Vous pouvez fusionner un fichier de source de données avec un document cible pour créer des lettres types, des enveloppes ou des étiquettes d’adresses.

Le fichier de source de données contient des informations qui varient à chaque réédition du document cible, par exemple les noms et adresses des destinataires d’une lettre type. Un fichier de source de données se compose de champs et d’enregistrements.Les champs sont des groupes d’informations spécifiques, comme des noms de sociétés ou des codes postaux, tandis que les enregistrements sont des lignes d’informations, comme le nom, l’adresse, la ville et le code postal. Un fichier de source de données peut être un fichier délimité par des virgules (.csv) ou par des tabulations (.txt) dans lequel chaque donnée est séparée respectivement par une virgule ou par une tabulation.

Le document cible est un document InDesign contenant les balises d’emplacement des champs de données et tout le matériel, le texte et d’autres éléments types utilisés fréquemment qui restent les mêmes dans chaque nouvelle édition du document fusionné.

Le document fusionné est le document InDesign obtenu contenant les informations types du document cible, répétées autant de fois que nécessaire pour contenir chaque entrée issue de la source de données.

Fusion des données

A.

Fichier de source de données

B.

Document cible

C.

Document fusionné

La source de données provient généralement d’une application de base de données ou de feuilles de calcul, mais vous pouvez aussi créer votre propre fichier de source de données à l’aide d’InDesign ou d’un éditeur de texte. Les fichiers de source de données doivent être enregistrés au format .csv ou .txt. Pour plus de détails sur l’exportation dans ces formats, reportez-vous au guide de l’utilisateur de votre application source.

Dans un fichier .txt ou .csv, les enregistrements sont séparés par des sauts de paragraphe et les champs par des virgules ou tabulations. Le fichier de source de données peut aussi contenir du texte ou des chemins faisant référence à des images sur votre disque dur.

Exemple de fichier de source de données délimité par des virgules

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California 

Si vous souhaitez inclure une virgule ou des guillemets dans un fichier .csv, placez le texte entre guillemets, par exemple, "Martin, Beaumont et associés". Si vous n’ajoutez pas les guillemets, chaque nom sera traité comme un champ distinct.

Il est impossible d’insérer un saut de ligne dans un champ du fichier de source de données. Si vous devez présenter un champ sur plusieurs lignes, créez deux champs distincts, par exemple, <<Adresse1>> et <<Adresse2>>. Pour éviter les lignes blanches, vous pouvez choisir l’option Supprimer les lignes vides des champs vides lors de la fusion du document.

1. Ouvrez le fichier de source de données.
2. Entrez le symbole « arobaz » (@) avant le nom du champ de données pour insérer du texte ou des chemins d’accès aux fichiers image.

   Seule la première ligne requiert le symbole @. Les lignes suivantes doivent inclure les chemins d’accès aux images. Les chemins, qui sont sensibles à la casse, doivent être conformes aux conventions de nom de fichier du système d’exploitation sur lequel ils sont stockés.

   Si un message d’erreur s’affiche lorsque vous insérez le symbole @ au début du champ, insérez une apostrophe (’) avant le symbole @ (exemple : ’@Photos) pour valider la fonction. Certaines applications telles que Microsoft Excel réservent le symbole @ pour des fonctions précises.

(Windows) Exemple de référence d’image dans un fichier de source de données

Nom	Age	@Photos
Benoît Tournier	36	C:\Photos\BenoitTournier.jpg
Daniel Petit	53	C:\MyDocuments\daniel.gif
Marielle Lefaure	26	C:\Photos\Lefaure.psd

(Mac OS) Exemple de référence d’image dans un fichier de source de données

Nom	Age	@Photos
Benoît Tournier	36	MacHD:Photos:BenoitTournier.jpg
Daniel Petit	53	Bureau:Famille:daniel.gif
Marielle Lefaure	26	Mac HD:Photos:Lefaure.psd

Vous pouvez utiliser InDesign pour afficher le chemin d’une image sur votre système d’exploitation. Insérez une image dans un document InDesign, puis utilisez le panneau Liens pour afficher l’emplacement de l’image. Sélectionnez l’image, puis choisissez la commande Utilitaires > Copier le chemin complet dans le menu du panneau Liens. Vous devrez éventuellement modifier le chemin une fois que vous l’avez copié dans votre source de données. Cette méthode est particulièrement utile pour les images situées sur un serveur.

Après avoir créé le fichier de source de données, vous devez créer le document cible et y insérer les champs provenant du fichier de source de données. Le document cible contient des balises d’emplacement de texte et de graphiques pour les champs de données, tels que l’illustration que vous souhaitez faire figurer sur toutes les cartes postales. Ces champs sont accessibles dès que vous sélectionnez une source de données.

Le document cible contient les champs issus de la source de données portant le texte de balise d’emplacement du champ.

Lors de la fusion des données, InDesign crée un nouveau document dans lequel il remplace les champs par les données spécifiées dans le fichier de source de données. Vous pouvez insérer des champs de données soit dans un gabarit, soit dans une page de document.

1. Créez ou ouvrez le document à utiliser comme document cible.
2. Choisissez Fenêtre > Automatisation > Fusion des données.
3. Choisissez Source de données dans le menu du panneau Fusion des données.
4. Pour modifier les options de délimitation du texte, sélectionnez Afficher les options d’importation.

   InDesign détecte automatiquement le type de délimiteur et le codage utilisés dans le fichier de source de données ; il n’est donc généralement pas nécessaire d’afficher les options d’importation. Vous pouvez toutefois spécifier des options de codage et de délimitation différentes si les options identifiées ne vous conviennent pas.

5. Recherchez le fichier de source de données, puis cliquez sur Ouvrir.
6. Si vous avez sélectionné Afficher les options d’importation, modifiez les options de délimitation et de codage selon vos besoins, puis cliquez sur OK. Les champs de données apparaissent dans le panneau Fusion des données.

Lors de la sélection de la source de données, une liste de noms de champs de données s’affiche dans le panneau Fusion des données. Ces noms correspondent à ceux des en-têtes de colonnes du fichier de source de données. Des icônes indiquent le type de champ (texte ou image). Lorsque des champs de données sont ajoutés au document, ils se transforment en balises d’emplacement de champ (par exemple, << Société >>) que vous pouvez sélectionner et mettre en forme comme vous le feriez avec du texte ou des images.

Vous pouvez également attribuer un champ d’image à un bloc existant pour créer une image flottante. Si le point d’insertion se situe dans un bloc de texte ou que le texte est sélectionné lorsque vous insérez un champ d’image, une petite balise d’emplacement est insérée en tant qu’objet texte. Vous pouvez redimensionner la balise d’emplacement d’image pour déterminer la taille des images fusionnées.

Dès que vous insérez un champ de données, InDesign mémorise sa source de données. Toute erreur dans la liste des champs, telle que fautes de frappe, champs vides et types de champs incorrects, doit être corrigée dans l’application source avant de procéder à nouveau à la mise à jour à l’aide du panneau Fusion des données.

L’insertion de marques de réservation de champs de données dans des gabarits présente plus d’avantages que l’insertion de marques de réservation sur des pages de document :

• Le document fusionné ainsi obtenu contient sur ses gabarits les balises d’emplacement d’origine et inclut les résultats fusionnés sur les pages de document en tant qu’éléments de gabarit supprimés.

• Le document fusionné conserve une liaison avec la source de données, ce qui signifie que si les enregistrements de la source de données sont modifiés, il est possible de mettre à jour le contenu du document fusionné en choisissant Mettre à jour le contenu des champs de données. Cette option est particulièrement utile si vous modifiez la mise en page du document fusionné et que vous avez par la suite besoin d’ajouter de nouvelles données provenant de la source de données.

• Les paramètres de la boîte de dialogue Créer le document fusionné sont identiques à ceux utilisés dans le document cible, ce qui vous permet de redonner rapidement la même apparence au document actif. Vous pouvez également utiliser ces paramètres partagés pour créer un document identique utilisant une source de données différente, ou créer un nouveau document avec une mise en page légèrement différente.

Vous ne pouvez pas importer des champ de données à la fois sur des gabarits et des pages de document. Pour pouvoir effectuer une fusion correcte, vous devez appliquer à la première page du document un gabarit contenant des champs de données.

• Pour mettre à jour des fichiers de source de données, modifiez le fichier de source de données et enregistrez-le au format .txt ou .csv, puis choisissez Mettre à jour la source de données dans le panneau Fusion des données.

  Les modifications seront répercutées dans le panneau Fusion des données. Si les modifications ne sont pas répercutées dans le document après la mise à jour, désélectionnez l’option Aperçu, puis sélectionnez-la à nouveau pour l’activer.

• Pour supprimer la liaison avec le fichier de source de données, choisissez Supprimer la source de données dans le menu du panneau Fusion des données.
• Pour sélectionner un nouveau fichier de source de données, choisissez Sélectionner la source de données dans le menu du panneau Fusion des données, puis spécifiez le nouveau fichier de source de données. Il est possible qu’InDesign ne reconnaisse pas certains des champs. Si c’est le cas, la meilleure solution consiste à supprimer puis à réinsérer les champs de balises d’emplacement.

Si vous générez un document fusionné à partir d’un document cible dans lequel les champs de données apparaissaient sur des gabarits, vous pouvez mettre à jour les champs de données dans le document fusionné.

1. Cliquez sur Aperçu en bas du panneau Fusion des données ou choisissez Aperçu dans le menu du panneau Fusion des données.
2. Cliquez sur les boutons de navigation pour passer en revue les différents enregistrements.

Pour atteindre un enregistrement spécifique, cliquez sur les boutons de navigation en bas du panneau. Vous pouvez également entrer le numéro de l’enregistrement que vous souhaitez prévisualiser dans la zone de texte de navigation en bas du panneau, puis appuyer sur la touche Entrée ou Retour.

Certains problèmes peuvent apparaître ou au contraire se corriger d’eux-mêmes lorsque vous changez de mode d’affichage. Gardez les points suivants à l’esprit :

• Le contenu prévisualisé est remplacé par des balises d’emplacement lorsque l’option Aperçu n’est pas sélectionnée. Si vous supprimez une image en même temps que le bloc qui la contient ou si vous supprimez une chaîne de texte entière et que vous désélectionnez l’option Aperçu, les balises d’emplacement ne s’affichent pas, car elles ont également été supprimées.

• Les modifications apportées dans la boîte de dialogue Options de positionnement du contenu s’appliquent lorsque vous cliquez sur OK. Par ailleurs, si l’option Aperçu est sélectionnée, les données ne refléteront pas les paramètres d’importation mis à jour tant que vous n’aurez pas désélectionné puis sélectionné à nouveau l’option.

• Si vous tentez d’enregistrer le document en mode Aperçu, vous recevez un message vous invitant à désactiver l’aperçu avant d’enregistrer le document.

1. Utilisez l’une ou plusieurs des méthodes suivantes :

   • Pour appliquer les paramètres au document actif uniquement, ouvrez le document cible.

   • Pour appliquer les paramètres à tous les futurs documents, fermez tous les documents.

2. Choisissez Fenêtre > Automatisation > Fusion des données.
3. Choisissez Options d’importation du contenu dans le menu du panneau Fusion des données.
4. Modifiez les options de positionnement du contenu (voir la section Options de positionnement du contenu).
5. Cliquez sur OK.

1. Procédez aux modifications souhaitées dans le fichier de source de données, puis enregistrez-le et fermez-le.
2. Dans le document fusionné, choisissez Mettre à jour les champs de données.

Les modifications effectuées lors de la mise à jour des champs de données s’affichent dans un fichier journal.

Cette option fonctionne de façon optimale lors de la modification ou de l’ajout d’enregistrements dans le fichier de source de données. En cas d’ajout de champs de balise d’emplacement, de nouveaux champs dans la source de données ou de modification des paramètres dans la boîte de dialogue Créer un document fusionné, utilisez l’option Créer un document fusionné pour générer un nouveau document fusionné.

Un rapport de texte en excès est créé si l’option Générer le rapport de texte en excès à la création du document est sélectionnée dans la boîte de dialogue Créer un document fusionné et si un ou plusieurs champs contiennent du texte en excès après la fusion des données.

Le rapport indique chaque occurrence de texte en excès sous forme de liste numérotée indiquant le numéro de la page dans laquelle le texte apparaît suivi du nombre de caractères ou de mots en excès et d’un extrait du texte.

Si le rapport apparaît lors de la création d’un document fusionné, il peut vous aider à corriger le problème. Vous pouvez, par exemple, agrandir le bloc de texte, réduire le corps de la police ou modifier le texte.