Quelles sont les fonctionnalités d'Adobe ConnectNow ?



Tenue de réunions en ligne avec ConnectNow

Adobe® ConnectNow vous permet d'accéder à une salle de réunion en ligne sécurisée et personnelle. Votre salle de réunion constitue le moyen de collaborer en temps réel à travers le Web. ConnectNow vous permet de partager et d'annoter votre écran, de suivre une conversation écrite, mais aussi sonore à travers un système audio intégré. Vous pouvez en outre diffuser une vidéo en direct, partager des fichiers, capturer des notes de réunion et contrôler à distance l'ordinateur d'un invité.

Les salles de réunion ConnectNow sont équipées de panneaux appelés modules offrant chacun une fonction spécifique. Les différents modules disponibles sont les suivants : Partage d'écran, Conversation, Notes partagées, Webcam, Fichiers, Tableau blanc et Invités. En tant qu'hôte, vous pouvez personnaliser la taille et la disposition des modules dans la salle et ce, pour chaque réunion.

Vue d'ensemble de la salle de réunion

A.
Barre de menus

B.
Module Partage d'écran

C.
Liste des invités

D.
Invitation de participants

E.
Partage d'écran

F.
Transfert d'un fichier

G.
Partage d'une webcam

H.
Partage d'un micro

I.
Configuration de la conférence téléphonique

J.
Module Webcam

K.
Module Conversation

L.
Module Notes partagées

Les fonctions de la salle de réunion sont accessibles de différentes manières. Vous pouvez, par exemple, utiliser les menus et les icônes de la barre de menus ou cliquer sur l'icône en forme de flèche dans la barre de titre d'un module pour afficher un menu. Vous pouvez également cliquer avec le bouton droit sur certains modules pour afficher un menu.

Barre de menus

Située en haut de la salle de réunion, la barre de menus contient les menus et les icônes pour les tâches les plus courantes, comme inviter des participants ou transférer un fichier.

Module Partage d'écran

La zone principale située au centre de la salle de réunion reprend votre écran lorsqu'il est partagé.

Liste des invités

Cette liste, située au bas de la salle de réunion, vous indique qui se trouve dans la salle. En votre qualité d'hôte, vous pouvez cliquer sur les noms de la liste pour modifier le rôle des invités. Vous pouvez également demander aux invités de partager leur écran, demander le contrôle d'un autre écran ou encore exclure des invités de la réunion.

Module Webcam

Les hôtes et les participants peuvent diffuser de la vidéo en direct à toutes les personnes présentes.

Module Conversation

Tout invité peut envoyer des messages à d'autres invités si l'hôte ne désactive pas la fonction de conversation.

Module Notes partagées

Cette section affiche les notes à tous les participants au cours de la réunion.

Organisation de votre première réunion

Votre salle de réunion est disponible 24 heures sur 24. En tant qu'hôte, vous pouvez organiser des réunions spontanées ou programmées.

Procédez comme suit pour organiser votre première réunion ConnectNow :

  1. Accédez à votre réunion.

    Ouvrez votre navigateur Web et tapez l'URL de la salle de réunion. (Lorsque vous créez un compte Acrobat.com, Adobe vous envoie un courrier électronique contenant diverses informations sur votre compte, dont l'URL de la salle de réunion.) Une autre solution consiste à cliquer sur le bouton Réunion dans Adobe® Buzzword® ou dans l'Organiseur Acrobat.com. Dans Adobe® Acrobat® 9 ou Adobe® Reader®, cliquez sur le bouton Collaboration situé sur la barre d'outils, puis sélectionnez Partager mon écran. Vous pouvez également accéder à la salle de réunion en vous rendant à l’adresse http://www.adobe.com/go/acrobat_com_fr et en cliquant sur le panneau ConnectNow.

  2. Invitez les personnes à participer à votre réunion.

    Depuis la salle de réunion, cliquez sur Inviter des participants . L'URL de votre salle de réunion est affichée. Pour envoyer une invitation, cliquez sur Rédiger un courrier électronique ou coupez l'URL et collez-la dans un courrier électronique ou un message instantané. Dès que les personnes concernées reçoivent l'invitation, elles peuvent accéder à la réunion en cliquant sur l'URL. (Pour rappel, en votre qualité d'hôte, vous devez être connecté à votre salle de réunion pour que d'autres personnes puissent y accéder.)

  3. Partagez votre écran.

    Cliquez sur le bouton Partager l'écran de mon ordinateur pour retransmettre l'affichage de votre écran, pour présenter par exemple un document ou une feuille de calcul. Vous pouvez partager des fenêtres, des applications ou la totalité de votre bureau avec les personnes participant à une réunion.

Partage de l'écran dans une salle de réunion

En tant qu’hôte ou présentateur d’une réunion, vous pouvez partager des fenêtres, des applications ou la totalité de votre bureau avec les personnes participant à une réunion. Lorsque vous partagez l'écran de votre ordinateur, les invités peuvent voir tout ce qui s'y passe, y compris les mouvements du pointeur, ainsi que toutes les fenêtres et applications visibles. Vous pouvez utiliser la fonction Annoter pour suspendre le partage d'écran et dessiner sur l'écran. Vous avez également la possibilité de demander à prendre le contrôle de l'ordinateur d'un participant dont le partage d'écran est actif.

La première fois que vous accédez à la salle de réunion, le bouton Partager l'écran de mon ordinateur est affiché dans le module Partage d'écran, à savoir la zone la plus grande située au centre de l'écran. Cliquez sur ce bouton lorsque vous êtes prêt à commencer le partage. Si vous n’avez pas installé une version prise en charge de l’Add-in ConnectNow, une boîte de dialogue vous invite à le faire. Il s'agit d'une version de Flash® Player agrémentée de fonctionnalités permettant à des hôtes et des participants de partager leur écran. Cliquez sur Oui pour télécharger ConnectNow Add-in. Une fois l'add-in installé, cliquez sur Partager dans la boîte de dialogue de confirmation qui s'affiche.

Remarque : pensez à fermer vos programmes de messagerie électronique et instantanée avant de partager votre écran, de sorte que les autres participants ne puissent pas consulter vos informations privées.
Illustration de l'affichage pour lequel un utilisateur partage l'écran (gauche) et contrepartie de l'affichage pour les autres participants (droite).

Lorsque vous partagez votre écran, vous contrôlez la réunion à l'aide de la palette Partage d'écran, laquelle est toujours disponible lorsque le partage est actif. Cette palette contient les modules Liste des invités, Conversation Notes partagées et Webcam, ainsi que la fonction Annoter. Vous pouvez la réduire de sorte qu’elle ne vous gêne pas lorsque vous partagez votre écran. Lorsque le partage est actif, les invités retrouvent votre affichage dans le module Partage d'écran de la salle de réunion. Les invités peuvent effectuer un zoom pour agrandir le document partagé, suivre les mouvements de la souris du présentateur ou accéder seuls à des zones d’intérêt. Les autres fonctions, telles que les menus et les modules, restent visibles dans la salle de réunion. En revanche, les invités ne voient pas la palette Partage. Pour plus d’informations sur les réglages d’écran, reportez-vous à la section Zoom sur un écran partagé ou passage en mode plein écran.

La palette Partage d’écran vous permet de contrôler la réunion lorsque vous partagez votre écran.

Si l'hôte ou le participant qui partage son écran utilise Microsoft® Windows®, la palette Partage reste invisible aux invités. Sous Mac OS®, la palette apparaît sous la forme d'une boîte blanche avec des lignes grises. Pour mettre fin au partage d’écran, cliquez sur le bouton rouge Arrêter le partage d’écran à proximité de la palette Partage. (Si vous avez réduit cette palette, vous devez la réactiver pour pouvoir cliquer sur le bouton Arrêter.)

Annotation d'un écran partagé

La fonction d'annotation interrompt le partage d'écran et vous permet, ainsi qu'aux invités à la réunion, de dessiner sur l'écran affiché à l'aide des outils du tableau blanc. Vous pouvez, par exemple, ajouter des flèches, des formes ou des commentaires textuels. L'annotation se révèle particulièrement utile si tous les invités doivent collaborer sur un document ou un objet. Lorsque vous avez terminé, vous pouvez enregistrer une copie de l'écran annoté au format PNG. Voir Dessin à l’écran grâce au tableau blanc.

Contrôle de votre ordinateur à distance

Vous pouvez autoriser un hôte ou un participant à prendre le contrôle à distance de votre ordinateur si vous avez activé le partage d'écran. A l'inverse, un hôte ou un participant peut également demander le contrôle de l'ordinateur d'une autre personne. Les demandes de prise de contrôle apparaissent sous forme de messages. Le contrôle n'est pas accordé tant que la demande n'est pas acceptée. Le propriétaire de l'ordinateur peut en reprendre le contrôle à tout moment.

Remarque : si vous accordez le contrôle de votre ordinateur à une autre personne, sachez que cette dernière peut accéder à l'ensemble de votre système.

La fonction de contrôle à distance présente de nombreuses applications. Vous pouvez par exemple demander à un client rencontrant un problème informatique de prendre le contrôle de son ordinateur afin de le dépanner.

Ces fonctions permettent de collaborer en toute simplicité par le biais du contrôle à distance :
  • Le pointeur sur le système distant se déplace au gré des mouvements de votre souris.

  • Utilisez votre clavier, comme vous le faites habituellement.

  • Le propriétaire de l'ordinateur conserve le contrôle du clavier et de la souris, même après avoir accordé le contrôle à un participant. Il peut ainsi assister lors du contrôle de l'ordinateur, par exemple, pour accéder plus rapidement aux fichiers plutôt que de devoir expliquer où ils se trouvent.

Pour plus d’informations, reportez-vous à la section Accorder le contrôle de l’écran à un autre invité.

Collaboration dans une salle de réunion

Dans une salle de réunion, les hôtes et les participants peuvent partager leur écran. Toutes les personnes présentes à la réunion peuvent collaborer, quels que soient le système d'exploitation ou les logiciels installés sur leur machine. Dans votre salle, vous pouvez à la fois converser avec d'autres personnes, distribuer des fichiers, prendre des notes et dessiner sur un document. Vous pouvez également partager votre webcam, organiser une conférence téléphonique ou passer par le protocole VoIP pour établir une communication vocale sur le Web.

Conversation

Le module Conversation vous permet d'envoyer des messages texte à un autre invité, à tous les hôtes de la réunion ou à l'ensemble des invités. En tant qu'hôte, vous pouvez désactiver les conversations privées. Dans ce cas, les invités peuvent envoyer des messages texte à tous les hôtes ou invités, mais pas à une personne en particulier. Voir Envoi de messages

Distribution de documents et de fichiers

Les hôtes et participants peuvent distribuer, depuis la salle de réunion, des documents et des fichiers aux personnes qui assistent à la réunion. La distribution de documents est une méthode efficace pour partager immédiatement des informations et du contenu, tels que des documents, des feuilles de calcul et des fichiers PDF. Voir Partage de fichiers pendant une réunion.

Prise de notes

Les hôtes et participants peuvent utiliser le module Notes partagées pour publier un ordre du jour et prendre des notes de réunion. Les membres du public peuvent lire le texte affiché dans le module Notes partagées, mais ne peuvent rien y inscrire. Voir Prise de notes pendant une réunion.

Utilisation du tableau blanc

Le tableau blanc virtuel s'utilise comme un tableau blanc physique. Les hôtes et participants peuvent ainsi s'en servir pour tracer des organigrammes, ainsi que tout autre type de diagramme ou d'information. Un large éventail d'options de dessin est disponible, y compris un surligneur, des formes, des flèches et du texte. Voir Dessin à l’écran grâce au tableau blanc.

Utilisez le tableau blanc pour tracer des diagrammes et ajouter du texte.

Diffusion du flux de la webcam

Les hôtes et participants peuvent diffuser le flux vidéo en direct de leur webcam. La vidéo apparaît alors dans le module Webcam de la salle de réunion. Plusieurs invités peuvent partager leur webcam en même temps. Les membres du public peuvent, quant à eux, visionner le flux vidéo des webcams. Voir Diffusion vidéo à travers une webcam

Communication téléphonique ou VoIP

Un numéro de conférence téléphonique est inclus dans votre compte ConnectNow. Vous pouvez utiliser le numéro fourni ou personnaliser le numéro de téléconférence affiché dans votre salle de réunion. Une autre option audio consiste en la voix sur IP, appelée VoIP. Le protocole VoIP permet aux hôtes et aux participants d'utiliser un microphone et des écouteurs (recommandé) pour transmettre les conversations vocales sur Internet. Les membres du public ne peuvent pas intervenir, mais ils sont en mesure d'écouter les conversations à travers des écouteurs ou des haut-parleurs. Pour plus d'informations, voir Conférence téléphonique et Connexion par VoIP.
Remarque : lorsque vous utilisez la solution de conférence téléphonique Adobe, les tarifs longue distance normaux s'appliquent.

Rôles et autorisations

Les rôles permettent d'affecter des autorisations et de déterminer les activités que les invités peuvent effectuer au cours d'une réunion. Les hôtes disposent du niveau d'autorisation le plus élevé. Trois rôles peuvent être définis pour les invités à une salle de réunion :

Hôte

L'hôte est le propriétaire de la salle de réunion ou un invité qui a été promu à ce rôle. Un hôte peut concevoir la disposition de la salle, spécifier les fonctions disponibles en cours de réunion ou encore inviter et gérer des invités. Il peut également contrôler l'accès à la salle de réunion, partager son écran et des fichiers, prendre le contrôle de l'ordinateur d'autres invités (après y avoir été autorisé) et utiliser le tableau blanc. Les autres fonctions mises à sa disposition sont la définition des options de conférence téléphonique, la diffusion de contenu vidéo, le contrôle des webcams, la modification des paramètres de conversation, la rédaction de notes partagées et la modification du rôle des invités. La réunion ne débute que lorsque l'hôte est présent.

Participant

Les participants peuvent partager et annoter leur écran, partager des fichiers et dessiner sur le tableau blanc. Ils peuvent également prendre des notes, définir les propriétés de leur microphone et de leurs haut-parleurs, diffuser du contenu audio et vidéo en direct ou encore envoyer des messages de conversation. Par défaut, tous les invités entrants se voient attribuer le rôle de participant. Le cas échéant, l'hôte peut modifier ce paramètre (Réunion > Préférences > Gestion de la salle de réunion), de sorte que tous les invités accèdent à la réunion en tant que membres du public.

Public

Les membres du public peuvent visualiser l'écran partagé d'un hôte ou d'un participant, afficher le flux de toute webcam partagée et écouter le contenu audio de la réunion. Ils peuvent également télécharger des fichiers partagés, afficher les notes de réunion et le tableau blanc ou encore envoyer des messages de conversation. Les membres du public ne peuvent pas partager leur écran, utiliser un microphone lors de conférences VoIP, diffuser de la vidéo en direct ou prendre des notes.