Puede definir un grupo específico de documentos PDF como un catálogo y crear un índice unificado para el grupo entero de documentos. Cuando los usuarios buscan información específica en los documentos PDF catalogados, el índice permite que el proceso de búsqueda sea más rápido.

Al distribuir o publicar el grupo en un CD o sitio Web, puede incluir el índice con los documentos PDF.

Puede catalogar documentos escritos en caracteres latinos, chinos, japoneses o coreanos. Es posible catalogar texto de documentos, comentarios, marcadores, campos de formulario, etiquetas, metadatos de objetos y documentos, archivos adjuntos, información sobre el documento, firmas digitales, metadatos XIF (formato de archivo de imagen extendido) de imágenes y propiedades de documento personalizadas.

En primer lugar, cree la carpeta que contendrá los archivos PDF que desee incluir en el índice. Todos los documentos PDF deben estar completos en cuanto a contenido o funciones electrónicas, como vínculos, marcadores y campos de formulario. Si los archivos que va a incluir en el índice contienen documentos digitalizados, asegúrese de que el formato de texto permita realizar búsquedas. Divida los documentos en archivos más pequeños del tamaño de un capítulo para mejorar el rendimiento de la búsqueda. También puede agregar información a las propiedades de documento de un archivo para mejorar las funciones de búsqueda del archivo.

Antes de generar el índice de un grupo de documentos, es fundamental que configure la estructura de documentos en la unidad de disco o en el volumen del servidor de red y que verifique los nombres de archivo entre plataformas. Los nombres de archivo pueden truncarse y resultar difíciles de recuperar en una búsqueda entre plataformas. Para evitar este problema, tenga en cuenta estas directrices:

• Cambie el nombre de archivos, carpetas e índices utilizando la convención de nomenclatura de archivos MS-DOS (ocho caracteres o menos seguidos de una extensión de nombre de archivo de tres caracteres), particularmente si piensa entregar el grupo de documentos y crear un índice en un disco CD-ROM con formato ISO 9660.

• Elimine los caracteres extendidos, como los caracteres acentuados y caracteres que no sean ingleses, de los nombres de archivo y carpeta. (La fuente utilizada por la función Catálogo no admite los códigos de carácter 133 a 159.)

• No utilice carpetas excesivamente anidadas o nombres de ruta que superen los 256 caracteres para índices donde realizarán búsquedas usuarios de Mac OS.

• Si utiliza Mac OS con un servidor OS/2 LAN, configure IBM®LAN Server Macintosh (LSM) para aplicar las convenciones de nomenclatura de MS-DOS o indexe únicamente los volúmenes FAT (Tabla de asignación de archivos). (Los volúmenes HPFS [Sistema de archivos de alto rendimiento] pueden contener nombres de archivos largos e irrecuperables.)

  Si la estructura de documentos incluye subcarpetas que no desea indexar, puede excluirlas durante el proceso de indexado.

Para facilitar la búsqueda en un documento PDF, puede agregar información de archivo, denominada metadatos, a las propiedades del documento. (Puede ver las propiedades del documento PDF actualmente abierto seleccionando Archivo > Propiedades y haciendo clic en la ficha Descripción).

(Windows) También puede introducir y leer la información de las propiedades de datos en el escritorio. En el Explorador de Windows, haga clic con el botón derecho en el documento, elija Propiedades y haga clic en la ficha PDF. La información que escriba o modifique en este cuadro de diálogo aparecerá también en la descripción de las propiedades de documento al abrir el archivo.

Al agregar datos a las propiedades de documento, tenga en cuenta las siguientes recomendaciones:

• Utilice un título descriptivo adecuado en el campo Título. El nombre de archivo del documento aparecerá en el cuadro de diálogo Resultados de la búsqueda.

• Utilice siempre la misma opción (o mismo campo) para información similar. Por ejemplo, no agregue información importante a la opción Asunto en unos documentos y la opción Palabras clave en otros.

• Utilice un término sencillo y coherente para la misma información. Por ejemplo, no utilice biología en algunos documentos y ciencias de la vida en otros.

• Utilice la opción Autor para identificar el grupo responsable del documento. Por ejemplo, el autor de un documento sobre la normativa de contratación podría ser el Departamento de recursos humanos.

• Si utiliza números de pieza para el documento, agréguelos como palabras clave. Por ejemplo, la adición de Nºdoc=m234 a la opción Palabras clave puede indicar un documento concreto de una serie de varios cientos de documentos sobre un tema determinado.

• Utilice las opciones Asunto o Palabras clave, juntas o por separado, para clasificar los documentos por tipo. Por ejemplo, puede utilizar informe de estado como valor del campo Asunto y mensual o semanal como valor de la entrada Palabras clave de un mismo documento.

  Si ha recibido una formación especializada sobre los Adobe PDF, puede definir campos de datos personalizados, como Tipo de documento, Número de documento e Identificador de documento, al generar el índice. Se recomienda que únicamente utilicen estas opciones los usuarios avanzados, ya que no se abordan en la Ayuda completa de Acrobat.

Al generar un nuevo índice, Acrobat crea un archivo con la extensión .pdx y una nueva carpeta de soporte, que contiene uno o varios archivos con extensiones .idx. Los archivos IDX contienen las entradas de índice. Todos estos archivos deben estar disponibles para los usuarios que deseen realizar búsquedas en el índice.

Cuadros de diálogo de Acrobat Pro para el proceso de creación de índices

1. Elija Herramientas > Proceso de documentos > Índice completo de texto con catálogo y, a continuación, haga clic en Nuevo índice.
   Nota: Si no ve el panel Proceso de documentos, consulte las instrucciones para agregar paneles en Paneles de tareas.
2. En Título del índice, introduzca un nombre para el archivo de índice.
3. En Descripción del índice, introduzca información sobre el tipo de índice o su finalidad.
4. Haga clic en Opciones, seleccione cualquier opción avanzada que desee aplicar al índice y haga clic en Aceptar.
5. En Incluir estos directorios, haga clic en Agregar, seleccione una carpeta que contenga algunos o todos los archivos PDF que se van a indexar y haga clic en Aceptar. Repita este paso para agregar más carpetas.
   Nota: También se incluirá en el proceso de indexación cualquier carpeta anidada en una carpeta incluida. si no tiene previsto mover el índice ni los elementos del grupo de documentos, puede agregar carpetas de varios servidores o unidades de disco.
6. En Excluir estos subdirectorios, haga clic en Agregar y seleccione cualquier carpeta anidada que contenga archivos PDF que no desea indexar. Haga clic en Aceptar y repita, si es necesario.
7. Revise sus selecciones. Para editar la lista de carpetas que se van a incluir o excluir, seleccione la carpeta que desea cambiar y haga clic en Quitar.
8. Haga clic en Generar y especifique la ubicación del archivo de índice. Haga clic en Guardar y después:

   • Haga clic en Cerrar cuando finalice la indexación.

   • Para cancelar el proceso de indexación, haga clic en Detener.

   Nota: Si detiene la indexación, no podrá reanudar la misma sesión de indexación aunque no será necesario repetir las operaciones. Las opciones y selecciones de carpeta permanecen intactas. Puede hacer clic en Abrir índice, seleccionar el índice parcialmente terminado y revisarlo.
   Si los nombres de ruta largos aparecen truncados en las opciones Incluir estos directorios y Excluir estos subdirectorios, sitúe el puntero sobre los puntos suspensivos (...) hasta que se muestre la información sobre herramientas con la ruta completa de la carpeta incluida o excluida.

Con frecuencia, es conveniente crear una archivo Léame independiente y colocarlo en la carpeta con el índice. Este archivo puede facilitar a las personas detalles sobre el índice como:

• El tipo de documentos indexados.

• Las opciones de búsqueda admitidas.

• La persona de contacto o el número de teléfono al que se puede llamar en caso de duda.

• Una lista de números o palabras que se excluyen del índice.

• Una lista de las carpetas que contienen documentos incluidos en un índice basado en LAN, o bien una lista de los documentos incluidos en un índice basado en disco. También puede introducir una breve descripción del contenido de cada carpeta o documento.

• Una lista de los valores de cada documento si se han asignado valores en el campo Información de documento.

  Si un catálogo tiene una cantidad considerable de documentos, se recomienda incluir una tabla con los valores asignados a cada documento. La tabla puede formar parte del archivo Léame o de un documento independiente. Mientras elabora el índice, utilice la tabla para mantener la coherencia.

1. Seleccione Herramientas > Proceso de documentos > Índice completo de texto con catálogo y, a continuación, haga clic en Abrir índice.
2. Busque y seleccione el archivo de definición de índice (PDX) y haga clic en Abrir.
3. Si el índice se creó con Acrobat 5.0 o una versión anterior, seleccione Crear copia para crear un nuevo índice (sin sobrescribir la versión anterior) o seleccione Sobrescribir índice antiguo para sobrescribir el índice anterior.
4. En el cuadro de diálogo Definición del índice, realice los cambios deseados y haga clic en la función que desea Acrobat ejecutar:

   Generar

   Crea un nuevo archivo IDX con la información existente y lo actualiza agregando nuevas entradas y marcando las entradas modificadas u obsoletas como no válidas. Si realiza un gran número de cambios o utiliza esta opción varias veces en lugar de crear un índice nuevo, pueden incrementarse los tiempos de búsqueda.

   Volver a generar

   Crea un índice nuevo, sobrescribiendo la carpeta de índice existente y su contenido (archivos IDX).

   Depurar

   Elimina el contenido de índice (archivos IDX) sin eliminar el propio archivo de índice (PDX).

Puede programar cuándo y con qué frecuencia se genera, se vuelve a generar, se actualiza y se depura automáticamente un índice mediante la función Catálogo y un archivo de catálogo por lotes PDX (.bpdx). Un archivo BPDX es un archivo de texto que contiene una lista de los indicadores y rutas de archivos de índice de catálogo dependientes de la plataforma. Utilice una aplicación de programación, como Windows Scheduler, para mostrar el archivo .BPDX en Acrobat. A continuación, Acrobat vuelve a crear el índice según los indicadores en el archivo BPDX.

Puede desarrollar y comprobar un grupo de documentos indexados en la unidad de disco duro local y, a continuación, mover el grupo terminado a un servidor de red o una unidad de disco. La definición de índice contiene las rutas relativas entre el archivo de definición de índice (PDX) y las carpetas que contienen los documentos indexados. Si estas rutas relativas no cambian, no es necesario volver a generar el índice después de mover el grupo de documentos indexados. Si el archivo PDX y las carpetas que contienen los documentos indexados se encuentran en la misma carpeta, podrá conservar la ruta relativa moviendo simplemente dicha carpeta.

Si cambia la ruta relativa, deberá crear un índice nuevo después de mover el grupo de documentos indexados. Sin embargo, podrá seguir usando el archivo PDX original. Para usarlo, mueva primero los documentos indexados. A continuación, copie el archivo PDX en la carpeta donde desee crear el nuevo índice y edite las listas para incluir y excluir los directorios y subdirectorios según corresponda.

Si el índice se encuentra en una unidad o un volumen de servidor distinto al de su grupo, se romperá al mover el grupo o el índice. Si desea mover un grupo de documentos a otra ubicación de red o a un CD, cree y genere el índice en la misma ubicación que el grupo.