Conferencias web con Adobe ConnectNow

Sala de reuniones en línea

Adobe® ConnectNow le permite a usted y a otro usuario acceder a una sala de reuniones en línea personal y segura. Utilice la sala de reuniones para colaborar con otros en la web en tiempo real. La reunión se puede controlar desde el panel de uso compartido de pantalla y los asistentes pueden ver su pantalla en el pod Uso compartido de pantalla de la sala de reuniones. Los asistentes pueden aplicar el zoom para ampliar el documento compartido, seguir los movimientos del ratón del presentador o desplazarse independientemente por las áreas de interés. Todos los asistentes pueden colaborar independientemente de las diferencias que existan en los sistemas operativos o en el software instalado.
Nota: si necesita acceso a la reunión para más de dos personas, puede adquirir una suscripción para un grupo más amplio.
  • Comparta y realice anotaciones en todo el escritorio o en determinadas aplicaciones en la pantalla de su equipo.

  • Envíe mensajes de conversación o chat.

  • Comuníquese utilizando audio integrado.

  • Transmita vídeo en directo.

  • Capture notas de reunión.

  • Controle el equipo de un asistente de forma remota.

Acceda a las funciones de la sala de reuniones de modos diferentes. Por ejemplo, utilice los menús y lo iconos de la barra de menús o haga clic en el icono de flecha en una barra de título de pod para ver un menú. También puede hacer clic con el botón derecho en algunos pods para que aparezca un menú.

Ver gráfico a tamaño completo
Perspectiva general de la sala de reuniones
A.
Barra de menús

B.
Pod Uso compartido de pantalla

C.
Lista de asistentes

D.
Invitar participantes

E.
Pantalla de uso compartido

F.
Carga de un archivo

G.
Compartir cámara web

H.
Compartir micrófono

I.
Establecimiento de conferencia telefónica

J.
Pod Cámara web

K.
Pod Conversación

L.
Pod Notas compartidas

Referencia de pod

Pod Conversación

Envíe un mensaje de conversación a otro asistente, a todos los anfitriones de la reunión o a todos los asistentes. Escriba su mensaje en el cuadro Entrar a conversación aquí y haga clic en Enviar. Cuando reciba un mensaje de conversación, el pod de conversación muestra el nombre del remitente y el mensaje. Si el mensaje sólo lo ha recibido usted, también incluirá “(en privado).” El anfitrión puede desactivar la conversación privada. Cuando se desactiva la conversación privada, los asistentes pueden enviar mensajes de conversación a todos los anfitriones o a todo los usuarios, pero no a asistentes individuales.

El texto de la conversación se puede presentar en un color personalizado.
Seleccione un asistente en el menú A para conversar de forma privada.
  • Para seleccionar un color de fuente personalizado para los mensajes de conversación, utilice el selector de color del pod de conversación.

    Nota: el color de la fuente de conversación privada siempre es rojo. Los mensajes enviados al anfitrión siempre son de color azul. Estos colores se aplican aunque cambie el color de fuente de conversación.
  • Para añadir una marca de hora al mensaje de conversación, haga clic en Reunión > Preferencias > Conversación y seleccione Mostrar marcas de hora en mensajes de conversación. Seleccione AM/PM o un reloj de 24 horas.

  • Para desactivar la conversación privada, haga clic en Reunión > Preferencias > Conversación y anule la selección de Permitir conversación privada entre asistentes.

  • Para guardar el texto de la conversación como archivo de Microsoft Word (.doc), en la barra de título del pod de conversación, haga clic en la flecha abajo y seleccione Guardar como.

ConnectNow admite los siguientes iconos gestuales en el pod de conversación:

Combinación de teclas

Icono

:-) o :)

:( o :-(

;) o ;-)

:D o :-D

:p o :P o :-p o :-P

X-( o X(

Pod Notas compartidas

Los anfitriones y los participantes pueden utilizar el pod de notas compartidas para tomar notas de la reunión o mostrar agendas y otra información sobre la reunión. Para utilizarlo, comience a escribir en el pod. Los miembros del público pueden leer, pero no escribir, texto en el pod de notas compartidas. El texto permanece visible en el pod de notas compartidas durante toda la reunión o hasta que el anfitrión o un participante borre la nota.

  • Cambie el tamaño de la fuente, cree listas con viñetas, aplique negrita o cursiva al texto y cambie el color del texto.

  • (Opcional) Para guardar las notas como archivo de Microsoft Word (.doc), haga clic en Guardar en la barra de formato antes de que termine la conversación. (Las notas se borran automáticamente cuando finaliza la reunión.)

    Nota: los participantes pueden guardar las notas sólo si utilizan el complemento ConnectNow para asistir a la reunión. Los miembros del público no pueden guardar notas, pero pueden copiar el contenido del pod de notas compartidas y pegarlo en otro programa como Notepad o Microsoft Word.

Pod Archivos

Los anfitriones y los participantes pueden distribuir comentarios y archivos con facilidad a otros asistentes añadiendo el archivo al pod Archivos. Los anfitriones y participantes pueden cargar, cambiar el nombre y eliminar archivos en este pod. Cualquier asistente puede descargar y ordenar archivos en el pod de archivos. Cuando finaliza una reunión, todos los archivos cargados se eliminan del pod. La próxima vez que comienza una reunión en la misma sala, los asistentes no ven los archivos de la reunión anterior.

  1. Seleccione Pods > Archivos.

  2. Para añadir un archivo desde el equipo, haga clic en Cargar un archivo, elija el archivo y haga clic en Abrir.

  3. Una vez que el archivo esté en el pod de archivos, haga clic con el botón derecho en el nombre del archivo para eliminarlo, si es necesario.

  4. (Opcional) Los asistentes pueden descargar el archivo seleccionándolo en el pod y haciendo clic en Guardar archivo seleccionado.

Pod Pizarra

Los anfitriones y participantes pueden utilizar la pizarra para dibujar conceptos, diagramas de flujo, bosquejos de interfaz de usuario, anotaciones y otros diagramas básicos. Existen distintas opciones de dibujo para la pizarra, entre las que se incluyen lápiz marcador de resaltado, formas, flechas y texto. Los miembros del público sólo pueden ver la pizarra.

  1. Seleccione Pods > Pizarra.

  2. En el pod Pizarra, seleccione una herramienta, como la herramienta de texto o flecha y haga clic en la pizarra.

  3. (Opcional) Arrastre la barra de herramientas de la pizarra a una ubicación diferente en el pod Pizarra si estuviera en un lugar no deseado.

Utilice la pizarra para dibujar diagramas y añadir texto.
Utilice la pizarra para dibujar diagramas y añadir texto.

Pod Anotar

Mientras se comparte la pantalla, los anfitriones y participantes pueden detener su visualización y realizar anotaciones utilizando las herramientas de dibujo de la pizarra. La anotación resulta útil si todos los asistentes deben revisar un elemento o documento en colaboración. Cuando haya terminado, puede guardar una copia de la pantalla con anotaciones en formato PNG. Los miembros del público podrán ver las anotaciones de la pantalla conforme se realicen, pero no podrán participar.

  1. En el panel Uso compartido de pantalla, haga clic en el signo más para abrir el pod Anotar en la parte inferior del panel y después haga clic en Iniciar. La pantalla compartida muestra un conjunto de herramientas de anotación

  2. Utilice las herramientas para marcar la pantalla compartida añadiendo flechas, formas y comentarios de texto. Si desea guardar la pantalla con anotaciones como archivo PNG, haga clic en Guardar en la barra de herramientas.

  3. Cuando haya terminado de realizar anotaciones en la pantalla compartida, haga clic en Detener en el pod Anotar.

Pod Cámara web

Los anfitriones y los participantes de la reunión pueden utilizar la cámara web para emitir vídeo en directo desde sus cámaras web. Varios asistentes pueden compartir sus cámaras web al mismo tiempo. Los miembros del público pueden ver las cámaras web. Cuando se comparte una cámara, el vídeo aparece en el pod Cámara web. Las imágenes de vídeo se organizan automáticamente y cambian de tamaño conforme otros anfitriones y participantes comparten o detienen sus cámaras. Las imágenes de vídeo también cambian de tamaño si el anfitrión cambia el tamaño del pod Cámara web.

Nota: la emisión de vídeo en directo funciona mejor con conexiones de banda ancha de alta velocidad. Los asistentes con conexiones más lentas pueden experimentar la visualización de imágenes irregulares o disparejas. De forma predeterminada, el vídeo se emite con un ancho de banda amplio. El anfitrión puede cambiar esta configuración haciendo clic en Reunión > Preferencias > Cámara web.
Es posible compartir varias cámaras web en una sala de reuniones.
  1. Abra el pod Cámara web haciendo clic en Pods > Cámara web.

  2. En este pod, haga clic en Iniciar mi cámara.

    Si Flash Player muestra una indicación que solicita acceso a su cámara, haga clic en Permitir. Si está utilizando la cámara incorporada en un equipo Macintosh®, puede que deba seleccionar Vídeo USB.

  3. Haga clic en Detener o Parar en la esquina superior derecha de la entrada de vídeo según sea necesario.

  4. (Opcional) Si es anfitrión, puede detener o parar la cámara de otro asistente. Cuando para la cámara de otro asistente, la cámara detiene temporalmente la emisión en el pod. La cámara continúa la emisión en los pod de los demás asistentes. Cuando se para la cámara de otro asistente, la emisión se para para todos los asistentes de la reunión.

Organización de una reunión

La sala de reuniones está disponible las 24 horas del día. Comparta ventanas, aplicaciones o todo su escritorio con los participantes de una reunión. Asigne funciones de participante, lo que permitirá a los asistentes realizar determinadas actividades durante una reunión.

  1. Inicie sesión en la reunión desde uno de los siguientes lugares.

    Ventana de un navegador
    Abra el navegador web e indique la dirección URL de la sala de reuniones. (Cuando se configura una cuenta de Acrobat.com, Adobe envía un mensaje de correo electrónico que contiene información sobre la cuenta, incluyendo la URL de la sala de reuniones.)

    Organizador de Acrobat.com
    Haga clic en la ficha Conferencia web o seleccione ConnectNow en el menú Servicios adicionales de Adobe .

    Adobe® Acrobat® 9 o Adobe® Reader®
    Haga clic en el botón Colaborar en la barra de herramientas y seleccione Compartir mi pantalla.

  2. Invite a asistentes.

    Desde la sala de reuniones
    Haga clic en Invitar participantes . Se mostrará la URL de la sala de reuniones. Envíe una invitación haciendo clic en Redactar correo electrónico o corte y pegue la URL en un mensaje de correo electrónico o mensaje instantáneo. Cuando los usuarios reciban la invitación, podrán unirse a la sala haciendo clic en la URL. (Recuerde que, como anfitrión, debe iniciar sesión en la sala antes de que puedan entrar los demás.)

  3. Comparta su pantalla.

    En el pod Uso compartido de pantalla (Pods > Uso compartido de pantalla), haga clic en Compartir la pantalla de mi equipo para compartir información como, por ejemplo, un documento o una hoja de cálculo. Si no dispone de una versión compatible del complemento ConnectNow, en un cuadro de diálogo se indicará que lo instale. El complemento ConnectNow es una versión de Flash® Player con funciones adicionales que permiten a los colaboradores compartir sus pantallas. Haga clic en Sí para descargar el complemento ConnectNow. Una vez instalado, haga clic en Compartir en el cuadro de diálogo de confirmación que aparece.
    Escritorio
    Comparte todo el escritorio. Si dispone de varios monitores conectados al equipo, aparece un escritorio para cada monitor. Seleccione el escritorio que desee compartir.
    Nota: puede cerrar sus programas de mensajería instantánea y correo electrónico antes de compartir el escritorio para que los demás no vean información privada.

    Windows
    Comparte una o varias ventanas que estén abiertas en el equipo. En la lista, seleccione la ventana o ventanas que desee compartir.

    Aplicaciones
    Comparte una aplicación y todas sus ventanas relacionadas que estén abiertas en el equipo. Seleccione la aplicación o aplicaciones que desee compartir.

    Ver gráfico a tamaño completo
    Lo que vé cuando comparte su ventana (izquierda) y lo que ven los demás (derecha).
    A.
    Botón Detener uso compartido de pantalla

    B.
    El panel Uso compartido de pantalla, visible únicamente para el moderador

    Nota: para detener el uso compartido de pantalla, haga clic en el botón Detener uso compartido de pantalla situado junto a la parte superior del panel Uso compartido de pantalla. (Si ha minimizado el panel de uso compartido, ábrala de nuevo para que pueda hacer clic en el botón Parar.)
  4. (Opcional) Asigne funciones de participante. Todos los invitados entran a la reunión como participantes. El anfitrión puede reasignar funciones seleccionando Reunión > Preferencias > Administración de la sala.
    Nota: para obtener información sobre las funciones de usuario para colaborar en los documentos, consulte Definición de funciones de usuario en un archivo.
  5. Para finalizar la reunión, seleccione Reunión > Finalizar reunión. Para abrir de nuevo la sala de reuniones, haga clic en el botón Iniciar reunión que aparece en la pantalla de cierre.

Permisos y funciones de la reunión

Anfitrión

Participante

Público

Nivel más elevado de permisos. Propietario de la sala de reuniones. Los anfitriones pueden establecer el diseño de la sala de reuniones, especificar las funciones disponibles durante una reunión e invitar y administrar a los asistentes. Los anfitriones controlan el acceso, comparten sus pantallas, comparten archivos, controlan los equipos de otros usuarios y utilizan la pizarra. Establecen opciones de conferencia telefónica, emiten vídeo, controlan las cámaras web, modifican los ajustes de la conversación y cambian las funciones de los asistentes. El anfitrión debe estar presente en la reunión para comenzar.

Puede compartir y realizar anotaciones en las pantallas, compartir archivos y dibujar en la pizarra. Puede tomar notas, establecer las propiedades de los altavoces y el micrófono, emitir audio y vídeo en directo y enviar mensajes de conversación.

Puede ver la pantalla compartida de un anfitrión o participante, ver cualquier cámara web compartida y escuchar el audio de la reunión. Descarga archivos compartidos, ve notas de la reunión y de la pizarra y envía mensajes de conversación. Los miembros del público no pueden compartir sus pantallas, utilizar un micrófono en conferencias, emitir vídeo en directo ni tomar notas.

Aplicación de zoom a una pantalla compartida o ampliación a pantalla completa

Los asistentes pueden ampliar el área de visualización del documento utilizando los controles situados junto a la parte inferior de la pantalla compartida. Los controles se hacen visibles cuando el ratón se sitúa sobre ellos. Cuando se aplica el zoom en determinados niveles, las barras de desplazamiento aparecen en la parte derecha e inferior del área de visualización del documento. El puntero cambia a una mano y permite moverse a cualquier lugar del documento.

 Los asistentes pueden utilizar los controles para realizar cualquiera de las siguientes operaciones:
  • Para maximizar el pod Uso compartido de pantalla en su pantalla, haga clic en Pantalla completa. Para minimizar de nuevo la pantalla y mostrar la barra de tareas en la parte inferior de la pantalla, haga clic en el botón Escape del teclado.

  • Utilice la herramienta de zoom para aumentar o disminuir la vista de contenido compartido en distintos niveles.

  • Cuando aplique el zoom en un nivel donde aparezcan las barras de desplazamiento, haga clic en el icono del puntero para seguir el ratón del moderador en la pantalla. Para desplazarse independientemente del moderador, haga clic de nuevo en el puntero.

  • Para solicitar el control de la pantalla del moderador, haga clic en el icono del volante.

Nota: si es el anfitrión, maximice la ventana que está compartiendo. Por ejemplo, si está compartiendo un documento, maximice la ventana de la aplicación que contiene el documento. Al maximizar la ventana el documento se hace lo más amplio posible para los asistentes. (Los asistentes pueden utilizar la herramienta de zoom o el botón de pantalla completa para aumentar aún más el tamaño del documento.)

Transferencia del control de pantalla a otro asistente

Como anfitrión, puede pedir a los participantes que compartan sus pantallas o puede cambiar su función a anfitrión o público.

  1. Mientras comparte su pantalla en una reunión, haga clic en el nombre de un participante en el pod de lista de asistentes.

  2. Seleccione Pedir a este usuario que comparta su pantalla.

  3. El participante recibe un mensaje solicitando que comparta su pantalla y puede optar por compartir todo el escritorio o aplicaciones o ventanas específicas.

Transferencia de control de pantalla a otro asistente

Un anfitrión o participante puede solicitar el control del equipo de un asistente. Por ejemplo, puede pedir el control a un cliente que tenga un problema con el equipo para que usted pueda solucionar el problema. El propietario del equipo podrá mantener el control del teclado y el ratón, aunque conceda el control a otro asistente. Las solicitudes de control remoto aparecen en un mensaje y el control no se concede hasta que se acepte la solicitud. Los propietarios del equipo pueden recuperar el control en cualquier momento.
Importante: la persona que obtiene el control de su equipo tiene acceso a todo el sistema.
  1. En el menú desplegable del pod de lista de asistentes, seleccione Solicitar control del equipo de este usuario o haga clic en el volante (el control transparente situado más a la derecha).

  2. El participante que comparte su pantalla aceptará o rechazará la solicitud. Si la acepta, la entrada del ratón y el teclado afectará ahora al escritorio del usuario que comparte.

  3. Para recuperar el control, el usuario que comparte puede hacer clic en Recuperar control en el pod Uso compartido de pantalla. O bien, el controlador puede hacer clic en Liberar control.

Conferencia telefónica

Personalice el número de conferencia telefónica que se muestra en su sala de reuniones y añada un ID de participante que los asistentes puedan utilizar para realizar llamadas en la reunión en línea.

  1. Haga clic en Reunión > Preferencias > Conferencia telefónica.

  2. Elija las siguientes opciones:

    Mostrar información de conferencia telefónica a los asistentes al entrar
    Muestra un mensaje de notificación con información telefónica detallada y un botón de conferencia telefónica en la barra de menú de la sala de reuniones. El mensaje aparece cuando los asistentes entran en la sala. El botón Conferencia telefónica está disponible durante la reunión. Si no se selecciona esta opción, el mensaje de notificación no aparece y los asistentes no verán el botón Conferencia telefónica en la barra de menú.

    Información de teléfono
    Seleccione Información de teléfono para mostrar un número de conferencia telefónica a los asistentes. Por ejemplo, introduzca un número o números de teléfono de conferencia como, por ejemplo, un número nacional e internacional. Haga clic en Añadir número para cada número de teléfono adicional. También puede indicar un ID de anfitrión y un ID de participante, dependiendo de las funciones de conferencia telefónica que le ofrezca su proveedor.

Uso de altavoces y micrófono

Los anfitriones y participantes utilizan micrófonos y auriculares (recomendado) para transmitir conversaciones de voz a través de Internet. Los miembros del público no pueden hablar, pero pueden escuchar mediante los auriculares y altavoces.

Cuando se utiliza un micrófono y altavoces para audio, es posible cambiar las preferencias de audio, incluyendo el ajuste y la prueba del micrófono y los altavoces.

  1. Haga clic en Reunión > Preferencias > Micrófono y altavoces.

  2. Utilice el menú del micrófono para seleccionar un micrófono. (Se incluyen todos los micrófonos disponibles en el equipo.)

  3. Utilice el regulador para establecer el nivel de volumen del micrófono.

  4. Haga clic en Probar micrófono para comprobar que funcione correctamente.

  5. Haga clic en Probar altavoces para comprobar que se encuentran en un nivel de volumen adecuado.

Personalización de una sala de reuniones

Administre su cuenta de Acrobat.com desde su sala de reuniones de ConnectNow. Cuando se configura una cuenta de Acrobat.com, Adobe envía un mensaje de correo electrónico que contiene información sobre la cuenta, incluyendo la URL de la sala de reuniones. Si ya ha iniciado la sesión en su sala, podrá ver la URL de la sala haciendo clic en Invitar participantes. Cambie la URL de la sala, por ejemplo, si desea que la URL incluya su nombre y el del proyecto.

  1. Desde una sala de reuniones, haga clic en Ayuda > Ajustes de cuenta.

  2. Junto a la URL de la reunión, haga clic en Cambiar. Entre otras opciones disponibles se incluyen el cambio de nombre, contraseña, dirección de correo electrónico, imagen para mostrar e idioma de pantalla.

  3. (Opcional) Para utilizar la cámara web y capturar una imagen para mostrar en lugar de cargar un archivo de imagen en Ajustes de la cuenta junto a Mi imagen, haga clic en Capturar instantánea. Haga clic en Capturar y si está satisfecho con la imagen, haga clic en Cargar nueva. O bien, haga clic en Capturar instantánea para intentarlo de nuevo.

  4. (Opcional) Reorganice o cambie el tamaño de los pod antes de que comience una reunión o durante la misma.

    • Utilice el menú Pods para seleccionar qué pod se muestra en la sala de reuniones.

    • Reorganice los pod haciendo clic en sus barras de título y arrastrándolos a una nueva ubicación en la sala de reuniones.

    • Cambie el tamaño de los pod arrastrándolos a una esquina o borde.

    • Vuelva al diseño de la sala de reuniones original en cualquier momento, haciendo clic en Pods > Restablecer a diseño predeterminado.

Limitación del acceso del asistente a las funciones de la reunión

De forma predeterminada, todos los invitados entran en una reunión como participantes y cuentan con todos los derechos de participante. Para limitar el acceso de los asistentes a las funciones como el uso compartido de pantalla, pizarra y notas, puede hacer que todos los asistentes entren como miembros del público.

  1. Haga clic en Reunión > Preferencias > Administración de la sala.

  2. En Función de asistente predeterminada, seleccione Público.

Nota: si no desea modificar los ajustes de entrada, puede cambiar las funciones de los asistentes en cualquier momento durante la reunión. Haga clic en un nombre en la lista de asistentes y seleccione Función.

Cómo controlar quién entra en la sala de reuniones

Cuando inicia sesión en su sala de reuniones y alguien intenta entrar, aparece una ventana de notificación. (Si la entrada automática está activada, la ventana de notificación no aparece.)

Las ventanas de notificación muestran quién está intentando entrar en la sala.

También aparece un mensaje de notificación en la esquina inferior derecha de la pantalla si ha instalado el complemento ConnectNow. Esta ventana de notificación se encuentra visible aunque otras ventanas oculten la sala de reuniones. Si varias personas están intentando entrar, las notificaciones muestran una lista de todos los asistentes que desean entrar a la reunión.

 Para rechazar la entrada de un asistente, haga clic en Rechazar en una de las ventanas de notificación.

Cuando se rechaza una entrada, los asistentes reciben un mensaje que indica "Esta sala es privada. Su solicitud de entrada se ha rechazado".

Aceptación automática de solicitudes para entrar en una reunión

De forma predeterminada, los asistentes que se unen a una reunión solicitan la aprobación para entrar en la sala y el anfitrión aprueba su solicitud. Este paso se puede omitir y hacer que los asistentes entren de forma automática.

  1. Haga clic en Reunión > Preferencias > Administración de la sala.

  2. Seleccione Entrada automática.

Nota: como alternativa, mientras que los asistentes intenten entrar, haga clic en Permitir entrada automática en la ventana de notificación.

Diagnósticos de la reunión y ancho de banda

Cambio de la velocidad de conexión del asistente

De forma predeterminada, ConnectNow detecta la velocidad de conexión de todos los asistentes a una reunión. Adobe recomienda que los asistentes dejen activada la detección automática de velocidad de conexión. Sin embargo, si es necesario, los asistentes pueden configurar manualmente sus velocidades de conexión. Por ejemplo, el cambio de la velocidad de conexión individual resulta útil si los asistentes notan un lapso de tiempo con una pantalla compartida o existen irregularidades en el vídeo en el pod de cámara web.

 Los asistentes pueden realizar una o ambas de las siguientes operaciones:
  • Seleccione Reunión > Preferencias > Conexión y elija LAN, DSL/Cable o Módem de acceso telefónico.

  • Haga clic en Calcular para que ConnectNow vuelva a calcular la velocidad de conexión. (El nuevo cálculo resulta útil si, por ejemplo, un asistente está utilizando un equipo portátil y pasa de una conexión con cable a otra inalámbrica.)

Comprobación de las conexiones de red y de equipo

Compruebe las conexiones de red y del equipo utilizando la prueba de diagnóstico de conexión de reunión de ConnectNow. Esta prueba de diagnóstico analiza rápidamente su equipo y las conexiones de red para garantizar que estén configuradas correctamente para proporcionarle una experiencia de reunión óptima. La prueba de diagnóstico comprueba su versión de Flash Player, la conexión al servicio ConnectNow, la disponibilidad de ancho de banda y la presencia del complemento ConnectNow en el equipo. La sala de reuniones no tiene que estar abierta para ejecutar la prueba de diagnóstico.

 Abra un navegador web y vaya a Diagnóstico de reunión de ConnectNow.