Participation au flux de tâches d'approbation
Si vous êtes invité à participer à un flux de tâches d'approbation, un courrier électronique contenant des instructions détaillées concernant l'approbation du document PDF joint vous sera envoyé. Lorsque vous ouvrez le document PDF, la palette Tampons et la fenêtre des procédures s'affichent à l'écran, de même que la barre de message en haut du document. Si votre version d'Acrobat est antérieure à la version 7.0, vous êtes invité à télécharger la dernière version d'Adobe Reader.
Pour approuver le document, vous sélectionnez ensuite le tampon d'identité numérique de votre choix parmi ceux que vous propose la palette Tampons. Un tampon d’identité numérique contient les informations d'identité que vous fournissez ; nom, titre, société, adresse électronique. Il peut servir de signature. Lorsque vous appliquez un tampon, il fait partie intégrante du contenu de la page du document. Bien que vous puissiez supprimer l'un des tampons que vous avez apposés pendant la procédure d'approbation, vous ne pouvez plus le faire une fois la procédure terminée (le tampon est verrouillé). Vous ne pouvez ni déplacer ni supprimer des tampons appliqués par les autres participants à la procédure.
Vous pouvez également rejeter des documents non conformes aux normes que vous avez fixées.
Outre l'ajout de tampons numériques, vous pouvez apposer d'autres types de commentaires sur un document PDF, notamment des notes, des modifications de texte, des tampons personnalisés et des pièces jointes.
Approbation d'un document PDF
- Utilisez l’une des méthodes suivantes :
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Pour envoyer le document à l'approbateur suivant, cliquez sur le bouton Approuver sur la barre de message du document. Dans la boîte de dialogue Envoyer à l'approbateur suivant, saisissez l'adresse électronique de la personne dans la zone A, ajoutez les adresses des autres destinataires, puis cliquez sur Envoyer.
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Pour achever la procédure d'approbation, cliquez sur le bouton Approbation finale sur la barre de message du document. Dans la boîte de dialogue Terminer l'approbation finale, indiquez si une notification d'approbation doit être envoyée à partir du menu Méthode d'approbation finale. Si vous envoyez une notification, saisissez une adresse électronique dans la zone A, ajoutez les adresses des autres destinataires, puis cliquez sur Envoyer. Si vous n'envoyez pas de notification, cliquez sur Terminer.
Si l'option Avertir l'initiateur de l'état de l'approbation par messagerie électronique est sélectionnée, une notification par messagerie distincte s'affiche, adressée à l'initiateur. Cliquez sur Envoyer pour transmettre la notification.
Afficher le graphique à sa taille d'origine
Les documents PDF intégrés à un flux de tâches d'approbation sont accompagnés d'instructions et d'outils.
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- Enregistrez le document PDF.
Important : Si vous utilisez le bouton de barre d'outils Envoyer par messagerie
afin d'envoyer le document PDF, ce dernier cesse de faire partie du flux de tâches. Conséquence : Le destinataire du message ne bénéficiera plus des options d'approbation.
Rejet d'un document PDF
Si le document PDF reçu dans le cadre d'une demande d'approbation ne répond pas aux conditions requises pour l'approbation, servez-vous des options disponibles sur la barre de message du document pour rejeter le document et le renvoyer à l'initiateur. En cas de rejet d'un document PDF, le flux de tâches d'approbation doit être relancé.
- Ouvrez le fichier PDF joint au message électronique de l'invitation à la procédure d'approbation.
- Cliquez sur le bouton Rejeter sur la barre de message du document.
- Dans la boîte de dialogue Rejeter le document et envoyer une notification, saisissez l'adresse électronique de l'initiateur dans la zone A. Si l'option Avertir l'initiateur de l'état de l'approbation par messagerie électronique est sélectionnée, un message distinct est adressé à l'initiateur. Cliquez sur Envoyer.
- Cliquez sur Envoyer lorsque le message s'affiche.
Ajout ou modification d'informations d'identité pour un tampon numérique
- Dans le menu Tampons, choisissez Afficher la palette Tampons.
- Dans la palette Tampons, sélectionnez Tampons d'identité numériques, cliquez sur votre tampon avec le bouton droit de la souris ou en maintenant la touche Contrôle enfoncée, puis choisissez Modifier l'identité.
- Dans la boîte de dialogue Configuration de l'identité, renseignez ou modifiez les champs Nom, Titre, Société, Service et Adresse électronique, puis cliquez sur Terminer.
Vous pouvez également modifier vos informations d'identité en choisissant Edition > Préférences (Windows) ou Acrobat > Préférences (Mac OS) et en sélectionnant Identité dans la liste de gauche.