L’Organiseur de documents affiche tous vos documents Buzzword, les vôtres et ceux que d’autres utilisateurs ont partagés avec vous. Pour ouvrir un document dans l’Editeur, double-cliquez sur son icône. Pour créer un document vide, cliquez sur l’icône Nouveau document  dans la barre d’outils. Utilisez les icônes de tri de la barre d’outils de l’organiseur pour modifier le regroupement des documents : par auteur, par date de modification, par taille ou autre.

Les boutons de menu de Buzzword vous offrent un accès rapide aux principales commandes et options. Dans l’organiseur, cliquez sur l’icône située en regard d’un document pour activer un bouton de menu, puis ouvrir le menu contextuel du document.

A.

Menu Buzzword

B.

Icônes de tri

C.

Icône Nouveau document

D.

Icône Réunion

E.

Accès à Acrobat.com

F.

Barre des collaborateurs

G.

Bouton Partager

H.

Collaborateurs

I.

Synchronisateur

L’Editeur est conçu pour vous permettre de travailler en toute simplicité. Les six barres d’outils coulissantes en haut de la fenêtre vous permettent de choisir les polices et les styles de texte, ainsi que le format des paragraphes. Vous pouvez également faire appel aux barres d’outils pour ajouter des listes, des images, des tableaux et des commentaires à un document. Placez le pointeur sur une barre d’outils pour l’identifier. Cliquez sur l’icône pour développer la barre d’outils et placez le pointeur sur une option de la barre d’outils pour afficher les info-bulles.

A.

Barre d’outils

B.

Règle

C.

Icônes sur la barre d’outils

D.

Bouton Partager

E.

Collaborateurs

F.

Case d’accès

G.

Icône Historique

H.

Nombre de mots mal orthographiés

I.

Nombre de mots total

J.

Zoom

K.

Synchronisateur

A l’instar des barres d’outils coulissantes, les autres fonctions de Buzzword sont réduites lorsque vous ne les utilisez pas et se développent au besoin.

• Utilisez la règle pour définir les marges, les tabulations et les retraits. Pour afficher la règle, cliquez sur l’onglet Règle situé à gauche directement sous la barre d’outils.

• Cliquez sur l’icône Historique pour afficher (ou rétablir) des versions antérieures du document actuel et comparer les modifications entre les versions d’un même document.

• Cliquez sur la barre Zoom pour modifier l’agrandissement.

• Le Synchroniseur indique si vous avez des modifications non enregistrées et si vous êtes connecté à Internet. Cliquez dessus à tout moment pour enregistrer vos dernières modifications.

  

  A.

  Icône Historique

  B.

  Icône Zoom

  C.

  Icône Synchronisateur

N’oubliez pas le menu Buzzword de la barre de menus en haut de la fenêtre. Choisissez Buzzword > Paramètres et préférences pour modifier des paramètres tels que votre nom d’utilisateur, votre adresse électronique et l’icône utilisateur.

Buzzword vous propose de nouvelles approches pour la collaboration sur des documents. Plutôt que de diffuser plusieurs documents par courrier électronique, Buzzword conserve une seule copie sur laquelle une équipe entière peut collaborer. Ces fonctionnalités simplifient la collaboration et la rendent plus directe :

• documents partagés qui permettent à plusieurs personnes de travailler sur une seule copie en y apportant des commentaires et des modifications ;

• affectation de rôles de partage, parmi lesquels auteur, co-auteur, réviseur et lecteur, grâce auxquels plusieurs collaborateurs peuvent effectuer différentes tâches dans un document ;

• ajout de commentaires riches, pouvant inclure du texte, des tableaux et des images ;

• historique des versions du document ;

• barre des collaborateurs indiquant qui est invité à collaborer sur un document et quand chacun a consulté le document pour la dernière fois ;

• possibilité de définir un niveau d’accès de document permettant à toute personne disposant de son URL de le consulter ;

• partage de la liste de partage de manière à ce que toutes les adresses de messagerie associées à un document puissent être copiées vers un autre document.

Vous pouvez partager un document Buzzword avec autant de personnes que vous le souhaitez. Vous pouvez avoir le document ouvert en même temps que d’autres utilisateurs Buzzword, voir leurs modifications et eux les vôtres. Vous pouvez en outre partager un document pour sa seule consultation ou pour l’ajout de commentaires uniquement. Dans ce cas, les utilisateurs prévus peuvent insérer leurs commentaires dans le document, mais pas le modifier.

Que ce soit dans l’organiseur de documents ou dans l’éditeur, la barre des collaborateurs s’affiche au bas de la fenêtre Buzzword. Elle indique qui partage un document et son rôle. Elle indique également chez qui le document est ouvert. L’utilisateur apportant des modifications au document se voit marqué de l’étiquette « édition ».

Cette barre vous indique également qui a lu un document partagé et quand. Observez l’icône en regard d’un nom :

• Une ligne blanche continue indique que la personne a lu le document actif.

• Une ligne blanche en pointillés indique que la personne a lu une version plus ancienne.

• Placez le pointeur de la souris sur une icône pour afficher la date et l’heure.

• Une enveloppe indique qu’une invitation a été envoyée mais que le nouveau collaborateur n’a pas encore accepté l’invitation.

• Une barre oblique blanche (/) indique que le collaborateur n’a pas encore ouvert le document.

• Un carré vert ou rouge indique qu’une personne a ouvert le document ou est en train de le modifier.