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Collaboration
Initiation d'une révision partagéeDans une révision partagée, tous les participants ont la possibilité de consulter les commentaires et d'y répondre. Cela permet aux réviseurs de résoudre les éventuels conflits d'opinion, d'identifier les idées qui méritent d'être approfondies et de développer des solutions créatives pendant la phase de révision. Vous pouvez héberger une révision partagée sur un dossier du réseau, un serveur WebDAV, un espace de travail SharePoint ou Acrobat.com (un nouveau service Web sécurisé). Tout ce dont vous avez besoin est Acrobat, un fichier PDF et un ID Adobe disponible gratuitement.
Préparez le document PDF.
Enregistrez le document PDF à faire réviser par les participants. Si vous souhaitez attirer l'attention des participants sur des questions ou des sujets spécifiques, n'hésitez pas à ajouter des commentaires dans le document PDF.
Envoyez le document PDF en révision partagée.
Choisissez Commentaires > Envoyer en révision partagée. Acrobat ouvre l'assistant Envoyer en révision partagée. Vous pouvez partager tout document susceptible d'être complété par des commentaires. Si les paramètres de protection du document empêchent la saisie de commentaires, Acrobat vous le signale.
Sélectionnez la façon dont vous souhaitez recueillir les commentaires.
Indiquez comment vous comptez publier le fichier PDF et recueillir les commentaires des réviseurs. Choisissez Télécharger et suivre automatiquement les commentaires via Acrobat.com si vous préférez utiliser Acrobat.com pour partager la révision. Choisissez Recueillir automatiquement les commentaires sur le serveur interne pour utiliser un serveur réseau, un serveur WebDAV ou un espace de travail SharePoint.
Si vous hébergez le fichier PDF sur votre propre serveur, sélectionnez le type du serveur et précisez son chemin d'accès. Si vous hébergez le fichier PDF sur Acrobat.com, saisissez votre ID Adobe. Si vous ne possédez pas d'ID Adobe, cliquez sur Créer un ID Adobe pour en définir un dans Acrobat.
Invitez les réviseurs.
Saisissez les adresses électroniques des personnes que vous souhaitez mettre à contribution ou sélectionnez-les dans votre carnet d'adresses électroniques. Personnalisez à présent le message destiné aux réviseurs. Fixez une échéance pour la révision. Une fois la date limite atteinte, les outils de commentaire ne seront plus disponibles sur le serveur de la révision partagée. Si vous utilisez Acrobat 9 Professional Extended ou Acrobat 9 Professional, les utilisateurs Adobe Reader peuvent participer à la révision partagée.
Envoyez le fichier PDF.
Cliquez sur Envoyer pour publier le fichier PDF sur le serveur et transmettre les invitations électroniques aux participants. Acrobat enregistre une copie du fichier en révision partagée (portant le suffixe “_révision”) au même emplacement.
Une fois la procédure de révision partagée commencée, vous pouvez lire les commentaires et y répondre sur le serveur de révision partagée. Vous êtes libre, cependant, de consulter tous les commentaires à la fin de la révision. Servez-vous de la fonction Suivi des révisions, dans Acrobat, pour identifier les auteurs des commentaires, envoyer des rappels aux réviseurs par voie électronique ou changer l'échéance.
Activation de la collaboration en directIl est possible de réviser un document PDF en direct avec un ou plusieurs collègues via Acrobat.com. La fonction de collaboration en direct permet de partager des pages de façon à présenter le même contenu simultanément à tous les réviseurs. Servez-vous de la fenêtre de conversation en direct pour parler du document présenté avec vos collègues. Vous êtes libre d'inviter tout utilisateur disposant d'Acrobat 9 ou de Reader 9 à participer à une discussion en direct.
Remarque : La fonction de collaboration en direct n'est pas disponible dans toutes les langues.
Préparez le document.
Créez et enregistrez le document qui sera le sujet de la discussion en direct. S'il n'est pas encore au format PDF, convertissez-le à l'aide de l'imprimante Adobe PDF, d'Acrobat PDFMaker (Windows) ou des commandes de création de fichier PDF dans Acrobat.
Ouvrez le document PDF dont vous souhaitez discuter dans Acrobat.
Démarrez la collaboration.
Choisissez Fichier > Collaborer > Envoyer et collaborer en direct. Connectez-vous à Acrobat.com, si vous y êtes invité. Si vous ne possédez pas d'ID Adobe, créez-en un.
Invitez les participants.
Saisissez les adresses électroniques des collègues avec lesquels vous souhaitez collaborer, en séparant chaque adresse par un point-virgule ou un retour chariot. Vous pouvez également ajouter les adresses électroniques à partir du carnet d'adresses électroniques de votre programme de messagerie (Microsoft Outlook, par exemple).
Modifiez l'objet et le contenu du message pour personnaliser l'invitation électronique en fonction de la collaboration envisagée. Pour publier le document sur Acrobat.com, choisissez Stocker le fichier sur Acrobat.com et envoyer un lien aux destinataires. Sélectionnez un niveau d'accès pour déterminer les personnes habilitées à accéder au document depuis Acrobat.com. Si vous omettez de sélectionner Stocker le fichier sur Acrobat.com, Acrobat envoie le document aux participants sous forme de pièce jointe.
Le panneau de navigation Collaboration en direct s'affiche dans le document.
Attendez que les autres participants rejoignent la session en cours.
Pour partager des pages ou discuter en ligne, une autre personne au moins doit être présente. A l'aide d'Acrobat 9 ou de Reader 9, il suffit aux participants de cliquer sur la pièce jointe ou de cliquer sur l'URL dans l'invitation pour rejoindre la session de collaboration. Après avoir ouvert la session avec leurs ID Adobe et mot de passe respectifs ou rejoint la session en tant qu'invités, les participants doivent cliquer deux fois sur le document PDF pour l'ouvrir.
 Participants rejoignant la session Partagez les pages.
Dès qu'une autre personne au moins participe à la session de collaboration en direct, vous pouvez synchroniser les vues de la page de façon à ce que la même page soit visible par tous. Pour mettre des pages en commun, cliquez sur le bouton Commencer le partage de page. Pour interrompre la mise en commun des pages, cliquez sur le bouton Arrêter le partage de page.
Discutez en ligne.
Pour discuter du document, saisissez les messages de conversation dans la zone prévue à cet effet en bas du navigateur Collaboration en direct. Cliquez sur la case de couleur pour sélectionner la couleur de votre texte de conversation. Pour conserver un historique des conversations, choisissez Enregistrer la conversation dans le menu Options du navigateur.
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