PDF-Dokumente signieren

Sie können ein Dokument signieren, um dessen Inhalt zu bestätigen oder es zu genehmigen. Je nach Verwendungszweck können Sie unterschiedliche Signaturtypen verwenden.

Signaturtypen

Ein Dokument kann Zertifizierungsunterschriften, Freigabeunterschriften oder beides enthalten. Der erforderliche Signaturtyp richtet sich nach dem Verwendungszweck von Verfasser und Unterzeichnendem. Folgende Signaturtypen stehen zur Verfügung:

Zertifizierungssignatur
Eine Zertifizierungssignatur bietet einen höheren Grad an Dokumentkontrolle im Vergleich zu einer Genehmigungssignatur. Da diese Signatur die erste in einem Dokument sein muss, sind die Optionen im Zertifizierungsmenü deaktiviert, wenn andere Signaturen vorhanden sind. Ferner können Sie festlegen, welche Änderungen von Anderen vorgenommen werden dürfen.

Genehmigungssignatur
Eine Genehmigungssignatur ist eine digitale Signatur, die auf ein Dokument ohne Zertifizierungssignatur angewendet wird. Außer Zertifizierungssignaturen gelten alle anderen Signaturen als Genehmigungssignaturen.

Sowohl Zertifizierungs- als auch Genehmigungssignaturen entsprechen den Datenschutznormen des Europäischen Instituts für Telekommunikationsnormen (ETSI). Beide digitalen Signaturtypen entsprechen ferner der PAdES-Norm (PDF Advanced Electronic Signature). In Acrobat und Reader steht eine Option zum Ändern des Standardsignierformats in ein CAdES-Format zur Verfügung. Zum Anzeigen dieser Option öffnen Sie die Registerkarte „Erstellung“ unter „Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“ > „Sicherheit“ > „Erweiterte Voreinstellungen“ und dann die Liste „Standardsignatur - Signaturformat“. Die Option entspricht Teil 3 der PAdES-Norm. Die Zeitstempelfunktion und der integrierte Support für langfristige Signaturvalidierung (Einführung in Acrobat 9.1) entspricht Teil 4 der PAdES-Norm. Ist das Standard-Signaturformat korrekt eingerichtet, entspricht es Teil 2 der PAdES-Norm.

PDF-Dateien signieren

Sie können ein PDF entweder digital oder mithilfe einer Tinten-Signatur signieren, um Ihre Genehmigung anzuzeigen. Digitale Signaturen können zum mehrfachen Unterzeichnen einer PDF-Datei und durch unterschiedliche Personen verwendet werden. Beim Signieren eines Dokuments wird Ihre digitale Signatur im Signaturfeld angezeigt. Das Erscheinungsbild der Signatur ist von den gewählten Optionen abhängig. Die eigentlichen Informationen für Ihre digitale Signatur werden im PDF-Dokument eingebettet.

Die erste Person, die in Acrobat ein Dokument signiert, kann eine Zertifikatssignatur hinzufügen, um Änderungen am Dokument einzuschränken.

Hinweis: Damit Benutzer von Reader mit jeder der Signaturen unterzeichnen können, wählen Sie in Acrobat „Datei“ > „Speichern unter“ > „PDF mit erweiterten Reader-Funktionen“. Wählen Sie anschließend eine der Optionen aus der Liste aus.

PDF-Dateien signieren – Kurzanleitung

Das Signieren ist im Grunde genommen ein sehr einfacher Vorgang. Aufgrund besonderer Anforderungen, etwa die Erstellung verschiedener Signaturen für unterschiedliche Rollen und das Hinzufügen von Zeitstempeln, kann der Vorgang jedoch komplizierter sein. Gehen Sie wie folgt vor, um eine einfache Signatur zu erstellen.

  1. Schließen Sie die Bearbeitung des Dokuments ab, bevor Sie es signieren. Nach dem Signieren des Dokuments vorgenommene Änderungen können dazu führen, dass die Signatur ungültig wird.

  2. Beschaffen Sie eine digitale ID von Ihrer Organisation, erwerben Sie eine digitale ID (siehe Adobe-Website für Sicherheitspartner) oder erstellen Sie eine eigene digitale ID. Siehe Eigene digitale ID erstellen. PDF-Dateien können nicht ohne eine digitale ID signiert werden.

  3. Ziehen Sie den Mauszeiger, um ein Feld für die Signatur zu erstellen.

  4. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um das Signieren der PDF-Datei abzuschließen.

Signatur mit einer neuen digitalen ID

  1. Öffnen Sie die PDF-Datei und wählen Sie „Werkzeuge“ > „Signieren und zertifizieren“ > „Dokument unterschreiben“. Wenn das Fenster „Signieren und zertifizieren“ nicht angezeigt wird, zeigen Sie es an, indem Sie die Anweisungen zum Hinzufügen von Fenstern im Abschnitt Aufgabenfenster befolgen.
  2. Wird ein Dialogfeld angezeigt, lesen Sie die Informationen und klicken Sie anschließend auf „OK“.
  3. Ziehen Sie den Mauszeiger, um ein Feld für die Signatur zu erstellen.
  4. Wählen Sie im Dialogfeld die Option „Neue digitale ID, die ich jetzt erstellen möchte“ aus.
  5. Wählen Sie im Dialogfeld „Digitale ID hinzufügen“ einen Speicherort für die digitale ID aus.
  6. Geben Sie einen Namen, eine E-Mail-Adresse und weitere persönliche Informationen für Ihre digitale ID ein. Wenn Sie ein Dokument zertifizieren oder unterschreiben, wird der Name im Fenster „Unterschriften“ und im Unterschriftsfeld angezeigt.
  7. (Optional) Um Unicode-Werte für erweiterte Zeichen zu verwenden, wählen Sie „Unicode-Unterstützung aktivieren“ aus, und geben Sie dann Unicode-Werte in die entsprechenden Felder ein.
  8. Geben Sie im Menü „Digitale ID verwenden für“ an, ob Sie die digitale ID für Unterschriften, für Datenverschlüsselung oder für beides verwenden möchten.
  9. Geben Sie ein Kennwort für die digitale ID-Datei ein. Während der Kennworteingabe wird die Sicherheit des Kennworts geprüft und die Kennwortsicherheit anhand einer Farbskala dargestellt.
  10. Bestätigen Sie das Kennwort und klicken Sie auf „Fertig stellen“.

Signatur mit einer vorhandenen digitalen ID

  1. Öffnen Sie das Dokument.
  2. Wählen Sie „Werkzeuge“ > „Signieren und zertifizieren“ > „Dokument signieren“. Wenn das Fenster „Signieren und zertifizieren“ nicht angezeigt wird, zeigen Sie es an, indem Sie die Anweisungen zum Hinzufügen von Fenstern im Abschnitt Aufgabenfenster befolgen.
  3. Klicken Sie auf ein vorhandenes Signaturfeld oder ziehen Sie die Maus, um ein Feld für die Signatur zu erstellen.
  4. Machen Sie im Dialogfeld „Dokument unterschreiben“ folgenden Angaben für die Signatur:
    Kennwort
    Geben Sie das Kennwort für die digitale ID ein.

    Erscheinungsbild
    Aktivieren Sie die Option zum Ändern der in der Signatur angezeigten Informationen, wie z. B. Datum und Uhrzeit.

    Dokument nach dem Signieren sperren
    Wählen Sie diese Option (sofern sie verfügbar ist) nur dann aus, wenn Sie der letzte Empfänger sind, der das Dokument unterzeichnet. Durch Auswahl dieser Option werden alle Felder – auch das Unterschriftsfeld – gesperrt.

Mit einer Tintensignatur signieren

Tinten-Signaturen verwenden die Standardfarbe der Markierungen des Bleistift-Werkzeugs. Zum Ändern der Signaturfarbe klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das bei Auswahl von „Kommentar“ > „Grafikmarkierungen“  angezeigte Bleistift-Werkzeug. Wählen Sie dann „Standardeigenschaften für Werkzeuge“ und ändern Sie die Farbe in der Registerkarte „Erscheinungsbild“.

  1. Um ein PDF mit einer Tinten-Signatur zu unterschreiben, führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie in Acrobat „Werkzeuge“ > „Signieren und zertifizieren“ > „Tintensignatur anwenden“. Wenn das Fenster „Signieren und zertifizieren“ nicht angezeigt wird, zeigen Sie es an, indem Sie die Anweisungen zum Hinzufügen von Fenstern im Abschnitt Aufgabenfenster befolgen.

    • Wählen Sie in Reader „Werkzeuge“ > „Erweiterte Funktionen“ > „Tintensignatur anwenden“. (Dieser Befehl steht nur zur Verfügung, wenn der Ersteller des PDFs Berechtigungen zur digitalen Signatur und für Kommentare aktiviert hat.)

      Als Cursor wird ein Fadenkreuz angezeigt.

  2. Klicken Sie auf die Stelle, an der Sie Ihre Unterschrift einfügen möchten.
  3. Um die Unterschrift in das Dokument aufzunehmen, speichern Sie das PDF.
Hinweis: Sie können eine Tintensignatur nicht zu einem PDF, das in LiveCycle Designer ES oder dem LiveCycle Forms ES erstellt wurde, hinzufügen. PDFs, die mit diesen Quellen erstellt wurden, erlauben keine Kommentierungen und Markierungen.

PDF-Dokumente im Dokumentvorschau-Modus signieren

Spielt die Dokumentintegrität bei Ihrem Signaturprozess eine wesentliche Rolle, verwenden Sie die Dokumentvorschau-Funktion zum Signieren von Dokumenten. Diese Funktion sucht im Dokument nach Inhalt, der das Erscheinungsbild des Dokuments ändern könnte. Dieser Inhalt wird dann unterdrückt, so dass Sie das Dokument in einem statischen und sicheren Status anzeigen und signieren können.

Mit Hilfe der Dokumentvorschau-Funktion können Sie feststellen, ob das Dokument dynamische Inhalte oder externe Abhängigkeiten enthält. Sie können damit auch ermitteln, ob das Dokument Konstrukte, wie z. B. Formularfelder, Multimedia oder JavaScript enthält, die das Erscheinungsbild beeinflussen können. Nach dem Überprüfen des Berichts können Sie sich wegen der im Bericht aufgeführten Probleme an den Verfasser des Dokuments wenden.

Mit Hilfe des Dokumentvorschau-Modus können Sie auch außerhalb des Signaturvorgangs die Integrität eines Dokuments überprüfen.

  1. Wählen Sie „Bearbeiten“ > „Voreinstellungen“.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld „Voreinstellungen“ links auf „Sicherheit“.
  3. Wählen Sie „Dokumente beim Unterschreiben im Dokumentvorschau-Modus anzeigen“ und klicken Sie auf „OK“.
  4. Klicken Sie im PDF-Dokument auf das Signaturfeld und wählen Sie „Dokument signieren“.

    In der Dokumentmeldungsleiste werden der Kompatibilitätsstatus und Optionen angezeigt.

  5. (Optional) Klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste (falls verfügbar) auf „Bericht anzeigen“ und wählen Sie jedes Element in der Liste aus, um Details anzuzeigen. Schließen Sie danach das Dialogfeld „PDF-Signaturbericht“.
  6. Wenn Sie das Dokument überprüft haben und damit zufrieden sind, klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf „Dokument unterschreiben“ und fügen Ihre digitale Signatur hinzu.
  7. Speichern Sie das PDF-Dokument unter einem anderen Namen als die Originaldatei und schließen Sie das Dokument, ohne weitere Änderungen vorzunehmen.

PDF-Dateien zertifizieren

Wenn Sie ein PDF-Dokument signieren, genehmigen Sie seinen Inhalt. Darüber hinaus legen Sie die zulässigen Änderungen fest, die die Zertifizierung des Dokuments weiterhin gewährleisten. Angenommen eine Regierungsbehörde erstellt ein Formular mit Signaturfeldern. Nach Fertigstellung des Formulars zertifiziert die Behörde das Dokument, so dass Anwender nur Formularfelder ändern und das Dokument signieren können. Benutzer können das Formular ausfüllen und unterschreiben. Werden jedoch Seiten entfernt oder Kommentare hinzugefügt, verliert das Dokument seine Zertifizierung.

Sie können eine Zertifizierungssignatur nur dann anwenden, wenn das PDF-Dokument keine anderen Signaturen enthält. Zertifizierungssignaturen können sichtbar oder unsichtbar sein. Eine blaue Schleife  im Fenster „Unterschriften“ weist auf eine gültige Zertifizierungsunterschrift hin. Zum Hinzufügen der digitalen Zertifizierungsunterschrift ist eine digitale ID erforderlich.

  1. Entfernen Sie Inhalte wie JavaScripts, Aktionen oder eingebettete Medien, die die Dokumentsicherheit gefährden könnten.

    Damit Benutzer von Reader das Dokument unterzeichnen können, wählen Sie in Acrobat „Datei“ > „Speichern unter“ > „PDF mit erweiterten Reader-Funktionen“.

  2. Wählen Sie „Werkzeuge“ > „Signieren und zertifizieren“ und anschließend eine der folgenden Optionen. Wenn das Fenster „Signieren und zertifizieren“ nicht angezeigt wird, zeigen Sie es an, indem Sie die Anweisungen zum Hinzufügen von Fenstern im Abschnitt Aufgabenfenster befolgen.
    • Mit sichtbarer Signatur

    • Ohne sichtbare Signatur Wenn Sie diese Option wählen, wird Ihre Signatur nur im Fenster „Unterschriften“ angezeigt.

  3. Klicken Sie im Dialogfeld „Als zertifiziertes Dokument speichern“ auf „OK“.

    Bei einer Zertifizierung mit sichtbaren Unterschriften können Sie die Unterschrift in ein vorhandenes Unterschriftsfeld einfügen oder ein Feld für die Unterschrift erstellen. Befolgen Sie die angezeigten Anweisungen zum Auswählen der Stelle.

  4. Wenn Sie eine sichtbare Signatur hinzufügen, zeichnen Sie das Signaturfeld auf der Seite.
    Hinweis: Wenn Sie die Option „Dokumente beim Unterschreiben im Dokumentvorschau-Modus anzeigen“ in den Voreinstellungen für Sicherheit aktiviert haben, klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf „Dokument unterschreiben“.
  5. Befolgen Sie ggf. die Anweisungen auf dem Bildschirm, um eine digitale ID auszuwählen.
    Legen Sie eine Standard-ID fest, um zu verhindern, dass Sie beim Signieren eines PDF-Dokuments jedes Mal zum Auswählen einer ID aufgefordert werden.
  6. Legen Sie im Dialogfeld „Dokument zertifizieren“ die zulässigen Änderungen fest, geben Sie Ihr Kennwort oder Ihre PIN für Ihre digitale ID ein und klicken Sie auf „Unterschreiben“.
    Hinweis: Einige digitale IDs sind so konfiguriert, dass die Eingabe eines Kennworts oder eine andere Authentifizierung des Benutzers verlangt wird, wenn Sie auf die Schaltfläche „Unterschreiben“ klicken.
  7. Speichern Sie das PDF unter einem anderen Namen als die Originaldatei und schließen Sie das Dokument, ohne weitere Änderungen vorzunehmen. Es empfiehlt sich, das Dokument unter einem anderen Dateinamen zu speichern, damit Sie das nicht signierte Originaldokument beibehalten können.

Dokumente mit einem Zeitstempel versehen

In Acrobat X verfügen Benutzer über die Möglichkeit, PDF-Dateien einen Dokumentzeitstempel ohne ID-basierte Signatur hinzuzufügen. So können Authentizität und Bestehen eines Dokuments zu einem bestimmten Zeitpunkt bestätigt werden. Diese Zeitstempel entsprechen den Zeitstempel- und Sperrfunktionen in Teil 4 der ETSI 102 778 PDF-Norm für erweiterte elektronische Signaturen (PAdES). Auch Benutzer von Reader X können ein Dokument mit einem Zeitstempel versehen, wenn das Dokument mit den entsprechenden erweiterten Reader-Funktionen versehen wurde.

Weitere Informationen zu PAdES finden Sie unter blogs.adobe.com/security/2009/09/eliminating_the_penone_step_at.html (in englischer Sprache).

So setzen Sie einen Dokumentzeitstempel:

  1. Öffnen Sie das Dokument, dem Sie einen Zeitstempel hinzufügen möchten.
  2. Wählen Sie „Werkzeuge“ > „Signieren und zertifizieren“ > „Dokument mit Zeitstempel versehen“. Wenn das Fenster „Signieren und zertifizieren“ nicht angezeigt wird, zeigen Sie es an, indem Sie die Anweisungen zum Hinzufügen von Fenstern im Abschnitt Aufgabenfenster befolgen.
  3. Wählen Sie im Dialogfeld „Standard-Uhrzeitstempelserver auswählen“ einen Standard-Uhrzeitstempelserver aus der Liste aus oder fügen Sie einen neuen Server hinzu.
  4. Klicken Sie auf „Weiter“ und speichern Sie dann das Dokument mit dem Zeitstempel.

Digitale Signaturen entfernen

 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
  • Zum Entfernen einer Signatur klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Signaturfeld und wählen Sie „Unterschrift löschen“.

  • Zum Entfernen aller Signaturen aus einer PDF-Datei wählen Sie im Menü „Optionen“ des Fensters „Signaturen“ den Befehl „Alle Signaturfelder leeren“.

Sie können eine Unterschrift nur entfernen, wenn Sie sie platziert haben und die entsprechende digitale ID zum Unterschreiben installiert ist.

Wenn Sie das Signaturfeld in Acrobat löschen möchten, wählen Sie „Werkzeuge“ > „Inhalt“ > „Objekt auswählen“. Wählen Sie dann das Signaturfeld aus und drücken Sie die Entf-Taste.

Weitere Informationsquellen

Weitere Informationen zu digitalen Signaturen finden Sie in diesen Ressourcen: