Ajout d'un en-tête ou d'un pied de page Bates



La numérotation Bates est une méthode d'indexation de documents juridiques destinée à faciliter l'identification et la récupération d'informations. Chaque page de chaque document se voit attribuer un numéro Bates unique indiquant également son lien à d'autres documents numérotés selon cette méthode. Les numéros Bates s'affichent sous la forme d'en-têtes ou de pieds de page sur les pages de chaque document PDF du lot.

L'identificateur Bates est désigné comme numéro bien qu'il puisse inclure un préfixe et un suffixe alphanumériques. Grâce à ces affixes, il est plus facile de reconnaître le sujet central des fichiers.

Remarque : La numérotation Bates est indisponible dans les fichiers protégés et chiffrés, ainsi que dans certains formulaires.

Une vidéo sur l'utilisation de la numérotation Bates dans un porte-documents PDF est disponible à l'adresse http://blogs.adobe.com/acrolaw/.

Numérotation Bates

Lors de la désignation des documents pour la numérotation Bates, vous pouvez ajouter des fichiers PDF, des porte-documents et tout fichier d'un format autre convertible au format PDF. Le processus est alors le suivant : les fichiers d'un autre format sont convertis au format PDF, puis la numérotation Bates est appliquée au fichier PDF ainsi obtenu. Si vous appliquez la numérotation Bates au porte-documents, tous les fichiers du porte-documents qui ne sont pas au format PDF sont remplacés par leur version PDF numérotée.

  1. Choisissez Options avancées > Traitement du document > Numérotation Bates > Ajouter.
  2. Dans la boîte de dialogue Numérotation Bates, cliquez sur Ajouter des fichiers, puis choisissez Ajouter des fichiers, Ajouter des dossiers ou Ajouter les fichiers ouverts. Sélectionnez ensuite les fichiers ou le dossier.
    Remarque : Si vous sélectionnez un dossier contenant des fichiers non pris en charge par Acrobat pour la conversion au format PDF, ces fichiers ne sont pas ajoutés.

    Si certains fichiers sont protégés par mot de passe, un ou plusieurs messages s'affichent, vous demandant de saisir le mot de passe approprié.

  3. Le cas échéant, effectuez l'une des opérations suivantes dans la liste des fichiers :

    • Pour modifier l'ordre d'attribution des numéros Bates, sélectionnez un fichier, puis faites-le glisser ou cliquez sur Monter ou Descendre.

    • Pour trier la liste, cliquez sur le nom d'une colonne. Cliquez à nouveau pour inverser l'ordre de tri.

  4. Pour spécifier le dossier de destination des fichiers de sortie et les préférences de dénomination des fichiers, cliquez sur Options de sortie. Définissez les options selon vos besoins, puis cliquez sur OK.
  5. Une fois les fichiers ajoutés et organisés, cliquez sur OK. Dans la boîte de dialogue Ajouter un en-tête et un pied de page, cliquez dans la zone voulue pour y placer le point d'insertion.
  6. Cliquez sur Insérer un numéro Bates. Entrez ensuite les informations suivantes :

    • Dans la zone Nombre de chiffres, indiquez le nombre de chiffres devant constituer le numéro Bates en saisissant une valeur comprise entre 6 et 15. Le nombre par défaut est de 6, ce qui génère des numéros Bates tels que 000001, 000002 et ainsi de suite.

    • Dans la zone Premier folio, indiquez le numéro à attribuer au premier document PDF de la liste. La version 1 est définie par défaut.

    • Dans la zone Préfixe, saisissez le texte devant précéder le numéro Bates.

    • Dans la zone Suffixe, saisissez le texte devant suivre le numéro Bates.

      Remarque : Dans le cas de dossiers juridiques comprenant un très grand nombre de pages, saisissez une valeur plus élevée dans la zone Nombre de chiffres. N'utilisez pas le caractère dièse (#) dans le texte du préfixe ou du suffixe.
  7. Cliquez sur OK, puis apportez les modifications nécessaires aux différents paramètres, comme vous le feriez pour tout autre en-tête ou pied de page.

Ajout de documents supplémentaires à une série de numérotation Bates

Avant de commencer, vérifiez le dernier numéro Bates appliqué à la série de documents.

  1. Suivez la procédure décrite dans la rubrique précédente pour débuter le processus de numérotation Bates et sélectionnez les fichiers à ajouter à la série.
  2. Après avoir cliqué sur Insérer un numéro Bates, entrez le numéro suivant de la série dans la zone Premier folio. Entrez le suffixe et le préfixe à ajouter pour le reste de la série.
  3. Modifiez le reste des paramètres, puis cliquez sur OK.

Recherche de fichiers PDF numérotés selon la méthode Bates

  1. Choisissez Edition > Recherche avancée.
  2. Comme mot ou expression à rechercher, tapez l'intégralité ou une partie du numéro Bates.

    Par exemple, pour trouver un document spécifique dont vous connaissez le numéro Bates, saisissez le numéro complet comme texte de la recherche. Pour rechercher des documents dans une série dotée de la numérotation Bates, saisissez une partie significative de la série Bates, telle que le préfixe ou le suffixe.

  3. Sous Où voulez-vous effectuer la recherche ?, sélectionnez le bouton radio Dans tous les documents PDF dans.
  4. Cliquez sur Rechercher l'emplacement et indiquez l'emplacement voulu.
  5. Cliquez sur Rechercher.
Remarque : Pour rechercher des fichiers PDF numérotés selon la méthode Bates dans un porte-documents, ouvrez ce dernier, puis tapez l'intégralité ou une partie du numéro Bates dans la zone de recherche de la barre d'outils du porte-documents.

Suppression de la numérotation Bates

  1. Dans Acrobat, choisissez Options avancées > Traitement du document > Numérotation Bates > Supprimer.
  2. Dans la boîte de dialogue, cliquez sur Ajouter des fichiers, puis choisissez Ajouter des fichiers ou Ajouter les fichiers ouverts. Sélectionnez ensuite les fichiers.
  3. Cliquez sur OK.