Informationen zu Richtlinien und richtliniengeschützten Dokumenten

Eine Richtlinie definiert einen Satz von Vertraulichkeitseinstellungen und Benutzern, die auf ein Dokument zugreifen dürfen, für das die Richtlinie gilt. Eine Richtlinie ermöglicht auch eine dynamische Änderung der für ein Dokument geltenden Berechtigungen. Sie berechtigt den Benutzer, der das Dokument absichert, zum Ändern der Vertraulichkeitseinstellungen, um den Zugriff auf das Dokument zu sperren, oder das Wechseln der Richtlinie.

Der Richtlinienschutz kann über Adobe Acrobat® Pro und Acrobat Standard für ein PDF-Dokument aktiviert werden. Der Richtlinienschutz kann auch für andere Dateitypen, z. B. Microsoft Word-, Excel- und PowerPoint-Dateien aktiviert werden. Verwenden Sie hierfür die Clientanwendung, wobei die geeignete Rights Management Extension installiert sein muss.

    Funktionsweise von Richtlinien

    Richtlinien enthalten Informationen zu den autorisierten Benutzern und den Vertraulichkeitseinstellungen, die auf Dokumente angewendet werden sollen. Bei den Benutzern kann es sich um unternehmensinterne Personen oder externe Personen mit einem Konto handeln. Wenn der Administrator die Benutzereinladungsfunktion aktiviert, können sogar neu eingeladene Benutzer zu Richtlinien hinzugefügt werden, wodurch ein E-Mail-basierter Einladungsprozess zur Registrierung eingeleitet wird.

    Die Vertraulichkeitseinstellungen in einer Richtlinie bestimmen, wie die Empfänger das Dokument nutzen können. Sie können beispielsweise angeben, ob Empfänger Folgendes dürfen: Text drucken oder kopieren, Änderungen vornehmen oder geschützten Dokumenten Signaturen und Kommentare hinzufügen. Dieselbe Richtlinie kann auch für bestimmte Benutzer unterschiedliche Vertraulichkeitseinstellungen angeben.

    Hinweis: Vertraulichkeitseinstellungen, die über eine Richtlinie angewendet werden, setzen Einstellungen außer Kraft, die eventuell in Acrobat über die Kennwort- oder Zertifikatsicherheitsoptionen auf ein PDF-Dokument angewendet wurden. (Weitere Informationen finden Sie in der Acrobat-Hilfe.)

    Auf den Rights Management-Webseiten können Benutzer und Administratoren Richtlinien erstellen. Für ein Dokument kann immer nur eine Richtlinie gleichzeitig gelten. Sie können eine Richtlinie mithilfe einer dieser Methoden anwenden:

    • Öffnen Sie das Dokument in Acrobat oder einer anderen Clientanwendung und wählen Sie eine Richtlinie zum Schützen des Dokuments aus.

    • Senden Sie in Microsoft Outlook ein Dokument als E-Mail-Anlage. In diesem Fall können Sie eine Richtlinie in einer Liste mit Richtlinien oder eine automatisch generierte Richtlinie auswählen, die Acrobat mit einem Standardsatz von Vertraulichkeitseinstellungen erstellt, um das Dokument ausschließlich für die Empfänger der E-Mail-Nachricht zu schützen.

    In der Clientanwendung kann eine Richtlinie aus einem Dokument entfernt werden.

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    Die Abbildung zeigt die folgenden Schritte:

    1. Der Dokumenteigentümer sichert das Dokument in einer unterstützten Clientanwendung mit einer Richtlinie, die die Online-Nutzung erlaubt.

    2. Rights Management erstellt eine Dokumentlizenz und Dokumentschlüssel und verschlüsselt die Richtlinie. Die Dokumentlizenz, die verschlüsselte Richtlinie und der Dokumentschlüssel werden zurück an die Clientanwendung gesendet.

    3. Das Dokument wird mit dem Dokumentschlüssel verschlüsselt, der anschließend gelöscht wird. Die Lizenz und die Richtlinie sind nun im Dokument eingebettet. Diese Schritte erfolgen in der unterstützten Clientanwendung.

    Wenn Sie eine Richtlinie auf ein Dokument anwenden, werden die im Dokument enthaltenen Informationen, einschließlich beliebiger Dateien (Text, Audio oder Video) in PDF-Dokumenten, durch die Vertraulichkeitseinstellungen geschützt, die in der Richtlinie angegeben sind. Rights Management generiert eine Lizenz sowie Verschlüsselungsinformationen, die anschließend im Dokument eingebettet werden. Wenn Sie das Dokument verteilen, kann Rights Management die Empfänger authentifizieren, die versuchen, das Dokument zu öffnen, und den Zugriff gemäß den in der Richtlinie angegebenen Berechtigungen erlauben.

    Wenn die Offline-Nutzung aktiviert ist, können Empfänger auch offline (ohne aktive Internet- oder Netzwerkverbindung) für die in der Richtlinie angegebene Dauer mit richtliniengeschützten Dokumenten arbeiten.

    Funktionsweise richtliniengeschützter Dokumente

    Um richtliniengeschützte Dokumente öffnen und verwenden zu können, muss die Richtlinie Ihren Namen als Empfänger enthalten. Außerdem müssen Sie ein gültiges Rights Management-Konto haben. Für PDF-Dokumente benötigen Sie Acrobat oder Adobe Reader®. Für andere Dateitypen müssen sowohl die entsprechende Anwendung als auch die Rights Management Extension für diese Anwendung installiert sein.

    Wenn Sie versuchen, ein richtliniengeschütztes Dokument zu öffnen, stellt Acrobat, Adobe Reader oder die Rights Management Extension eine Verbindung zu Rights Management her, um Sie zu authentifizieren. Anschließend können Sie sich anmelden. Wenn die Dokumentnutzung überwacht wird, erscheint eine Benachrichtigung. Nachdem Rights Management die zu erteilenden Dokumentberechtigungen bestimmt hat, übernimmt das Programm die Entschlüsselung des Dokuments. Sie können das Dokument anschließend gemäß den Vertraulichkeitseinstellungen in der Richtlinie nutzen.

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    Die Abbildung zeigt die folgenden Schritte:

    1. Der Dokumentbenutzer öffnet das Dokument in einer unterstützten Clientanwendung und authentifiziert sich beim Server. Die Dokument-ID wird zum Rights Management-Server gesendet.

    2. Rights Management authentifiziert die Benutzer, überprüft die Richtlinie auf Autorisierungsdaten und erstellt einen Beleg. Der Beleg (mit dem Dokumentschlüssel und den Berechtigungen) wird zurück an die Clientanwendung gesendet.

    3. Das Dokument wird mit dem Dokumentschlüssel entschlüsselt, der anschließend gelöscht wird. Das Dokument kann anschließend gemäß den Vertraulichkeitseinstellungen der Richtlinie genutzt werden. Diese Schritte erfolgen in der unterstützten Clientanwendung.

    Sie können ein Dokument entsprechend den folgenden Angaben weiter verwenden:

    • Unbegrenzt oder für die in der Richtlinie angegebene Gültigkeitsdauer

    • Bis der Administrator oder die Person, welche die Richtlinie aktiviert hat, den Zugriff auf das Dokument aufhebt oder die Richtlinie ändert

    Sie können richtliniengeschützte Dokumente auch offline verwenden (ohne aktive Internet- oder Netzwerkverbindung), wenn die Richtlinie den Offline-Zugriff zulässt. Sie müssen sich zuerst bei Rights Management anmelden, um das Dokument zu synchronisieren. Sie können anschließend das Dokument für die in der Richtlinie angegebene Offline-Nutzungsdauer verwenden.

    Nach Ende der Offline-Nutzungsdauer muss der Benutzer das Dokument wieder mit Rights Management synchronisieren, indem er entweder online geht und ein richtliniengeschütztes Dokument öffnet oder einen Befehl in der Clientanwendung aufruft. (Einzelheiten finden Sie in der Hilfe zu Acrobat oder zur entsprechenden Rights Management Extension.)

    Wenn Sie eine Kopie eines richtliniengeschützten Dokuments mit dem Menübefehl „Speichern“ oder „Speichern unter“ speichern, wird die Richtlinie automatisch angewendet und für das neue Dokument erzwungen. Ereignisse, z. B. Versuche, das neue Dokument zu öffnen, werden für das ursprüngliche Dokument geprüft und aufgezeichnet.