Dirección de formación con Acrobat Connect Pro



    Gestionar catálogo de formación

    El catálogo de formación proporciona a los administradores de formación un medio para organizar cursos y programas. Por ejemplo el administrador de formación puede hacer que una gran cantidad de cursos estén disponibles por medio del catálogo de formación, sin colocar todos esos cursos en programas. Por otro lado, el administrador de formación puede crear un programa y, a continuación, indicar a los alumnos que hay una gran variedad de información adicional en el catálogo de formación.

    Nota: Cuando utilice el catálogo de formación, agregue a todos los alumnos en el grupo de permisos Estudiantes. De este modo, los alumnos pueden ver todas las opciones de formación incluidas en el catálogo. Si desea limitar el acceso a determinadas opciones de formación dentro del catálogo, organice los materiales de formación en carpetas y personalice los permisos en ellas.

    Los administradores de Acrobat Connect Pro ajustan los permisos en el catálogo de formación. Para obtener más información, consulte Configuración del catálogo de formación.

    Nota: Los administradores de Acrobat Connect Pro pueden cambiar los ajustes de automatriculación a fin de atenerse a las normativas en vigor. Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

    Abrir el catálogo de formación

    Cuando utilice el catálogo de formación por primera vez, le puede resultar útil crear carpetas para organizar la información. Por ejemplo, puede crear carpetas que representen diferentes departamentos (Contabilidad, Recursos Humanos, etc.) o distintos tipos de formación (Inicial, Intermedio, Avanzado, etc.).

    1. Haga clic en la ficha Formación en Acrobat Connect Pro Central.
    2. Haga clic en Catálogo de formación.
    3. Haga clic en Nueva carpeta para empezar a crear carpetas y organizar el catálogo. Puede crear carpetas dentro de otras para definir una jerarquía.

    Configuración de permisos en el catálogo de formación

    Puede establecer permisos para carpetas y elementos en el Catálogo de formación. Es una función útil si su Catálogo de formación está organizado en una estructura de carpetas y desea controlar quién puede gestionar y publicar en cada carpeta.

    1. Haga clic en la ficha Formación en Acrobat Connect Pro Central.
    2. Haga clic en Catálogo de formación.
    3. Seleccione la casilla de verificación junto a una carpeta o un elemento.
    4. Haga clic en Definir permisos.
    5. En la lista Permisos actuales para, seleccione un individuo o un grupo, haga clic en Permisos y seleccione un nivel de permiso (Acceso denegado, Ver, Publicar o Gestionar).
    Nota: De forma predeterminada, el grupo Alumnos tiene permisos de visualización para el nivel raíz del Catálogo de formación. Este ajuste predeterminado permite que cualquier miembro del grupo Alumnos vea el nivel raíz del Catálogo de formación. Puede cambiar los permisos para controlar quién puede ver el Catálogo de formación.

    Adición de elementos al catálogo de formación

    Sólo los cursos, los programas y las clases virtuales se pueden agregar al catálogo de formación; para utilizar contenido en el catálogo, convierta dicho contenido en un curso. Cuando se agrega un curso o un programa al catálogo de formación, especifique también si los alumnos se pueden matricular.

    1. Haga clic en la ficha Formación en Acrobat Connect Pro Central.
    2. Vaya al curso/programa que desea agregar al catálogo de formación y haga clic en él.
    3. Haga clic en Ajustes del catálogo de formación.
    4. Seleccione Enumerar en el catálogo de formación para que los estudiantes se automatriculen. Esta función permite que los usuarios registrados se agreguen a la lista de permisos para el curso o el programa del catálogo de formación.
    5. Realice una de las siguientes acciones:

      • Seleccione La matriculación requiere la aprobación del responsable del curso para que los alumnos deban recibir aprobación antes de concederles acceso al curso o al programa en el catálogo de formación. Seleccione Notificar a los responsables del curso las solicitudes de aprobación por correo electrónico para recibir un mensaje por correo electrónico cada ver que un alumno desee automatricularse. Si no selecciona esta opción, deberá comprobar en el catálogo de formación si hay alumnos con el estado pendiente.

      • Seleccione Se ha abierto la matriculación para que los alumnos puedan acceder al curso o programa.

    6. Seleccione Mostrar en el catálogo de formación.
    7. Vaya a una ubicación dentro del catálogo de formación para el curso o el programa y haga clic en Aceptar.
    8. Haga clic en Guardar.
    Nota: En los informes de formación no se incluye la información de automatrícula.

    Informar a los alumnos acerca del catálogo de formación

    Una vez que haya organizado y agregado contenido al catálogo de formación, notifíquelo a sus alumnos.

    Nota: Si va a enviar una notificación por correo electrónico a los alumnos sobre el programa y la información adicional de éste se puede encontrar en el catálogo de formación, edite el texto de notificación para incluir un vínculo al catálogo. De este modo, los alumnos tendrán toda la información necesaria con un único mensaje de correo electrónico.
     Informe a los alumnos sobre el catálogo de formación con uno de los siguientes métodos:

    • Notifíqueles que hay una nueva ficha Catálogo de formación situada en la página de inicio de Acrobat Connect Pro.

    • Envíeles un mensaje de correo electrónico con un vínculo al catálogo de formación.

    • Coloque un vínculo al catálogo de formación en su portal Web.

    Nota: Un vínculo en un mensaje de correo electrónico o en un portal Web puede también dirigirse a un curso dentro del catálogo de formación.

    Aprobación de los alumnos matriculados en la formación

    Si ha seleccionado la opción que requiere aprobación al agregar cursos, programas o clases virtuales en el Catálogo de formación, necesitará gestionar y aprobar a los alumnos que quieran ver los elementos del catálogo. Requerir la aprobación permite a los administradores de formación escalonar las aprobaciones y limitar el número de alumnos que pueden acceder a la vez a un determinado curso, programa o clase virtual.

    1. Realice una de las siguientes acciones:

      • Si ha seleccionado la opción de recibir una notificación por correo electrónico cuando los alumnos soliciten la aprobación para un curso, programa o clase virtual en el catálogo de formación, haga clic en el vínculo del mensaje.

      • Si no ha seleccionado la opción de recibir una notificación por correo electrónico, haga clic en la ficha Formación, diríjase al curso, programa o clase virtual para el que desea aprobar a alumnos y haga clic en el curso, programa o clase virtual.

    2. Haga clic en Gestionar alumnos matriculados.
    3. En la lista Alumnos matriculados actualmente en, seleccione un individuo con el estado de Pendiente de aprobación.
    4. Haga clic en Permiso y seleccione Matriculado. (También tiene la opción de cambiar los permisos de un alumno a Denegado o Pendiente de aprobación).
    5. En el cuadro de diálogo que aparece, seleccione Sí si desea notificar al alumno que está matriculado.

    Clases virtuales

    El diseño de las clases virtuales es flexible y proporciona muchas maneras de presentar información e interactuar con los asistentes.

    Nota: Un administrador puede haber habilitado las Condiciones de uso que se deben aceptar antes de entrar en una clase virtual. (Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control).
    1. Desde la ficha de Formación en Acrobat Connect Pro Central, navegue hasta la clase virtual en la que quiera entrar.
    2. Haga clic en el nombre de una clase virtual en la lista situada debajo de la barra de navegación.
    3. Haga clic en Entrar en la clase virtual o en la URL de la clase.
    4. Administre los asistentes que vayan llegando, aprobando o denegando su solicitud de acceso. Para obtener más información, consulte Invitación a asistentes y aceptación o denegación del acceso.
    5. Dirija la formación para los asistentes. A continuación, le ofrecemos algunas ideas:

      • Cambie entre los diseños de clase virtual Punto de encuentro, Clase y Análisis. Puede ser recomendable empezar con Punto de encuentro, que contiene un pod de chat de gran tamaño para que los asistentes se presenten ante los demás. A continuación, cambie al diseño Clase para compartir cursos. Por último, utilice el diseño Análisis, el cual ofrece un pod de encuestas que puede utilizar para pedir a los asistentes que valoren su experiencia en la clase virtual.

      • Inicie cursos en el pod de uso compartido de cursos. Sincronice y desincronice el curso como sea necesario. Para obtener más información, consulte Invitación a asistentes y aceptación o denegación del acceso.

      • Interactúe con los asistentes a través de la lista de asistentes. Formule a los asistentes preguntas que puedan responder con iconos gestuales y anímeles a hacer preguntas levantando la mano de forma virtual. Para obtener más información, consulte Comunicación con asistentes a formaciones o reuniones y Preguntas o respuestas durante una sesión de formación o reunión.

      • Utilice el pod de cámara y voz para retransmitir su fotografía o voz, o la de un asistente. Para obtener más información, consulte Habilitar a los participantes para que retransmitan audio y vídeo.

      • Mueva a los asistentes a subsalas diferentes para que puedan colaborar en grupos más pequeños. Para obtener más información, consulte Creación y gestión de las salas de grupo de trabajo.

      • Utilice la pizarra para colaborar con los asistentes, para permitirles ayudarse entre ellos para responder a una pregunta o para sugerir ideas. Para obtener más información, consulte Compartir una pizarra.

      • Utilice el pod de chat para comunicarse con los asistentes o responder a preguntas. Para obtener más información, consulte Chat y preguntas y respuestas en reuniones.

      • Incluya anotaciones en el pod de notas, como preguntas que buscar, información que agregar a un curso o ideas para mejorar la clase virtual. Para obtener más información, consulte Toma de notas en una reunión.

    6. Para cerrar la sesión de clase virtual, seleccione Reunión > Finalizar reunión.
    Nota: Los administradores de Acrobat Connect Pro pueden cambiar los ajustes de los pods, el uso compartido y otros elementos a fin de atenerse a las normativas en vigor. Estos ajustes afectan el diseño de las clases virtuales y a las acciones que se pueden llevar a cabo en ellas. Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

    Comunicación con asistentes a formaciones o reuniones

    Es importante crear un sentido de comunidad en una sesión de reunión o formación y animar a los asistentes a participar. Los anfitriones y presentadores marcan el tono de las sesiones y pueden enseñar a los asistentes a ser participantes activos.

    Una manera sencilla de comunicarse y participar consiste en utilizar los iconos gestuales que aparecen en la lista de asistentes. Estos iconos pueden expresar una emoción, como reír o aplaudir, hacer una solicitud al anfitrión, como hablar más alto o más despacio, o iniciar una acción, como levantar la mano o expresar acuerdo con un comentario.

    Para utilizar los iconos gestuales, simplemente hay que hacer clic en una imagen. Se aconseja a los anfitriones y presentadores que incluyan unas sencillas instrucciones en el pod de notas para los asistentes que utilicen los iconos gestuales en una sesión de reunión o formación por primera vez. Otra opción es que empleen audio para explicar cómo se utilizan los iconos gestuales.

    A continuación, se ofrecen más consejos para mejorar la comunicación entre los asistentes en una reunión o formación:

    • Explique a los asistentes cómo se utilizan los iconos gestuales junto con el audio y posteriormente ayúdeles cuando intenten utilizar dichas funciones. Si los asistentes levantan la mano, acepte sus preguntas y respóndalas, de modo que comprendan cómo funciona el flujo de comunicación.

    • Sea el participante más activo en el uso de iconos gestuales. Cuando un asistente haga un comentario, utilice los iconos para mostrar una sonrisa o aplaudir. Si está ocupado con una presentación detallada, consiga la ayuda de otro anfitrión o presentador para que utilice iconos gestuales y administre la lista de asistentes.

    • Una forma fácil de conseguir que los asistentes se mantengan activos durante la sesión de reunión o formación consiste en hacer preguntas sencillas que podrán responder rápidamente mediante los iconos gestuales Aceptar o Rechazar. Estos iconos gestuales no desaparecen automáticamente; por tanto, cuando considere que la mayoría de los asistentes ha respondido, haga clic en Opciones   y seleccione Borrar el estado de todos.

    • Al principio de una sesión de reunión o formación, compruebe el volumen de su voz y pida a los asistentes que utilicen los iconos gestuales para indicarle si debería hablar más alto o más bajo.

    • Si acepta a un asistente que ha levantado la mano y le concede derechos de voz, puede además permitirle que comparta la pantalla. Para ello, coloque el puntero sobre el nombre del asistente en la lista de asistentes y seleccione Compartir pantalla  . Esto puede resulta útil si, de este modo, se puede aclarar una pregunta o proporcionar información. Supone además otra técnica para que los asistentes se involucren activamente en la sesión de formación o reunión.

    • Cuando esté en modo de uso compartido de la pantalla, no podrá ver la lista de asistentes. Esto puede dificultar recordar qué derechos se han concedido a los asistentes. Intente regresar a la vista normal regularmente o colabore con otro anfitrión que pueda ver y gestionar la lista de asistentes por usted.

    • En la lista de asistentes, coloque el puntero sobre el nombre de un asistente para silenciar o anular el silencio de su micrófono como sea necesario durante una llamada de conferencia de audio.

    • Cuando un anfitrión conceda el permiso a un asistente para que comparta la pantalla, la ventana de notificación aparecerá solamente durante 10 segundos. Si el asistente no hace clic en Aceptar en dicha ventana durante esos 10 segundos, perderá el derecho a compartir la pantalla.

    • Si un presentador o anfitrión no está hablando, pero ha dejado el botón Púlselo para hablar activado en la barra de herramientas de VoIP, otro anfitrión puede colocar el puntero sobre su nombre en la lista de asistentes y seleccionar Silenciar micrófono, a fin de reducir el ruido de fondo.

    Nota: Los administradores de Acrobat Connect Pro pueden cambiar los ajustes de los pods, el uso compartido y otros elementos a fin de atenerse a las normativas en vigor. Estos ajustes afectan el diseño de las salas de reuniones y las clases virtuales, así como a las acciones que se pueden llevar a cabo en ellas. Para obtener más información, consulte Trabajo con ajustes de cumplimiento y control.

    Aceptación de preguntas de los asistentes

    Acrobat Connect Pro permite que los asistentes levanten la mano en la pantalla (por medio de iconos gestuales), hagan una pregunta con el pod de chat o por audio (telefonía o VoIP), y reciban la respuesta a su pregunta por parte del anfitrión. Los asistentes pueden utilizar los iconos gestuales para levantar la mano en cualquier momento, mientras que los anfitriones y presentadores pueden aceptar o denegar la mano levantada.

    1. Durante una sesión de formación o reunión, realice una de las acciones siguientes o ambas:

      • Utilice audio (telefonía o VoIP) o el pod de chat para hacer una pregunta a los asistentes.

      • Informe a los asistentes, con audio o el pod de chat, sobre cómo responder a preguntas por sí solos.

    2. Cuando un asistente levanta la mano por medio de los iconos gestuales en el pod de lista de asistentes, sucede lo siguiente:

      • Todos los participantes en la sesión de formación o reunión pueden ver el icono de mano levantada junto al nombre del asistente en la lista. Si varios asistentes levantan la mano, la primera persona en hacerlo estará situada en la parte superior de la lista y así sucesivamente.

      • Recibirá una notificación en la esquina superior derecha de la clase virtual o la sala de reuniones para que la apruebe o deniegue. Si utilizó el complemento para abrir la sala y comparte la pantalla, la notificación aparecerá en la esquina inferior derecha de la pantalla. Si varios asistentes levantan la mano a la vez, cada notificación individual muestra cuántas manos levantadas hay y la posición del asistente en cuestión. Por ejemplo, 4/10 indica que el asistente ha levantado la mano en cuarto lugar entre diez.

    3. Para gestionar las manos levantadas, realice las acciones siguientes:

      • Si desea aceptar la mano levantada, haga clic en Aceptar en uno de los mensajes de notificación. Puede aprobar todas las manos levantadas; para ello, seleccione todos los asistentes en la lista de asistentes y, a continuación, coloque el puntero sobre uno y seleccione Conceder derechos de micrófono . Junto al nombre del asistente en la lista, el icono de mano levantada  será reemplazado con el icono de conceder derechos de micrófono  y el nombre del asistente se incluirá en la lista de asistentes por orden alfabético. El asistente recibe una notificación de que tiene derechos de voz y puede hacer clic en Hablar ahora para hacer o responder una pregunta. Si el asistente necesita compartir la pantalla, coloque el puntero sobre el nombre de éste en la lista de asistentes y seleccione Compartir pantalla. Cuando un asistente haya terminado de hablar, coloque el puntero sobre su nombre en la lista de asistentes y haga clic en Revocar derechos de micrófono para revocar su derecho de voz.

      • Para rechazar una mano levantada, haga clic en Rechazar en alguno de los mensajes de notificación o coloque el puntero sobre el nombre del asistente en la lista de asistentes y seleccione Rechazar la mano .

    4. (Opcional) Para borrar todos los iconos gestuales de la lista de asistentes (excepto Salió), haga clic en las opciones de la lista  y seleccione Borrar el estado de todos.

    Realización de preguntas mediante audio

    Al igual que en una sala de reuniones o clase normal, puede hacerle a un asistente determinado una pregunta directa. Para ello, haga la pregunta, conceda al asistente derechos de micrófono temporales para que responda y, a continuación, revoque los derechos.

    1. Durante una sesión de formación, coloque el puntero sobre un nombre en la lista de asistentes.
    2. Seleccione Conceder derechos de micrófono .
    3. El asistente recibe un mensaje de notificación en la esquina superior derecha de su pantalla y hace clic en Hablar ahora para comenzar a hablar. Cuando el asistente haya terminado de hablar, coloque el puntero sobre su nombre en la lista de asistentes y haga clic en Revocar derechos de micrófono para revocar su derecho de voz.