Datenzusammenführung



Datenzusammenführung

Bei der Erstellung von Briefen, Umschlägen und Adressaufklebern führen Sie eine Datenquelldatei mit einem Zieldokument zusammen.

Die Datenquelldatei enthält die Informationen, die in den einzelnen Ausfertigungen des Zieldokuments jeweils unterschiedlich sind, wie z. B. die Namen und Adressen der Empfänger eines Serienbriefs. Eine Datenquelldatei besteht aus Feldern und Datensätzen.Felder sind Gruppen von spezifischen Informationen (beispielsweise Firmennamen oder Postleitzahlen), während es sich bei Datensätzen um Zeilen kompletter Informationssätze (beispielsweise Namen und vollständige Anschriften von Firmen) handelt. Bei Datenquelldateien kann es sich um .csv-Dateien (kommagetrennte Dateien) oder .txt.-Dateien (tabulatorgetrennte Dateien) handeln. Die einzelnen Daten in den Dateien sind entsprechend durch ein Komma bzw. einen Tabulator voneinander abgegrenzt.

Das Zieldokument ist ein InDesign-Dokument, das die Datenfeld-Platzhalter, die Maske, den Text und alle Elemente enthält, die in den einzelnen Ausfertigungen des zusammengeführten Dokuments unverändert bleiben.

Das zusammengeführte Dokument ist das resultierende InDesign-Dokument, das die Maskeninformationen des Zieldokuments enthält. Dabei werden diese Informationen so oft wiederholt wie erforderlich, um alle Datensätze aus der Datenquelle aufzunehmen.

Datenzusammenführung

A.
Datenquelldatei

B.
Zieldokument

C.
Zusammengeführtes Dokument

Grundlegende Schritte zum Zusammenführen von Daten

1. Überlegen Sie sich, welche Datenfelder Sie in Ihren Quell- und Zieldokumenten verwenden möchten.

Legen Sie fest, wie das fertige Dokument aussehen soll. Auf diese Weise wissen Sie, welche Felder für die Zusammenführung notwendig sind. Wenn Sie beispielsweise eine Postkarte erstellen möchten, die an Ihre Kunden gesendet werden soll, könnten Sie die folgenden Datenfelder verwenden:

<<Firmenname>><<Adresse>><<Postleitzahl>><<Ort>><<Land>>

Ihr Tabellenblatt oder Ihre Datenbank könnte wie folgt aussehen:

Beispieldatendatei

2. Speichern Sie die Datenquelldatei (normalerweise eine Tabellenkalkulations- oder eine Datenbankdatei) als kommagetrennte (.csv) oder tabulatorgetrennte (.txt) Textdatei.

Stellen Sie sicher, dass Ihre Datenquelldatei so aufgebaut ist, dass Sie die jeweiligen Felder in Ihr Zieldokument aufnehmen können. Beispielsweise sollte die erste Zeile in einer Tabellenkalkulation die Feldnamen enthalten, die Sie in Ihrem Zieldokument verwenden möchten, in diesem Fall also „Firma“ und „Anschrift“.

Weitere Informationen finden Sie unter Datenquelldateien.

3. Erstellen Sie ein Zieldokument, das den Text und die Elemente umfasst, die in allen Versionen des Zieldokuments unverändert bleiben.

Weitere Informationen finden Sie unter Zieldokumente.

4. Wählen Sie die Datenquelle über das Datenzusammenführungsbedienfeld aus.

Weitere Informationen finden Sie unter Auswählen einer Datenquelle.

5. Fügen Sie Felder aus dem Datenzusammenführungsbedienfeld in das Zieldokument ein.

Datenfelder können entweder einer Dokumentseite oder einer Musterseite hinzugefügt werden. Wenn Sie einer Musterseite Datenfelder hinzufügen, stehen Ihnen zusätzliche Optionen zur Verfügung.

Weitere Informationen finden Sie unter Einfügen von Datenfeldern und Einfügen von Datenfeld-Platzhaltern auf Musterseiten.

6. Zeigen Sie eine Vorschau der Datensätze an, um zu überprüfen, ob das Zieldokument Ihren Wünschen entspricht.

Weitere Informationen finden Sie unter Anzeigen einer Vorschau der Datensätze im Zieldokument.

7. Führen Sie das Zieldokument mit der Datenquelldatei zusammen oder exportieren Sie es als PDF.

Weitere Informationen finden Sie unter Zusammenführen von Datensätzen.

Datenquelldateien

Die Datenquelle ist typischerweise eine Tabellenkalkulations- oder Datenbankanwendung. Sie können jedoch auch mit InDesign oder einem anderen Texteditor Ihre eigene Datenquelldatei erstellen. Datenquelldateien sollten als kommagetrennte (.csv) oder tabulatorgetrennte (.txt) Textdateien gespeichert werden. Informationen zum Exportieren von Daten in diese Formate finden Sie gegebenenfalls im Benutzerhandbuch zu Ihrer Quellanwendung.

In einer komma- bzw. tabulatorgetrennten Textdatei sind Datensätze durch Absatzmarken und Felder durch Kommata oder Tabulatoren voneinander abgetrennt. Die Datenquelldatei kann auch Text oder Pfade enthalten, die auf Bilder auf einem Datenträger verweisen.

Beispiel für eine kommagetrennte Datenquelldatei

Name,Company Name,State 
Bill Tucker,CoreVent Labs,Nevada 
Dat Nguyen,"Brady, Hunt, and Baxter, Inc",Delaware 
Maria Ruiz,"Brinquist Enterprises, Inc.",California 
Wenn Sie ein Komma oder Anführungszeichen in eine kommagetrennte Datei aufnehmen möchten, schließen Sie den jeweiligen Text in gerade Anführungszeichen ein, z. B.: "Wagner, Winter und Söhne GmbH". Wenn Sie keine Anführungszeichen setzen, wird jeder Name als separates Feld behandelt.

In die Felder der Datenquelldatei können keine Zeilenumbrüche eingefügt werden. Wenn sich ein Feld über zwei Zeilen erstrecken soll, erstellen Sie zwei separate Felder, z. B. <<Adresse1>> und <<Adresse2>>. Um beim Zusammenführen des Dokuments leere Zeilen zu vermeiden, wählen Sie „Leerzeilen für leere Felder entfernen“.

Hinzufügen von Bildfeldern in der Datenquelldatei

Wenn Sie Bildfelder in die Datenquelldatei einfügen, kann auf jedem zusammengeführten Datensatz ein anderes Bild erscheinen. Wenn Sie zum Beispiel Dokumente zusammenführen, die Informationen über verschiedene Unternehmen enthalten, könnten Sie das Dokument so einrichten, dass auf jeder Seite das Logo der jeweiligen Firma erscheint.

  1. Öffnen Sie die Datenquelldatei.
  2. Geben Sie direkt vor dem Namen des Datenfelds ein „At“-Symbol (@) ein, um Text oder Pfade einzufügen, die auf Bilddateien verweisen.

    Das @-Symbol muss nur in der ersten Zeile eingegeben werden. Die darauf folgenden Zeilen müssen die Pfade zu den Bildern enthalten. Bei Pfadnamen muss die Groß- und Kleinschreibung beachtet werden und die Pfadnamen müssen den Namenskonventionen des Betriebssystems entsprechen, unter dem die Bilder gespeichert sind.

    Wenn Sie beim Eingeben des @-Symbols am Anfang des Felds eine Fehlermeldung erhalten, geben Sie vor dem @-Symbol ein Apostroph (') ein (z. B. '@Fotos), um die Funktion zu validieren. Bei einigen Anwendungen, wie z. B. Microsoft Excel, ist das @-Symbol für Funktionen reserviert.
(Windows) Beispiel für Bildverweise in einer Datenquelldatei

Name

Alter

@Fotos

Peter Schulz

36

C:\Fotos\PeterSchulz.jpg

Klaus Wagner

53

C:\Eigene Dateien\Klaus.gif

Claudia Schmidt

26

C:\Fotos\Schmidt.psd

(Mac OS) Beispiel für Bildverweise in einer Datenquelldatei

Name

Alter

@Fotos

Peter Schulz

36

Mac HD:Fotos:PeterSchulz.jpg

Klaus Wagner

53

Schreibtisch:Familie:Klaus.gif

Claudia Schmidt

26

Mac HD:Fotos:Schmidt.psd

Es ist möglich, über InDesign den Pfad zu einem Bild im Betriebssystem zu ermitteln. Fügen Sie hierzu ein Bild in ein InDesign-Dokument ein; der Speicherort dieses Bildes wird dann im Verknüpfungenbedienfeld angezeigt. Wählen Sie das Bild aus und klicken Sie im Menü des Verknüpfungenbedienfelds auf „Hilfsprogramme“ > „Vollständigen Pfad kopieren“. Möglicherweise müssen Sie den Pfad nach dem Einfügen in die Datenquelle bearbeiten. Dies ist besonders hilfreich, wenn Bilder auf einem Server abgelegt sind.

Zieldokumente

Nachdem Sie Ihre Datenquelldatei erstellt haben, müssen Sie das Zieldokument einrichten und die Felder aus der Datenquelldatei einfügen. Das Zieldokument enthält Datenfeld-Platzhaltertext und -grafiken, wie beispielsweise das Design, das auf jeder Postkarte angezeigt werden soll. Wenn Sie eine Datenquelle ausgewählt haben, können Sie diese Felder hinzufügen.

Das Zieldokument umfasst Felder aus der Datenquelle mit angezeigtem Feld-Platzhaltertext.

Wenn Sie Daten zusammenführen, erstellt InDesign ein neues Dokument, in dem die Felder durch die Daten ersetzt werden, die in der Datenquelldatei zugeordnet wurden. Datenfelder können entweder auf einer Musterseite oder auf einer Dokumentseite platziert werden.

Auswählen einer Datenquelle

Wählen Sie vor dem Einfügen von Feldern in das Zieldokument im Datenzusammenführungsbedienfeld eine Datenquelle aus. Pro Zieldokument kann immer nur eine Datenquelldatei ausgewählt werden.

  1. Erstellen oder öffnen Sie das Dokument, das Sie als Zieldokument verwenden möchten.
  2. Wählen Sie „Fenster“ > „Automatisierung“ > „Datenzusammenführung“.
  3. Wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Datenquelle auswählen“.
  4. Wählen Sie „Importoptionen anzeigen“ aus, wenn Sie Optionen für mit Trennzeichen getrennten Text ändern möchten.

    Da InDesign die Art des in der Datenquelldatei verwendeten Trennzeichens und die Kodierung automatisch erkennt, ist es in der Regel nicht notwendig, die Importoptionen anzuzeigen. Wurden die Kodierung und das Trennzeichen Ihrer Meinung nach jedoch nicht richtig erkannt, können Sie hier andere Optionen auswählen.

  5. Gehen Sie zur gewünschten Datenquelldatei und klicken Sie auf „Öffnen“.
  6. Wenn Sie „Importoptionen anzeigen“ ausgewählt haben, ändern Sie jetzt die Optionen für Trennzeichen und Kodierung wie gewünscht und klicken Sie dann auf „OK“. Die Datenfelder werden im Datenzusammenführungsbedienfeld angezeigt.
Hinweis: Wenn eine Warnmeldung angezeigt wird, dass die Datei nicht geöffnet werden kann, oder wenn falsche Felder im Listenfeld angezeigt werden, müssen Sie evtl. die Tabellenkalkulations- bzw. Datenbankdatei bearbeiten und als Datei mit Komma- oder Tabulatortrennzeichen speichern.

Wenn die Datenquelle ausgewählt und die Felder im Datenzusammenführungsbedienfeld geladen sind, spiegeln sich weitere Änderungen der Datenquelle erst nach einer Aktualisierung im Zieldokument wider.

Einfügen von Datenfeldern

Bei der Auswahl der Datenquelle wird im Datenzusammenführungsbedienfeld eine Liste von Datenfeldnamen angezeigt. Diese Namen entsprechen den Spaltenüberschriften der Datenquelldatei. Symbole weisen darauf hin, ob es sich bei dem Feld um Text oder ein Bild handelt. Datenfelder werden beim Hinzufügen zum Dokument zu Feld-Platzhaltern. Ein Beispiel hierfür ist <<Unternehmen>>. Diese Platzhalter können wie jeder andere Text oder jede andere Grafik ausgewählt und formatiert werden.

Sie können einem vorhandenen Rahmen ein Bildfeld zuweisen, um ein verschiebbares Bild zu erstellen. Wenn sich die Einfügemarke in einem Textrahmen befindet oder beim Einfügen eines Bildfelds Text ausgewählt ist, wird ein kleiner Platzhalter als eingebundener Rahmen eingefügt. Sie können die Größe des Bild-Platzhalters ändern, um die Größe der zusammengeführten Bilder festzulegen.

Beim Einfügen eines Datenfelds speichert InDesign, aus welcher Datenquelle das Feld stammt. Fehler in der Feldliste (beispielsweise Rechtschreibfehler, leere Felder und nicht vorgesehene Feldtypen) müssen in der Quellanwendung korrigiert werden. Anschließend muss die Liste über das Datenzusammenführungsbedienfeld aktualisiert werden.

Einfügen eines Text-Datenfelds in das Zieldokument

  1. Erstellen Sie auf einer Dokument- oder einer Musterseite einen Textrahmen.

    Weitere Informationen zum Einfügen von Datenfeldern auf Musterseiten finden Sie unter Einfügen von Datenfeld-Platzhaltern auf Musterseiten.

  2. Setzen Sie die Einfügemarke an die Stelle im Textrahmen, an der der Feld-Platzhalter erscheinen soll, oder wählen Sie den Text aus, den Sie ersetzen möchten.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus, um einen Feld-Platzhalter einzufügen:
    • Klicken Sie in der Liste des Datenzusammenführungsbedienfelds auf ein Feld.

    • Ziehen Sie einen Feldnamen aus der Liste im Datenzusammenführungsbedienfeld und legen Sie ihn auf dem Textrahmen ab, um den Platzhalter hinzuzufügen. Wenn Sie ein Textfeld auf einen leeren Rahmen ziehen, wird der leere Rahmen zu einem Textrahmen.

Textfeld-Platzhalter werden in der Zielanwendung in doppelten spitzen Klammern (beispielsweise <<Name>>) und mit den aktuellen Formatierungsattributen (Schriftart, Schriftgrad usw.) angezeigt.

Hinweis: Es ist nicht möglich, durch bloßes Eingeben des Feldnamens oder Bearbeiten eines vorhandenen Feldes ein gültiges Feld zu erstellen. Gültige Felder können nur über das Datenzusammenführungsbedienfeld eingefügt werden.

Einfügen eines Bild-Datenfelds in das Zieldokument

  • Zum Einfügen eines neuen eingebundenen Grafik-Platzhalters ziehen Sie ein Bildfeld auf einen Textrahmen oder setzen die Einfügemarke in einen Textrahmen und klicken Sie auf das Bildfeld.
  • Wenn Sie eine neue verschiebbare Grafik einfügen möchten, ziehen Sie ein Bildfeld auf einen leeren Rahmen oder einen vorhandenen Grafikrahmen. Wenn Sie ein Bildfeld auf einen leeren Rahmen ziehen, wird der leere Rahmen zu einem Grafikrahmen.
  • Wenn Sie ein Feld in gruppierte Elemente, Tabellenzellen oder verschachtelte Elemente einfügen möchten, ziehen Sie das Bildfeld auf das Ziel.

    Bildfeld-Platzhalter werden als Rahmen angezeigt, die den Feldnamen enthalten.

Einfügen von Datenfeld-Platzhaltern auf Musterseiten

Das Einfügen von Datenfeld-Platzhaltern auf Musterseiten bringt folgende Vorteile im Unterschied zum Einfügen von Platzhaltern auf Dokumentseiten:

  • Das resultierende zusammengeführte Dokument enthält die Original-Platzhalter auf seinen Musterseiten und die zusammengeführten Ergebnisse auf den Dokumentseiten, und zwar in Form von überschriebenen Musterseitenelementen.

  • Das zusammengeführte Dokument ist weiterhin mit der Datenquelle verbunden. Wenn also Datensätze in der Datenquelle geändert werden, können Sie den Inhalt des zusammengeführten Dokuments über die Option „Inhalt in Datenfeldern aktualisieren“ aktualisieren. Diese Option ist besonders nützlich, wenn Sie das Layout im zusammengeführten Dokument ändern und dann neue Daten aus der Datenquelle hinzufügen müssen.

  • Da die Einstellungen im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ mit den im Zieldokument verwendeten Einstellungen identisch sind, können Sie das aktuelle Dokument schnell neu und mit dem gleichen Layout erstellen. Sie können diese gemeinsamen Einstellungen auch verwenden, um ein identisches Dokument mit einer anderen Datenquelle bzw. um ein neues Dokument mit einem leicht abgewandelten Layout zu erstellen.

Hinweis: Achten Sie beim Einfügen von Datenfeldern auf Musterseiten darauf, dass der Textrahmen, der die Datenfelder enthält, das Überschreiben von Musterseitenobjekten zulässt. Markieren Sie hierzu den Textrahmen auf der Musterseite und wählen Sie im Menü des Seitenbedienfelds die Option „Musterelemente in Auswahl dürfen überschrieben werden“. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden die Daten nicht zusammengeführt. (Siehe Erstellen von Musterseiten.)

Es ist nicht möglich, Datenfelder sowohl auf Musterseiten als auch auf Dokumentseiten zu platzieren. Zum Zusammenführen von Dokumenten muss eine Musterseite mit Datenfeldern auf die erste Seite des Dokuments angewendet werden.

Wichtig: Wenn in einer Fehlermeldung angezeigt wird, dass InDesign das Dokument nicht zusammenführen kann, weil keine Platzhalter vorhanden sind, haben Sie die Platzhalter möglicherweise der linken Musterseite eines einseitigen Dokuments hinzugefügt. Da Seite 1 aber auf der rechten Musterseite basiert, müssen Sie die Platzhalter der rechten Musterseite hinzufügen.

Aktualisieren, Entfernen oder Ersetzen von Datenquelldateien

  • Wenn Sie Datenquelldateien aktualisieren möchten, bearbeiten Sie die Datenquelldatei, speichern Sie sie in einem komma- oder tabulatorgetrennten Format und wählen Sie dann im Datenzusammenführungsbedienfeld die Option „Datenquelle aktualisieren“.

    Die Änderungen spiegeln sich im Datenzusammenführungsbedienfeld wider. Wenn die Änderungen nach dem Aktualisieren im Dokument nicht sichtbar sind, deaktivieren Sie die Vorschau und aktivieren Sie sie dann erneut.

  • Wenn Sie die Verbindung zur Datenquelldatei aufheben möchten, wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Datenquelle entfernen“.
  • Wenn Sie eine andere Datenquelldatei auswählen möchten, wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Datenquelle auswählen“ und geben Sie anschließend die neue Datenquelldatei an. InDesign erkennt unter Umständen nicht alle Felder. In diesem Fall ist es am besten, die Platzhalterfelder zu löschen und neu einzufügen.
Wenn Sie ein zusammengeführtes Dokument aus einem Zieldokument erstellen, in dem Datenfelder auf Musterseiten eingefügt wurden, können Sie die Datenfelder im zusammengeführten Dokument aktualisieren.

Anzeigen einer Vorschau der Datensätze im Zieldokument

Vor dem Zusammenführen des Zieldokuments und der Datenquelldatei empfiehlt es sich, eine Vorschau der Datensätze anzuzeigen, um sicherzugehen, dass die Felddaten beim Zusammenführen der Informationen richtig angezeigt werden. Wenn Sie eine Vorschau der Datensätze aufrufen, zeigt das Datenzusammenführungsbedienfeld die eigentlichen Daten aus der Datenquelle anstelle der Feld-Platzhalter an. So wird beispielsweise anstelle des Texts <<Unternehmen>> der Text Adobe Systems, Inc angezeigt. Mithilfe der Navigationsschaltflächen im Datenzusammenführungsbedienfeld können Sie sich durch die Datensätze bewegen.

Bei Fehlern in den Datensätzen (beispielsweise Rechtschreibfehler oder überflüssige Leerzeichen) empfiehlt es sich, die Quelldatei in ihrer Originalanwendung zu bearbeiten. (Siehe Datenquelldateien.)

  1. Klicken Sie am unteren Rand des Datenzusammenführungsbedienfelds auf „Vorschau“ oder wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Vorschau“.
  2. Klicken Sie auf die Navigationsschaltflächen, um durch die Daten der verschiedenen Datensätze zu gehen.
Wenn Sie zu einem bestimmten Datensatz gehen möchten, klicken Sie auf die Navigationsschaltflächen am unteren Rand des Bedienfelds. Sie können auch in das Navigationstextfeld am unteren Rand des Bedienfelds die Nummer des Datensatzes eingeben, den Sie in der Vorschau anzeigen möchten, und dann die Eingabetaste bzw. den Zeilenschalter drücken.

Ein- oder Ausblenden der Vorschau

Beim Umschalten zwischen den Vorschaumodi können u. U. Probleme auftreten, es ist aber auch möglich, dass sich Probleme auf diese Weise selbst beheben. Beachten Sie daher Folgendes:

  • Wenn die Option „Datensatzvorschau“ deaktiviert ist, wird der Inhalt der Vorschau durch Platzhalter ersetzt. Wenn Sie ein Bild einschließlich des Rahmens, der das Bild enthält, entfernen oder eine komplette Textzeichenfolge löschen, werden beim Deaktivieren der Option „Datensatzvorschau“ die jeweiligen Platzhalter nicht angezeigt, da diese ebenfalls entfernt wurden.

  • Änderungen, die im Dialogfeld „Optionen für Inhaltsplatzierung“ vorgenommen wurden, werden erst sichtbar, wenn Sie auf „OK“ klicken. Wenn die Option „Datensatzvorschau“ aktiviert ist, wirken sich die aktualisierten Platzierungseinstellungen außerdem erst auf die Daten aus, nachdem Sie die Option deaktiviert und erneut aktiviert haben.

  • Beim Versuch, das Dokument im Vorschaumodus zu speichern, wird eine Meldung angezeigt und Sie werden aufgefordert, vor dem Speichern des Dokuments den Vorschaumodus zu deaktivieren.

Bearbeiten von Datenfeld-Platzhaltern

Wenn Sie einem Dokument ein Text-Datenfeld hinzufügen, wird der Platzhaltertext für das Feld unter Verwendung der an der Einfügemarke aktiven Formatierungsattribute (Schriftart, Schriftgrad usw.) eingegeben. Sie können anschließend die Attribute des Platzhaltertexts ändern, um das Erscheinungsbild der Daten Ihren Wünschen entsprechend anzupassen.

 Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
  • Um Platzhalterattribute zu ändern, wählen Sie den Platzhaltertext aus und ändern Sie die Formatierungsattribute so, wie Sie es von anderen Textabschnitten gewohnt sind.

  • Wenn Sie einen Platzhalter ändern möchten, markieren Sie den Platzhalter bzw. die tatsächlichen Daten und wählen Sie im Datenzusammenführungsbedienfeld einen anderen Feldnamen aus.

  • Wenn Sie einen Platzhalter löschen möchten, markieren Sie den Platzhalter und drücken Sie die Rücktaste bzw. die Entf-Taste.

Hinweis: In der Textmodus-Ansicht werden Text-Platzhalter genau so wie Hyperlinks angezeigt. Einige Optionen im Datenzusammenführungsbedienfeld stehen in der Textmodus-Ansicht nicht zur Verfügung.

Festlegen von Optionen für die Inhaltsplatzierung

Im Dialogfeld „Optionen für Inhaltsplatzierung“ können Sie die Standardeinstellungen für das aktuelle Dokument bzw. für alle zukünftigen Projekte festlegen, bei denen Daten zusammengeführt werden sollen. Hier können Sie angeben, wie das Bild platziert wird, ob Bilder verknüpft oder eingebettet werden, ob leere Zeilen für leere Felder entfernt werden und wie viele Datensätze maximal in einem Dokument zusammengeführt werden können.

  1. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    • Wenn sich die Optionen nur auf das aktuelle Dokument auswirken sollen, öffnen Sie das Zieldokument.

    • Wenn sich die Optionen auf alle zukünftigen Dokumente auswirken sollen, die Sie erstellen, schließen Sie alle Dokumente.

  2. Wählen Sie „Fenster“ > „Automatisierung“ > „Datenzusammenführung“.
  3. Wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Optionen für Inhaltsplatzierung“.
  4. Ändern Sie die Optionen für die Platzierung des Inhalts wie gewünscht. (Siehe Optionen für Inhaltsplatzierung.)
  5. Klicken Sie auf „OK“.

Zusammenführen von Datensätzen

Nachdem Sie das Zieldokument formatiert und Felder aus der Datenquelldatei eingefügt haben, können Sie nun die Informationen aus der Datenquelle mit dem Zieldokument zusammenführen. Sie können die Datensätze in einem anderen InDesign-Dokument oder direkt in einer PDF-Datei zusammenführen. Beim Zusammenführen erstellt InDesign ein neues Dokument bzw. eine PDF-Datei auf der Grundlage des Zieldokuments und ersetzt die Felder im Zieldokument durch die entsprechenden Informationen aus der Datenquelldatei.

Wenn Sie ein Dokument zusammenführen, das Datenfeld-Platzhalter auf Musterseiten enthält, werden diese Elemente auf den Musterseiten auf die Musterseiten im neu erstellten Dokument kopiert.

Zusammenführen einzelner oder mehrerer Datensätze

  1. Führen Sie bei geöffnetem Zieldokument einen der folgenden Schritte aus:
    • Wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds den Befehl „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ oder klicken Sie auf die Schaltfläche „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ .

    • Wählen Sie im Menü des Datenzusammenführungsbedienfelds die Option „Als PDF exportieren“.

  2. Wählen Sie auf der Registerkarte „Datensätze“ unter „Datensätze für Zusammenführung“ die Option „Alle Datensätze“, um alle Datensätze in der Datenquelldatei zusammenzuführen, bzw. die Option „Einzelner Datensatz“, um einen bestimmten Datensatz zusammenzuführen, oder geben Sie einen Bereich von Datensätzen an, die zusammengeführt werden sollen.
  3. Geben Sie unter „Datensätze pro Dokumentseite“ eine der folgenden Optionen an:
    • Wählen Sie die Option „Einzelner Datensatz“, damit alle Datensätze jeweils oben auf einer neuen Seite beginnen.

    • Wählen Sie die Option „Mehrere Datensätze“, um mehr als einen Datensatz pro Seite einzufügen (beispielsweise zum Drucken von Adressaufklebern).

      Das Zusammenführen mehrerer Datensätze ist nicht möglich, wenn sich die Datenfelder auf einer Dokumentseite eines mehrseitigen Dokuments befinden oder wenn Datenfelder auf mehreren Musterseiten erscheinen.

  4. Wählen Sie die Option „Bei Dokumenterstellung Bericht über Übersatztext erstellen“ aus, um automatisch einen Bericht zu öffnen, der Übersatzbedingungen protokolliert, die beim Zusammenführen der Daten im InDesign-Dokument auftreten. (Siehe Übersatztextberichte.)
  5. Wählen Sie die Option „Warnung bei fehlenden Bildern“ aus, um eine Meldung anzuzeigen, dass Verknüpfungen fehlen, weil ein oder mehrere Bilder nicht verfügbar sind.
  6. Wenn Sie auf der Registerkarte „Datensätze“ die Option „Mehrere Datensätze“ ausgewählt haben, klicken Sie auf die Registerkarte „Layout mit mehreren Datensätzen“ und legen Sie die folgenden Optionen fest:
    • Geben Sie unter „Ränder“ Werte für den Abstand zwischen den Randhilfslinien und den Seitenkanten ein.

    • Wählen Sie unter „Datensatz-Layout“ die Option „Zeilen“ oder „Spalten“ aus und geben Sie anschließend den Abstand zwischen den Spalten und Zeilen an.

  7. Wenn Sie „Mehrere Datensätze“ ausgewählt haben, wählen Sie „Vorschau für Layout mit mehreren Datensätzen erstellen“, um die im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ vorgenommenen Änderungen zu überprüfen. Über die Seitenschaltflächen können Sie in der Anzeige der Datensätze navigieren.
  8. Klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“ und legen Sie die Optionen für die Platzierung fest. (Siehe Optionen für Inhaltsplatzierung.)
  9. Klicken Sie abschließend auf „OK“.
  10. Wenn Sie direkt in eine PDF-Datei exportieren, legen Sie PDF-Optionen fest und klicken Sie auf „Exportieren“. Geben Sie einen Dateinamen und einen Speicherort an und klicken Sie auf „Speichern“. (Siehe Adobe PDF-Optionen.)

Wenn die Datenquelldatei auf nicht unterstützte Dateiformate oder nicht verfügbare Bilder verweist, müssen Sie gegebenenfalls die Datenquelldatei entsprechend korrigieren, sodass sie auf eine unterstützte Datei verweist, den Pfad für eine fehlende Datei berichtigen oder die Datei einfach in den richtigen Ordner verschieben, damit InDesign sie finden und platzieren kann.

Einschränkungen beim Zusammenführen mehrerer Datensätze

Sie können die Option „Mehrere Datensätze“ auswählen, um mehr als einen Datensatz pro Seite einzufügen. Diese Option benötigen Sie z. B. dann, wenn Sie beim Drucken von Adressaufklebern mehr als einen Adressaufkleber pro Seite drucken möchten. Wie die Datensätze in der zusammengeführten Satzdatei dargestellt werden, hängt vorwiegend von den Layoutoptionen ab. Beim Verwenden der Option „Mehrere Datensätze“ gelten die folgenden Einschränkungen:

  • Das Zusammenführen mehrerer Datensätze ist nicht möglich, wenn sich die Datenfelder auf einer Dokumentseite eines mehrseitigen Dokuments befinden oder wenn Datenfelder auf mehreren Musterseiten erscheinen.

  • Bei der Datenzusammenführung können nur Platzhalter einer Größe verwendet werden.

  • Beim Löschen eines Datensatzes in der zusammengeführten Satzdatei fließen die verbleibenden Datensätze nicht in den leeren Platzhalter.

Zusammenführen in eine PDF-Datei

Beim Zusammenführen in eine PDF-Datei stehen dieselben Optionen zur Verfügung wie beim Erstellen eines zusammengeführten InDesign-Dokuments. Um die Größe der erstellten PDF-Datei zu minimieren, werden für statische Teile der Seite so genannte PDF-XObjects genutzt.

Aktualisieren von Datenfeldern

Wenn Sie ein Dokument mit Daten-Platzhaltern auf Musterseiten zusammengeführt haben, können Sie das Layout des zusammengeführten Dokuments ändern und trotzdem die Werte der Datenfelder in der Datenquelle aktualisieren. Mit der Option „Datenfelder aktualisieren“ können Sie Datenfelder aktualisieren. Das Layout des Dokuments ändert sich dabei nicht. Diese Option steht nur bei zusammengeführten Dokumenten zur Verfügung, bei denen Daten-Platzhalter auf den Musterseiten erscheinen.

  1. Nehmen Sie die gewünschten Änderungen an der Datenquelldatei vor und speichern und schließen Sie dann die Datenquelldatei.
  2. Wählen Sie im zusammengeführten Dokument die Option „Datenfelder aktualisieren“.

Die während der Aktualisierung der Datenfelder vorgenommenen Änderungen werden in einer Protokolldatei angezeigt.

Diese Option funktioniert am besten, wenn Sie Datensätze nur in der Datenquelldatei bearbeiten oder hinzufügen. Wenn Sie Platzhalterfelder hinzufügen oder neue Felder in die Datenquelle einfügen bzw. die Einstellungen im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ ändern, verwenden Sie zum Erstellen eines neuen zusammengeführten Dokuments die Option „Zusammengeführtes Dokument erstellen“.

Übersatztextberichte

Der Übersatztextbericht wird angezeigt, wenn im Dialogfeld „Zusammengeführtes Dokument erstellen“ die Option „Bei Dokumenterstellung Bericht über Übersatztext erstellen“ ausgewählt ist und wenn ein oder mehrere Felder nach dem Zusammenführen der Daten Übersatztext enthalten.

Im Bericht werden alle Übersätze in einer nummerierten Liste angezeigt. Dabei wird die Seitenzahl angegeben, auf der der Text angezeigt wird, gefolgt von der Anzahl der Zeichen bzw. Wörter des Übersatzes und einem Ausschnitt des Übersatztextes.

Wenn der Bericht während der Erstellung eines zusammengeführten Dokuments angezeigt wird, beheben Sie den Übersatz anhand des Berichts. Sie können beispielsweise den Textrahmen vergrößern, den Schriftgrad verringern oder den Text bearbeiten.

Optionen für Inhaltsplatzierung

Im Dialogfeld „Optionen für Inhaltsplatzierung“ stehen die folgenden Optionen zur Verfügung:

Bilder proportional anpassen
Behält das Seitenverhältnis des Bildes bei, skaliert das Bild aber, um es in den Rahmen einzupassen (Standardoption).

Bilder an Rahmen anpassen
Skaliert das Bild, sodass das Seitenverhältnis genau dem Seitenverhältnis des Rahmens entspricht.

Rahmen an Bilder anpassen
Behält die Größe des Bildes bei, passt aber die Rahmengröße an die Bildgröße an.

Rahmen- und Bildgrößen beibehalten
Platziert das Bild in seiner eigentlichen Größe im Rahmen. Dabei wird das Bild an der oberen linken Ecke des Rahmens ausgerichtet. Falls das Bild zu groß für den Rahmen ist, wird es beschnitten.

Rahmen proportional füllen
Platziert das Bild so, dass seine Höhe oder Breite den Rahmen ausfüllt. Der restliche Teil des Bildes wird abgeschnitten.

Im Rahmen zentrieren
Richtet die Mitte des Bildes an der Mitte des Rahmens aus.

Bilder verknüpfen
Erstellt eine Verknüpfung bzw. einen Dateipfad zur Originalbilddatei. Wenn diese Option nicht ausgewählt ist, werden alle Bilddaten im InDesign-Dokument eingebettet.

Leerzeilen für leere Felder entfernen
Entfernt Absatzumbrüche, die für leere Felder eingefügt wurden. Diese Option ist besonders für Mailings nützlich, in denen Sie ein optionales Adressfeld haben. Diese Option ignoriert weiche Zeilenumbrüche.

Maximale Datensatzzahl pro Dokument
Legt die maximale Anzahl der Datensätze für jedes zusammengeführte Dokument fest. Sobald der Grenzwert erreicht ist, wird ein neues Dokument mit der Anzahl an Seiten erstellt, die zur Aufnahme der verbleibenden zusammengeführten Datensätze erforderlich ist (dabei gilt erneut der Grenzwert für die maximale Anzahl an Datensätzen pro Dokument). Diese Option ist nur verfügbar, wenn „Einzelner Datensatz“ ausgewählt wurde.

Maximale Seitenzahl pro Dokument
Legt die maximale Anzahl der Seiten für jedes zusammengeführte Dokument fest. Sobald der Grenzwert erreicht ist, wird ein neues Dokument mit der Anzahl an Seiten erstellt, die zur Aufnahme der verbleibenden zusammengeführten Datensätze erforderlich ist (dabei gilt erneut der Grenzwert für die maximale Anzahl an Seiten pro Dokument). Diese Option ist nur verfügbar, wenn beim Zusammenführen von Dokumenten im Menü „Datensätze pro Dokumentseite“ die Option „Mehrere Datensätze“ ausgewählt wurde.