Firma de archivos PDF

Puede firmar un documento para certificar su contenido o aprobar el documento. Según el propósito, se utilizan distintos tipos de firmas.

Tipos de firmas

Un documento puede contener firmas de certificación, firmas de aprobación o ambas. El tipo de firma necesario depende del propósito tanto del autor como del firmante. Entre los tipos de firmas se incluyen los siguientes:

Firma de certificación
La firma de certificación TA brinda un nivel mayor de control de documentos que una firma de aprobación. Ya que debe ser la primera firma en un documento, se desactivan las opciones de menú de certificación si ya está presente otra firma. Además, puede controlar los tipos de cambios que pueden realizar otras personas.

Firma de aprobación
Una firma de aprobación es una firma digital aplicada al documento que no es una firma de certificación. Todas las firmas que no sean firmas de certificación se clasifican como firmas de aprobación.

Ambas firmas de certificación y aprobación cumplen los estándares de protección de datos especificado por el Instituto Europeo de Normas en Telecomunicaciones (ETSI). Además, ambos tipos de firma cumplen el estándar de Firma electrónica avanzada PDF (PAdES). Acrobat y Reader ofrecen una opción para cambiar el formato de firma predeterminado a un formato CAdES. Para ver esta opción, vaya a Edición > Preferencias > Seguridad > Preferencias avanzadas > Creación y expanda la lista Formato de firma predeterminado. Esta opción cumple con la Parte 3 del estándar PAdES. La capacidad de marca de hora y compatibilidad nativa para validación de firmas a largo plazo (introducido en Acrobat 9.1) cumple la Parte 4 del estándar PAdES. El formato de firma predeterminado, cuando está configurado en consecuencia, cumple con la Parte 2 del estándar PAdES.

Firmar un PDF

Puede firmar un PDF para indicar su aprobación utilizando una firma digital o una firma de tinta. Las firmas digitales pueden utilizarse para firmar un documento PDF varias veces y por diferentes personas. Cuando se firma un documento, la firma digital aparece en el campo de firma. El aspecto de la firma depende de las opciones elegidas. La información real de la firma digital se incrusta en el PDF.

En Acrobat, la primera persona que firma un documento puede agregar una firma de certificación para restringir los cambios realizados en el documento.

Nota: Para permitir a los usuarios de Reader firmar documentos utilizando cualquier tipo de firma, elija Archivo > Guardar como > PDF ampliado de Reader en Acrobat. A continuación, elija una opción de la lista.

Firmar un PDF: pasos rápidos

La firma es básicamente un proceso sencillo. Se puede complicar por requisitos especiales, como la creación de distintas firmas para distintos roles y la adición de marcas de hora. Pero para crear una firma sin complicaciones, siga estos pasos.

  1. Realice los cambios antes de firmar. Los cambios realizados en el documento después de que se firma pueden invalidar la firma.

  2. Obtenga un ID digital de su propia organización, compre un ID digital (consulte el sitio Web de Adobe para socios de seguridad) o cree uno con firma personal. Consulte Crear un ID digital con firma personal. No se puede firmar un PDF sin un ID digital.

  3. Arrastre el puntero para crear un espacio para la firma.

  4. Siga las indicaciones que aparecen en la pantalla para finalizar la firma del PDF.

Firmar con un nuevo ID digital

  1. Abra el PDF y elija Herramientas > Firmar y certificar > Firmar documento. Si no ve el panel Firmar y certificar o Protección, consulte las instrucciones para agregar paneles en Paneles de tareas.
  2. Si aparece un cuadro de diálogo, lea la información y, a continuación, haga clic en Aceptar.
  3. Arrastre el puntero para crear un espacio para la firma.
  4. Seleccione Un ID digital nuevo que deseo crear ahora en el cuadro de diálogo Agregar ID digital.
  5. En este cuadro de diálogo, seleccione una ubicación de almacenamiento para el ID digital.
  6. Escriba un nombre, una dirección de correo electrónico y otra información personal para el ID digital. Al certificar o firmar un documento, el nombre aparece en el panel Firmas y en el campo Firma.
  7. (Opcional) Para utilizar valores Unicode en caracteres extendidos, seleccione Activar compatibilidad Unicode y especifique los valores Unicode en los cuadros correspondientes.
  8. En el menú Usar ID digital para, elija si desea utilizar el ID digital para firmas, codificación de datos o ambas opciones.
  9. Escriba una contraseña para el archivo de ID digital. Para cada pulsación, el medidor de longitud de contraseña evalúa la contraseña e indica su longitud mediante patrones de colores.
  10. Confirme la contraseña y haga clic en Finalizar.

Firmar con el ID digital existente

  1. Abra el documento.
  2. Elija Herramientas > Firmar y certificar > Firmar documento. Si no ve el panel Firmar y certificar o Protección, consulte las instrucciones para agregar paneles en Paneles de tareas.
  3. Haga clic en un campo de firma existente o arrastre el puntero para crear un espacio para la firma.
  4. En el cuadro de diálogo Firmar documento, introduzca la firma de la siguiente manera:
    Contraseña
    Escriba la contraseña asociada al ID digital.

    Apariencia
    Seleccione modificar la información que se va a mostrar en la firma, por ejemplo, la fecha y hora.

    Bloquear documento tras firmar
    Si esta opción está disponible, selecciónela sólo si es el último destinatario que firma el documento. Al seleccionar esta opción, se bloquean todos los campos, incluido el campo de firma.

Firmar con una firma de tinta

Las firmas de tinta utilizan el color predeterminado de las marcas de la herramienta Lápiz. Para cambiar el color de la firma, haga clic con el botón derecho en la herramienta Lápiz en el panel Marcas de dibujo que aparece al elegir Comentario > Marcas de dibujo. A continuación, seleccione Propiedades predeterminadas de herramienta y cambie el color en la ficha Aspecto.

  1. Para firmar un PDF con una firma de tinta, realice una de las siguientes acciones:
    • En Acrobat, seleccione Herramientas > Firmar y certificar > Aplicar tinta a firma. Si no ve el panel Firmar y certificar o Protección, consulte las instrucciones para agregar paneles en Paneles de tareas.

    • En Reader, elija Herramientas > Funciones ampliadas > Aplicar tinta a firma. (Este comando sólo se muestra disponible si el creador del PDF activó la firma digital y los derechos de inserción de comentarios.)

      El cursor cambiará a una cruz.

  2. Haga clic donde desee firmar y dibuje su firma.
  3. Para incluir la firma con el documento, guarde el PDF.
Nota: No podrá agregar una firma de tinta a un PDF creado en LiveCycle Designer ES o LiveCycle Forms ES. Los documentos PDF creados en esas fuentes no admiten comentarios ni marcas.

Firmar en el modo Vista previa de documento

Cuando la integridad del documento es fundamental para el flujo de trabajo de firma, utilice la función Vista previa de documento para firmar documentos. Esta función analiza el documento en busca de contenido que pueda alterar el aspecto del documento. Suprime dicho contenido permitiéndole ver y firmar el documento en un estado estático y seguro.

La función Vista previa de documento le permite saber si el documento tiene contenido dinámico o dependencias externas. También le permite averiguar si el documento tiene construcciones como campos de formulario, contenido multimedia o JavaScript que pueden afectar a su aspecto. Tras revisar el informe, puede ponerse en contacto con el autor del documento para consultarle los problemas registrados en el informe.

El modo Vista previa de documento también se puede usar fuera de un flujo de trabajo de firma para comprobar la integridad de un documento.

  1. Seleccione Edición > Preferencias.
  2. En el cuadro de diálogo Preferencias, seleccione Seguridad en la parte izquierda.
  3. Seleccione Ver documentos en el modo de vista previa de documentos al firmar y haga clic en Aceptar.
  4. En el PDF, haga clic en el campo de firma y elija Firmar documento.

    La barra de mensajes del documento aparece y muestra el estado de cumplimiento y las opciones.

  5. (Opcional) Haga clic en Ver informe en la barra de mensajes del documento (si está disponible) y seleccione cada elemento de la lista para ver sus detalles. Cuando haya terminado, cierre el cuadro de diálogo Informe de firma PDF.
  6. Cuando esté satisfecho del estado del documento, haga clic en Firmar documento en la barra de mensajes del documento y agregue su firma digital.
  7. Guarde el PDF con un nombre diferente del original y cierre el documento sin realizar ningún otro cambio.

Certificar un PDF

Cuando se certifica un PDF, se indica que se aprueba su contenido. También se pueden especificar los tipos de cambios permitidos para que el documento siga estando certificado. Por ejemplo, suponga que un departamento gubernamental crea un formulario con campos de firma. Al completar el formulario, el departamento certifica el documento para permitir que los usuarios cambien únicamente los campos de formulario y firmen el documento. Los usuarios pueden rellenar el formulario y firmar el documento. Sin embargo, si quitan páginas o agregan comentarios, el documento no conservará su estado certificado.

Sólo se puede aplicar una firma de certificación si el PDF no contiene ninguna otra firma. Las firmas de certificación pueden ser visibles o invisibles. Un icono de lazo azul  en el panel Firmas indica una firma de certificación válida. Se requiere un ID digital para agregar la firma de certificación digital.

  1. Elimine contenido, como código JavaScript, acciones o medios incrustados, que pueden comprometer la seguridad del documento.

    Para permitir a otros usuarios de Adobe Reader firmar el documento, habilitar los derechos de uso seleccionando Archivo > Guardar como > PDF ampliado de Reader en Adobe Acrobat.

  2. Elija Herramientas > Firmar y certificar y, a continuación, seleccione una de las siguientes opciones. Si no ve el panel Firmar y certificar o Protección, consulte las instrucciones para agregar paneles en Paneles de tareas.
    • Con firma visible.

    • Sin firma visible. Si elige esta opción, la firma aparece únicamente en el panel Firmas.

  3. Haga clic en Aceptar en el cuadro de diálogo Guardar como documento certificado.

    Si va a certificar con firmas visibles, puede colocar la firma en un campo de firma existente o crear un campo nuevo. Siga las instrucciones de los mensajes para escoger la ubicación.

  4. Si va a agregar una firma visible, dibuje el campo de firma en la página.
    Nota: Si ha activado Ver documentos en el modo de vista previa de documentos al firmar en las preferencias de seguridad, haga clic en Firmar documento en la barra de mensajes del documento.
  5. Siga las instrucciones de la pantalla para seleccionar un ID digital, si se le solicita uno.
    Especifique un ID predeterminado para evitar que se le pida uno cada vez que firme un PDF.
  6. En el cuadro de diálogo Certificar documento, especifique los cambios permitidos, escriba la contraseña o PIN correspondiente a su ID digital y, a continuación, haga clic en Firmar.
    Nota: Ciertos ID digitales están configurados para solicitar una contraseña u otro tipo de autenticación del usuario después de hacer clic en el botón Firmar.
  7. Guarde el PDF con un nombre de archivo diferente del original y cierre el documento sin realizar ningún otro cambio. Es conveniente guardarlo como un archivo diferente y así poder guardar el documento original sin firmar.

Aplicar marca de hora a un documento

Acrobat X ofrece a los usuarios la capacidad de agregar una marca de hora de documento a un archivo PDF sin exigir también una firma basada en la identidad. De esta forma, se pueden declarar la autenticidad y la existencia de un documento en un determinado momento. Estas marcas de hora son compatibles con las funciones de marca de hora y revocación que se describen en la Parte 4 del estándar ETSI 102 778 PDF de firmas electrónicas avanzadas (PAdES). Los usuarios de Reader X pueden también aplicar marca de hora a un documento si el documento incluye las funciones de habilitación adecuadas de Reader.

Para obtener más información sobre PAdES, consulte: blogs.adobe.com/security/2009/09/eliminating_the_penone_step_at.html

Para colocar una marca de hora de documento:

  1. Abra el documento al que desee agregar una marca de hora.
  2. Elija Herramientas > Firmar y certificar > Aplicar marca de hora al documento. Si no ve el panel Firmar y certificar o Protección, consulte las instrucciones para agregar paneles en Paneles de tareas.
  3. En el cuadro de diálogo Elegir servidor de marca de hora predeterminado, seleccione un servidor de marca de hora predeterminado de la lista o agregue uno nuevo.
  4. Haga clic en Siguiente y, a continuación, guarde el documento con la marca de hora.

Eliminar una firma digital

 Realice una de las acciones siguientes:
  • Para quitar una firma, haga clic con el botón derecho en el campo de firma, y elija Borrar firma.

  • Para quitar todas las firmas de un PDF, elija Borrar todos los campos de firma en el menú Opciones del panel Firmas.

No se pueden quitar firmas a menos que usted sea quien las colocó y tenga instalado el ID digital para firmarlas.

Para eliminar el campo de firma en Acrobat, elija Herramientas > Contenido > Seleccionar objeto. A continuación, seleccione el campo de firma y pulse la tecla Suprimir.

Recursos adicionales

Para obtener más información sobre las firmas digitales, consulte los siguientes recursos: