Arbeiten mit Einstellungen für die Richtlinieneinhaltung und Kontrolle



Organisationen, die in geregelten Branchen arbeiten, müssen von der Regierung vorgegebene Standards erfüllen. Diese Standards legen fest, wie und wann Mitarbeiter kommunizieren können und ob die Organisation die Kommunikation aufzeichnen und archivieren muss. Beispiel: Einige Organisationen müssen alle Kommunikationstätigkeiten protokollieren, die in ihren Netzwerken stattfinden.

Organisationen können auch Kommunikationen zwischen Mitarbeitern oder zwischen Mitarbeitern und externen Benutzern festhalten, um Standards der internen Kontrolle zu erfüllen. Mit den Einstellungen für Richtlinieneinhaltung und Kontrolle, können Sie Standards für die Unternehmensführung einhalten und Meetings global kontrollieren.

Diese Einstellungen sind global gültig und wirken sich auf das gesamte Acrobat Connect Pro-Konto aus. Die Einstellungen werden direkt auf alle Meetings angewendet, die gestartet werden, nachdem die Einstellungen gespeichert wurden. Sie gelten nicht für Meetings, die bereits begonnen haben, als die Einstellungen gespeichert wurden. Sie gelten für gerade gehaltene Meetings bis zu 10 Minuten nach Beendigung der Meetings.

Hinweis: Nicht alle Funktionen zur Richtlinieneinhaltung sind für Kunden verfügbar.

Anpassen von Einstellungen für Richtlinieneinhaltung und Kontrolle

  1. Melden Sie sich bei Connect Pro Central an.
  2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Administration“.
  3. Klicken Sie auf „Einwilligung und Bedienung“.
  4. Klicken Sie auf „PODS-Verwaltung“ und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie die Pods, die Sie in Meetingräumen und virtuellen Klassenzimmern deaktivieren möchten. Wenn Sie einen Pod deaktivieren, werden der Pod und alle enthaltenen Informationen in allen Meetingräumen gelöscht, die den Pod enthalten. Dies kann zu leeren Flächen in den Layouts von Meetingräumen führen. Sie können neue Meetingvorlagen erstellen, oder Meetingveranstalter können die Pods in den Meetingräumen so vergrößern, dass sie die Fläche ausfüllen.

    • Löschen Sie ggf. die Pod-Historie, wenn neue Meetings starten.

    • Legen Sie fest, ob private Chats deaktiviert werden.

  5. Klicken Sie auf „Einstellungen für gemeinsame Nutzung“ und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Wählen Sie Einstellungen, die die gemeinsame Verwendung von Informationen beschränken.

    • Um Benutzer daran zu hindern, nicht autorisierte Materialien gemeinsam zu verwenden, wählen Sie „Desktop-Freigabe deaktivieren“, „Windows-Freigabe deaktivieren“ und „Anwendungsfreigabe deaktivieren“. Diese Einstellungen regeln die gemeinsame Nutzung von Bildschirmen. Wählen Sie darüber hinaus „Freigabe von Dokumenten nur aus der Materialbibliothek und aus der Kursbibliothek zulassen“. Benutzer werden daran gehindert, Materialien direkt in einen Meetingraum hochzuladen. Veranstalter oder Moderatoren können nur Materialien freigeben, die vorab in Connect Pro Central geladen wurden.

    • Wenn Sie die Option „Hochladen von Dokumenten nur aus den unten ausgewählten Gruppen zulassen“ wählen, können nur Benutzer Dokumente in Meetingräume hochladen, die Mitglieder der ausgewählten Gruppen sind. Autoren haben immer die Genehmigung Dokumente hochzuladen.

  6. Klicken Sie auf „Aufzeichnungen und Hinweis“ und führen Sie einen der folgenden Schritte aus:
    Hinweis: Hosted-Kunden steht nur die Einstellung „Einwilligungshinweis aktivieren“ zur Verfügung. Hosted-Kunden können keine Aufzeichnungseinstellungen erzwingen oder Chat-Kopien aktivieren.

    • Wählen Sie „Einwilligungshinweis aktivieren“ und geben Sie einen Hinweistext ein. Alle Benutzer müssen die im Hinweis genannten Bedingungen akzeptieren, bevor sie die Meetingräume betreten. Die Einwilligung wird im Server-Protokoll aufgezeichnet. Lizenzierte Benutzer beispielsweise können Benutzer über diesen Hinweis informieren, ob ein Meeting aufgezeichnet wird oder nicht.

    • Wählen Sie „Aufzeichnungseinstellungen für alle Meetings erzwingen“ und „Alle Meetings aufzeichnen (ein)“, um alle Meetings aufzuzeichnen. Kein Benutzer kann die Aufzeichnung abbrechen, auch nicht der Veranstalter des Meetings. Nur Administratoren können auf erzwungene Aufzeichnungen zugreifen, wenn die Option „Aufzeichnungs-Links in Meetingordnern veröffentlichen“ deaktiviert ist. Andernfalls können Veranstalter über den im Meetingordner verfügbaren Link auf die Aufzeichnung zugreifen. Veranstalter können die erzwungene Aufzeichnung bearbeiten, Administratoren können jedoch bei Bedarf weiterhin auf die ursprüngliche Aufzeichnung zugreifen. Der private Moderatorenbereich und Arbeitsräume werden nicht aufgezeichnet. Wenn Sie alle Meetingaktivitäten aufzeichnen müssen, wählen Sie die Option „Arbeitsräume deaktivieren“ auf der Seite „Einstellungen für gemeinsame Nutzung“.

    • Um den Befehl „Meeting“ > „Meeting aufzeichnen“ in allen Meetingräumen zu deaktivieren, wählen Sie die Option „Kein Meeting aufzeichnen (aus)“.

    • Wählen Sie die Option „Chat-Kopien aktivieren“, um alle Chat-Nachrichten auf dem Server zu protokollieren. Die Kopien geben den Namen des Raums, den Namen des Senders, den Namen des Empfängers, Datum und Uhrzeit und den Nachrichtentext der einzelnen Chat-Nachrichten an. Kopien werden auf dem Acrobat Connect Pro-Server im Ordner rootinstall \content\ account-id \ sco-id -version \output\ (Beispiel: C:\breeze\content\7\21838-1\output) gespeichert. Format und Typ des Dateinamens lauten Raumname_Datum_Uhrzeit.xml. Chat-Kopien protokollieren keine Texte in den Hinweis-Pods und keine Chat-Kommunikation aus Arbeitsräumen. Um alle textbasierten Nachrichten aufzuzeichnen, deaktivieren Sie den Hinweis-Pod und die Arbeitsräume.

  7. Klicken Sie auf „Schulungseinstellungen“ und wählen Sie aus, ob Sie die offene Einschreibung aktivieren möchten.
  8. Klicken Sie auf „Speichern“, um die Änderungen zu speichern.

Anzeigen erzwungener Aufzeichnungen

  1. In Connect Pro Central können Administratoren alle in einem Konto erzwungenen Aufzeichnungen anzeigen. Hierfür klicken Sie auf „Material“ > „Erzwungene Aufzeichnungen“.
  2. Klicken Sie auf den Namen einer Aufzeichnung, um Informationen anzuzeigen.
  3. Führen Sie einen der folgenden Schritte aus:

    • Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Titel, die Zusammenfassung oder die Sprache einer Aufzeichnung zu bearbeiten.

    • Klicken Sie auf die Option „URL für Ansicht“, um die Aufzeichnung anzuzeigen.

Erstellen von Links zu erzwungenen Aufzeichnungen

Links zeigen auf die neueste Version der Aufzeichnung. Wenn die Aufzeichnung direkt oder über einen Link bearbeitet wird, werden die Bearbeitungen in allen Links auf die Aufzeichnung wiedergegeben.

  1. In Connect Pro Central können Administratoren alle in einem Konto erzwungenen Aufzeichnungen anzeigen. Hierfür klicken Sie auf „Material“ > „Erzwungene Aufzeichnungen“.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Meeting, das Sie verknüpfen möchten.
  3. Klicken Sie auf „Link erstellen“.
  4. Navigieren Sie zum Ordner Materialien, dem Sie den Link hinzufügen möchten.
  5. Klicken Sie auf „Link erstellen“.

Löschen Sie die erzwungenen Aufzeichnungen.

Nur Administratoren können erzwungene Aufzeichnungen löschen.

  1. Klicken Sie in Connect Pro Central auf „Materialien“ > „Erzwungene Aufzeichnungen“, um alle erzwungenen Aufzeichnungen in einem Konto anzuzeigen.
  2. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen für das Meeting, das Sie löschen möchten.
  3. Klicken Sie auf „Löschen“.