Wenn Sie ein Bedingungsdokument planen, sollten Sie die Art des Materials und die Anzahl der Personen berücksichtigen, die das Dokument verwalten. Behandeln Sie die bedingten Teile einheitlich, um die Verwendung und Pflege des Dokuments zu erleichtern. Informieren Sie andere von den Konventionen, die Sie bei der Zuweisung von Bedingungs-Tags angewendet haben.

Wenden Sie beim Planen eines Projekts mit bedingtem Text diese Richtlinien an:

Anzahl der Versionen

Legen Sie die Anzahl der Versionen fest, die das fertig gestellte Projekt enthalten soll. Wenn Sie beispielsweise ein Handbuch für ein Programm verfassen, das auf zwei Plattformen läuft, erstellen Sie wahrscheinlich mindestens zwei Versionen. Eventuell werden diese Versionen mit redaktionellen Kommentaren versehen, die während der Überarbeitung hinzugefügten Text enthalten. In diesem Fall können Sie weitere Versionen hinzufügen: UNIX mit Kommentaren, UNIX ohne Kommentare, Windows mit Kommentaren und Windows ohne Kommentare.

Anzahl der erforderlichen Bedingungs-Tags

Überlegen Sie, wie viele Bedingungs-Tags für die Erstellung der gewünschten Versionen erforderlich sind. Jede Version eines Dokuments wird durch einen eindeutigen Satz von Bedingungs-Tags definiert. Ein fertig gestelltes Windows-Handbuchs könnte mit einem angezeigten Bedingungs-Tag „Windows“ sowie den verborgenen Bedingungs-Tags „UNIX“ und „Kommentare“ definiert sein. In diesem Beispiel müssen Sie entscheiden, ob Sie ein Bedingungs-Tag für Windows- und ein anderes Bedingungs-Tag für UNIX-Kommentare verwenden. Sie können auch ein einziges Bedingungs-Tag verwenden, das sowohl für Windows- als auch für UNIX-Kommentare verwendet wird.

Strukturieren des Inhalts

Überlegen Sie sich, wie viel bedingten Text das Dokument enthalten soll und wie das Material zur Vereinfachung der Erstellung und Pflege strukturiert werden kann. Möglicherweise können Sie ein Buch so strukturieren, dass sich bedingter Text auf einige Dokumente beschränkt. Es ist auch möglich, die unterschiedlichen Versionen eines Kapitels in getrennten Dateien zu erstellen, statt bedingten Text zu verwenden. Verwenden Sie in diesem Fall eine andere Buchdatei für jede Version des Buchs. Möglicherweise möchten Sie in einem strukturierten Dokument ganze Kapitel eines Buchs nur für den Druck zulassen.

Grafiken

Wenn ein Dokument durch Referenz importierte Grafiken in einem bedingten verankerten Rahmen enthält, müssen Sie für die Grafiken in jeder Version einen separaten Ordner erstellen. z. B. Durch Erstellen separater Ordner wird die Dateiverwaltung vereinfacht, wenn Sie eine Version des Dokuments mit den zugehörigen Grafikdateien kopieren oder archivieren müssen.

Variablen

Bei Begriffen und Ausdrücken, die wiederholt in einem Dokument verwendet werden, ist es einfacher, mit Variablen anstatt mit bedingtem Text zu arbeiten.

Überlegen Sie, ob Ihr Bedingungsdokument unterschiedliche Variablendefinitionen für jede Version benötigt. Beispielsweise könnte in einem Datenblatt eine Variable mit dem Produktnamen verwendet, in dem Bedingungsdokument jedoch zwei Produkte beschrieben werden. Sie können für jede Version des Dokuments eine Vorlage erstellen. Jede der Vorlagen entspricht nur einer sichtbaren Version und definiert die Variablen für diese Version. Sie können mit „Datei“ > „Importieren“ > „Formate“ zwischen den Variablendefinitionen der einzelnen Versionen hin- und herwechseln.

Bedingungsplanung

Legen Sie die kleinste Einheit des bedingten Textes fest. Wenn ein Bedingungsdokument beispielsweise in eine andere Sprache übersetzt wird, ist die kleinste Einheit für bedingten Text ein vollständiger Satz. Da sich die Wortfolge während der Übersetzung häufig ändert, würde bedingter Text für einen Teil eines Satzes die Übersetzung erschweren. Berücksichtigen Sie folgende Richtlinien:

• Legen Sie fest, ob Leer- und Satzzeichen als bedingt gekennzeichnet werden sollen. Wenn bedingter Text mit einem Satzzeichen beginnt oder endet, sollte dieses ebenfalls bedingt sein. Durch bedingte Satzzeichen ist der Text beim Anzeigen mehrerer Versionen leichter zu lesen.

• Zur Vermeidung von Problemen mit Wortabständen sollten Sie einen Standard für die Verwendung von Leerzeichen nach bedingtem Text festsetzen. Definieren Sie sie entweder immer oder nie als bedingten Text.

• Legen Sie die Reihenfolge fest, in der bedingter Text angezeigt wird, und behalten Sie diese im gesamten Dokument bei. Die richtige Reihenfolge hilft anderen Autoren später bei der Pflege des Dokuments.

Mehrere Autoren

Beachten Sie die folgenden Richtlinien, wenn ein Bedingungsdokument von mehreren Autoren erstellt wird:

• Planen Sie die Struktur des Dokuments und den Arbeitsablauf. Beispielsweise können Sie ein Dokument in kleinere Dateien aufteilen, sodass mehrere Personen gleichzeitig an unterschiedlichen Teilen des Dokuments arbeiten können.

• Legen Sie fest, auf welche Weise Sie Erläuterungen für anderen Autoren bereitstellen möchten. Fügen Sie zur Erläuterung des Bedingungsdokuments hilfreiche Kommentare hinzu und wenden Sie das vordefinierte Bedingungs-Tag „Kommentar“ an.