d’autres documents, des supports marketing, par exemple. Le portfolio PDF peut ensuite être envoyé comme correspondance finale.