Bei der Erstellung von Briefen, Umschlägen und Adressaufklebern führen Sie eine Datenquelldatei mit einem Zieldokument zusammen. Die Datenzusammenführung ist auch unter dem Begriff Serienbrief bekannt.

Die Datenquelldatei enthält die Informationen, die in den einzelnen Ausfertigungen des Zieldokuments jeweils unterschiedlich sind, wie z. B. die Namen und Adressen der Empfänger eines Serienbriefs. Eine Datenquelldatei besteht aus Feldern und Datensätzen.Felder sind Gruppen von spezifischen Informationen (beispielsweise Firmennamen oder Postleitzahlen), während es sich bei Datensätzen um Zeilen kompletter Informationssätze (beispielsweise Namen und vollständige Anschriften von Firmen) handelt. Bei Datenquelldateien kann es sich um .csv-Dateien (kommagetrennte Dateien) oder .txt.-Dateien (tabulatorgetrennte Dateien) handeln. Die einzelnen Daten in den Dateien sind entsprechend durch ein Komma bzw. einen Tabulator voneinander abgegrenzt.

Das Zieldokument ist ein InDesign-Dokument, das die Datenfeld-Platzhalter, die Maske, den Text und alle Elemente enthält, die in den einzelnen Ausfertigungen des zusammengeführten Dokuments unverändert bleiben.

Das zusammengeführte Dokument ist das resultierende InDesign-Dokument, das die Maskeninformationen des Zieldokuments enthält. Dabei werden diese Informationen so oft wiederholt wie erforderlich, um alle Datensätze aus der Datenquelle aufzunehmen.

Datenzusammenführung

A.

Datenquelldatei

B.

Zieldokument

C.

Zusammengeführtes Dokument

Die Datenquelle ist typischerweise eine Tabellenkalkulations- oder Datenbankanwendung. Sie können jedoch auch mit InDesign oder einem anderen Texteditor Ihre eigene Datenquelldatei erstellen. Datenquelldateien sollten als kommagetrennte (.csv) oder tabulatorgetrennte (.txt) Textdateien gespeichert werden. Informationen zum Exportieren von Daten in diese Formate finden Sie gegebenenfalls im Benutzerhandbuch zu Ihrer Quellanwendung.

In einer komma- bzw. tabulatorgetrennten Textdatei sind Datensätze durch Absatzmarken und Felder durch Kommata oder Tabulatoren voneinander abgetrennt. Die Datenquelldatei kann auch Text oder Pfade enthalten, die auf Bilder auf einem Datenträger verweisen.

Beispiel für eine kommagetrennte Datenquelldatei

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California 

Wenn Sie ein Komma oder Anführungszeichen in eine kommagetrennte Datei aufnehmen möchten, schließen Sie den jeweiligen Text in gerade Anführungszeichen ein, z. B.: "Wagner, Winter und Söhne GmbH". Wenn Sie keine Anführungszeichen setzen, wird jeder Name als separates Feld behandelt.

In die Felder der Datenquelldatei können keine Zeilenumbrüche eingefügt werden. Wenn sich ein Feld über zwei Zeilen erstrecken soll, erstellen Sie zwei separate Felder, z. B. <<Adresse1>> und <<Adresse2>>.

Um beim Zusammenführen des Dokuments leere Zeilen zu vermeiden, wählen Sie „Leerzeilen für leere Felder entfernen“. Wenn die Zeile jedoch Zeichen, auch Leerzeichen, enthält, wird die Zeile nicht gelöscht.

1. Öffnen Sie die Datenquelldatei.
2. Geben Sie direkt vor dem Namen des Datenfelds ein „At“-Symbol (@) ein, um Text oder Pfade einzufügen, die auf Bilddateien verweisen.

   Das @-Symbol muss nur in der ersten Zeile eingegeben werden. Die darauf folgenden Zeilen müssen die Pfade zu den Bildern enthalten. Bei Pfadnamen muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden und die Pfadnamen müssen den Namenskonventionen des Betriebssystems entsprechen, unter dem die Bilder gespeichert sind.

   Wenn Sie beim Eingeben des @-Symbols am Anfang des Felds eine Fehlermeldung erhalten, geben Sie vor dem @-Symbol ein Apostroph (') ein (z. B. '@Fotos), um die Funktion zu validieren. Bei einigen Anwendungen, wie z. B. Microsoft Excel, ist das @-Symbol für Funktionen reserviert.

(Windows) Beispiel für Bildverweise in einer Datenquelldatei

Name	Alter	@Fotos
Peter Schulz	36	C:\Fotos\PeterSchulz.jpg
Klaus Wagner	53	C:\Eigene Dateien\Klaus.gif
Claudia Schmidt	26	C:\Fotos\Schmidt.psd

(Mac OS) Beispiel für Bildverweise in einer Datenquelldatei

Name	Alter	@Fotos
Peter Schulz	36	Mac HD:Fotos:PeterSchulz.jpg
Klaus Wagner	53	Schreibtisch:Familie:Klaus.gif
Claudia Schmidt	26	Mac HD:Fotos:Schmidt.psd

Es ist möglich, über InDesign den Pfad zu einem Bild im Betriebssystem zu ermitteln. Fügen Sie hierzu ein Bild in ein InDesign-Dokument ein; der Speicherort dieses Bildes wird dann im Verknüpfungenbedienfeld angezeigt. Wählen Sie das Bild aus und klicken Sie im Menü des Verknüpfungenbedienfelds auf „Informationen kopieren“ > „Vollständigen Pfad kopieren“. Möglicherweise müssen Sie den Pfad nach dem Einfügen in die Datenquelle bearbeiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Bilder auf einem Server abgelegt sind.

Nachdem Sie Ihre Datenquelldatei erstellt haben, müssen Sie das Zieldokument einrichten und die Felder aus der Datenquelldatei einfügen. Das Zieldokument enthält Datenfeld-Platzhaltertext und -grafiken, wie beispielsweise das Design, das auf jeder Postkarte angezeigt werden soll. Wenn Sie eine Datenquelle ausgewählt haben, können Sie diese Felder hinzufügen.

Das Zieldokument umfasst Felder aus der Datenquelle mit angezeigtem Feld-Platzhaltertext.

Wenn Sie Daten zusammenführen, erstellt InDesign ein neues Dokument, in dem die Felder durch die Daten ersetzt werden, die in der Datenquelldatei zugeordnet wurden. Datenfelder können entweder auf einer Musterseite oder auf einer Dokumentseite platziert werden.

1. Erstellen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zieldokument verwenden möchten.
2. Wählen Sie „Fenster“ > „Hilfsprogramm“ > „Datenzusammenführung“.
3. Wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Datenquelle auswählen“.
4. Wählen Sie „Importoptionen anzeigen“ aus, wenn Sie Optionen für mit Trennzeichen getrennten Text ändern möchten.

   Da InDesign die Art des in der Datenquelldatei verwendeten Trennzeichens und die Kodierung automatisch erkennt, ist es in der Regel nicht notwendig, die Importoptionen anzuzeigen. Wurden die Kodierung und das Trennzeichen Ihrer Meinung nach jedoch nicht richtig erkannt, können Sie hier andere Optionen auswählen.

5. Gehen Sie zur gewünschten Datenquelldatei und klicken Sie auf „Öffnen“.
6. Wenn Sie „Importoptionen anzeigen“ ausgewählt haben, ändern Sie jetzt die Optionen für Trennzeichen und Kodierung wie gewünscht und klicken Sie dann auf „OK“. Die Datenfelder werden im Datenzusammenführungsbedienfeld angezeigt.

Bei der Auswahl der Datenquelle wird im Datenzusammenführungsbedienfeld eine Liste von Datenfeldnamen angezeigt. Diese Namen entsprechen den Spaltenüberschriften der Datenquelldatei. Symbole weisen darauf hin, ob es sich bei dem Feld um Text oder ein Bild handelt. Datenfelder werden beim Hinzufügen zum Dokument zu Feld-Platzhaltern. Ein Beispiel hierfür ist <<Unternehmen>>. Diese Platzhalter können wie jeder andere Text oder jede andere Grafik ausgewählt und formatiert werden.

Sie können einem vorhandenen Rahmen ein Bildfeld zuweisen, um ein verschiebbares Bild zu erstellen. Wenn sich die Einfügemarke in einem Textrahmen befindet oder beim Einfügen eines Bildfelds Text ausgewählt ist, wird ein kleiner Platzhalter als eingebundener Rahmen eingefügt. Sie können die Größe des Bild-Platzhalters ändern, um die Größe der zusammengeführten Bilder festzulegen.

Beim Einfügen eines Datenfelds speichert InDesign, aus welcher Datenquelle das Feld stammt. Fehler in der Feldliste (beispielsweise Rechtschreibfehler, leere Felder und nicht vorgesehene Feldtypen) müssen in der Quellanwendung korrigiert werden. Anschließend muss die Liste über das Datenzusammenführungsbedienfeld aktualisiert werden.

Das Einfügen von Datenfeld-Platzhaltern auf Musterseiten bringt folgende Vorteile im Unterschied zum Einfügen von Platzhaltern auf Dokumentseiten:

• Das resultierende zusammengeführte Dokument enthält die Original-Platzhalter auf seinen Musterseiten und die zusammengeführten Ergebnisse auf den Dokumentseiten, und zwar in Form von überschriebenen Musterseitenelementen.

• Das zusammengeführte Dokument ist weiterhin mit der Datenquelle verbunden. Wenn also Datensätze in der Datenquelle geändert werden, können Sie den Inhalt des zusammengeführten Dokuments über die Option „Inhalt in Datenfeldern aktualisieren“ aktualisieren. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie das Layout im zusammengeführten Dokument ändern und dann neue Daten aus der Datenquelle hinzufügen müssen.

• Da die Einstellungen im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ mit den im Zieldokument verwendeten Einstellungen identisch sind, können Sie das aktuelle Dokument schnell neu und mit dem gleichen Layout erstellen. Sie können diese gemeinsamen Einstellungen auch verwenden, um ein identisches Dokument mit einer anderen Datenquelle bzw. um ein neues Dokument mit einem leicht abgewandelten Layout zu erstellen.

Es ist nicht möglich, Datenfelder sowohl auf Musterseiten als auch auf Dokumentseiten zu platzieren. Zum Zusammenführen von Dokumenten muss eine Musterseite mit Datenfeldern auf die erste Seite des Dokuments angewendet werden.

• Wenn Sie Datenquelldateien aktualisieren möchten, bearbeiten Sie die Datenquelldatei, speichern Sie sie in einem komma- oder tabulatorgetrennten Format und wählen Sie dann im Datenzusammenführungsbedienfeld die Option „Datenquelle aktualisieren“.

  Die Änderungen spiegeln sich im Datenzusammenführungsbedienfeld wider. Wenn die Änderungen nach dem Aktualisieren im Dokument nicht sichtbar sind, deaktivieren Sie die Vorschau und aktivieren Sie sie dann erneut.

• Wenn Sie die Verbindung zur Datenquelldatei aufheben möchten, wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Datenquelle entfernen“.
• Wenn Sie eine andere Datenquelldatei auswählen möchten, wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Datenquelle auswählen“ und geben Sie anschließend die neue Datenquelldatei an. InDesign erkennt unter Umständen nicht alle Felder. In diesem Fall ist es am besten, die Platzhalterfelder zu löschen und neu einzufügen.

Wenn Sie ein zusammengeführtes Dokument aus einem Zieldokument erstellen, in dem Datenfelder auf Musterseiten eingefügt wurden, können Sie die Datenfelder im zusammengeführten Dokument aktualisieren.

1. Klicken Sie am unteren Rand des Datenzusammenführungsbedienfelds auf „Vorschau“ oder wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Vorschau“.
2. Klicken Sie auf die Navigationsschaltflächen, um durch die Daten der verschiedenen Datensätze zu gehen.

Wenn Sie zu einem bestimmten Datensatz gehen möchten, klicken Sie auf die Navigationsschaltflächen am unteren Rand des Bedienfelds. Sie können auch in das Navigationstextfeld am unteren Rand des Bedienfelds die Nummer des Datensatzes eingeben, den Sie in der Vorschau anzeigen möchten, und dann die Eingabetaste bzw. den Zeilenschalter drücken.

Beim Umschalten zwischen den Vorschaumodi können u. U. Probleme auftreten, es ist aber auch möglich, dass sich Probleme auf diese Weise selbst beheben. Beachten Sie daher Folgendes:

• Wenn die Option „Datensatzvorschau“ deaktiviert ist, wird der Inhalt der Vorschau durch Platzhalter ersetzt. Wenn Sie ein Bild einschließlich des Rahmens, der das Bild enthält, entfernen oder eine komplette Textzeichenfolge löschen, werden beim Deaktivieren der Option „Datensatzvorschau“ die jeweiligen Platzhalter nicht angezeigt, da diese ebenfalls entfernt wurden.

• Änderungen, die im Dialogfeld „Optionen für Inhaltsplatzierung“ vorgenommen wurden, werden erst sichtbar, wenn Sie auf „OK“ klicken. Wenn die Option „Datensatzvorschau“ aktiviert ist, wirken sich die aktualisierten Platzierungseinstellungen außerdem erst auf die Daten aus, nachdem Sie die Option deaktiviert und erneut aktiviert haben.

• Beim Versuch, das Dokument im Vorschaumodus zu speichern, wird eine Meldung angezeigt und Sie werden aufgefordert, vor dem Speichern des Dokuments den Vorschaumodus zu deaktivieren.

1. Führen Sie einen der folgenden Schritte durch:

   • Wenn sich die Optionen nur auf das aktuelle Dokument auswirken sollen, öffnen Sie das Zieldokument.

   • Wenn sich die Optionen auf alle zukünftigen Dokumente auswirken sollen, die Sie erstellen, schließen Sie alle Dokumente.

2. Wählen Sie „Fenster“ > „Hilfsprogramm“ > „Datenzusammenführung“.
3. Wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Optionen für Inhaltsplatzierung“.
4. Ändern Sie die Optionen für die Platzierung des Inhalts wie gewünscht. (Siehe Optionen für Inhaltsplatzierung.)
5. Klicken Sie auf „OK“.

1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Datenquelldatei vor und speichern und schließen Sie dann die Datenquelldatei.
2. Wählen Sie im zusammengeführten Dokument die Option „Datenfelder aktualisieren“.

Die während der Aktualisierung der Datenfelder vorgenommenen Änderungen werden in einer Protokolldatei angezeigt.

Diese Option funktioniert am besten, wenn Sie Datensätze nur in der Datenquelldatei bearbeiten oder hinzufügen. Wenn Sie Platzhalterfelder hinzufügen oder neue Felder in die Datenquelle einfügen bzw. die Einstellungen im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ ändern, verwenden Sie zum Erstellen eines neuen zusammengeführten Dokuments die Option „Zusammengeführtes Dokument erstellen“.

Der Übersatztextbericht wird angezeigt, wenn im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ die Option „Bei Dokumenterstellung Bericht über Übersatztext erstellen“ ausgewählt ist und wenn ein oder mehrere Felder nach dem Zusammenführen der Daten Übersatztext enthalten.

Im Bericht werden alle Übersätze in einer nummerierten Liste angezeigt. Dabei wird die Seitenzahl angegeben, auf der der Text angezeigt wird, gefolgt von der Anzahl der Zeichen bzw. Wörter des Übersatzes und einem Ausschnitt des Übersatztextes.

Wenn der Bericht während der Erstellung eines zusammengeführten Dokuments angezeigt wird, beheben Sie den Übersatz anhand des Berichts. Sie können beispielsweise den Textrahmen vergrößern, den Schriftgrad verringern oder den Text bearbeiten.