Genau wie Ihre von Hand ausgeführte Unterschrift kann auch Ihre digitale Signatur eindeutig Ihnen zugeordnet werden. Acrobat bietet Funktionen, die Ihre digitale Unterschrift schützen. Im Unterschied zu klassischen Unterschriften können digitale Signaturen zusätzliche Informationen enthalten, z. B. Datum und Uhrzeit des Unterzeichnens oder den Grund für die Unterschrift. Der Stil Ihrer handschriftlichen Signatur hat sich wahrscheinlich in jungen Jahren entwickelt. Analog können Sie auch dem Erscheinungsbild Ihrer digitalen Signatur eine persönliche Note geben.
Beziehen Sie eine digitale ID.
Wenn Sie noch keine digitale ID haben, erstellen Sie in Acrobat eine selbst signierte digitale ID. Eine selbst signierte digitale ID enthält einen verschlüsselten privaten Schlüssel zum Unterschreiben oder Entschlüsseln von Dokumenten. Außerdem ist in der ID ein öffentlicher Schlüssel in einem Zertifikat enthalten. Dieser Schlüssel dient zum Überprüfen von Unterschriften und zum Verschlüsseln von Dokumenten.
Wählen Sie zum Erstellen einer selbst signierten digitalen ID „Erweitert“ > „Sicherheitseinstellungen“. Wählen Sie in der Werkzeugleiste links „Digitale IDs“ aus und klicken Sie auf die Schaltfläche „ID hinzufügen“ . Wählen Sie „Neue digitale ID, die ich jetzt erstellen möchte“ und führen Sie Schritte des Assistenten aus.
Geben Sie die persönlichen Informationen für Ihre digitale ID ein, u. a. Ihren Namen. Wenn Sie ein Dokument zertifizieren oder unterschreiben, wird der Name im Fenster „Unterschriften“ und im Unterschriftsfeld angezeigt. Legen Sie einen Namen für Ihre digitale ID fest und bestimmen Sie ein Kennwort dafür. Das Kennwort muss mindestens sechs Zeichen enthalten, darunter dürfen keine Satzzeichen und keine Sonderzeichen sein. Klicken Sie auf „Fertig stellen“. Erstellen Sie für den Fall, dass das Original verloren geht oder beschädigt wird, eine Sicherheitskopie Ihrer digitalen ID-Datei.
Erstellen Sie für Ihre digitale Unterschrift ein Erscheinungsbild.
Ihre digitale Unterschrift kann schlicht oder komplex sein. Sie kann aussehen wie handgeschrieben oder maschinengeschriebener Name. Sie kann ein Firmenlogo sowie Datum und Uhrzeit des Unterschreibens enthalten, auch der Grund für das Unterschreiben kann angegeben sein. Sie haben die Möglichkeit, mehrere Signatur-Erscheinungsbilder für unterschiedliche Zwecke zu erstellen und dann bei jedem Unterzeichnen eines Dokuments ein geeignetes Erscheinungsbild auswählen. Wenn Sie eine Abbildung Ihrer handgeschriebenen Unterschrift in die digitale Signatur aufnehmen möchten, scannen Sie Ihre Unterschrift und speichern Sie sie als PDF-Datei.
Wenn Sie ein Erscheinungsbild erstellen möchten, wählen Sie „Bearbeiten“ > „Grundeinstellungen“ (Windows) bzw. „Acrobat“ > „Grundeinstellungen“ (Mac OS). Wählen Sie im linken Fensterbereich den Eintrag „Sicherheit“ aus und klicken Sie dann im Abschnitt „Digitale Unterschriften“ auf „Neu“. Geben Sie dem Signatur-Erscheinungsbild einen kurzen, beschreibenden Namen, den Sie beim Unterschreiben eines Dokuments wiedererkennen. Wählen Sie Optionen aus; legen Sie beispielsweise fest, ob eine importierte Grafik einbezogen werden soll, etwa eine eingescannte Unterschrift. Während Sie die Änderungen vornehmen, wird Ihre bearbeitete Signatur im Vorschaufenster angezeigt. Klicken Sie auf „OK“.
Wenn Sie „Grund“ aktiviert haben, klicken Sie auf „Erweiterte Grundeinstellungen“ und wählen Sie auf der Registerkarte „Erstellung“ die Option „Beim Unterschreiben Gründe anzeigen“ aus. Wenn Sie „Ort“ aktiviert haben, wählen Sie „Beim Unterschreiben Ort und Kontaktinformationen anzeigen“ aus.
Prüfen Sie das Dokument sorgfältig.
Bevor Sie ein Dokument unterschreiben, ganz gleich ob handschriftlich oder elektronisch, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie den Inhalt kennen und wissen, wo alle Unterschriftsfelder sind. Da dynamische Inhalte das Erscheinungsbild des PDF-Dokuments verändern und Sie in die Irre führen können, empfiehlt es sich, das Dokument im Dokumentvorschau-Modus anzuzeigen. Zum Aktivieren des Dokumentvorschau-Modus öffnen Sie das Dialogfeld „Voreinstellungen“ und klicken Sie links auf „Sicherheit“. Wählen Sie dann die Option „Dokumente beim Unterschreiben im Dokumentvorschau-Modus anzeigen“ aus.
Prüfen Sie jede Seite eines Dokuments auf das Vorhandensein von Unterschriftsfeldern. Unter Umständen müssen Sie ein Dokument an mehreren Stellen unterschreiben. Jedes Unterschriftsfeld ist ein individuelles Element; Ihre Unterschrift wird nicht automatisch aus einem Feld in andere Unterschriftsfelder im Dokument kopiert.
Unterschreiben Sie das PDF-Dokument.
Klicken Sie zum Signieren des Dokuments auf das Unterschriftsfeld. Sollte kein Unterschriftsfeld vorhanden sein, wählen Sie auf der Aufgaben-Werkzeugleiste „Unterschreiben“ > „Unterschrift platzieren“ und zeichnen Sie ein Unterschriftsfeld auf die Seite.
Wenn Sie Acrobat so eingestellt haben, dass Dokumente vor dem Unterschreiben im Dokumentvorschau-Modus angezeigt werden, wird in einer Dokumentmeldungsleiste angegeben, ob dynamische Inhalte im Dokument vorhanden sind. Wenn Sie das Dokument überprüft haben, klicken Sie in der Dokumentmeldungsleiste auf „Dokument unterschreiben“, um fortzufahren.
Wählen Sie im Dialogfeld „Dokument unterschreiben“ ein Erscheinungsbild aus und fügen Sie dann alle ggf. erforderlichen Informationen hinzu, z. B. den Ort oder den Grund für die Unterschrift. Geben Sie ein Kennwort ein, sofern dies bei Ihrer digitalen ID notwendig ist. Klicken Sie auf „Unterschreiben“. Legen Sie einen neuen Namen für das Dokument fest, damit Sie am Original-PDF-Dokument Änderungen vornehmen können, ohne die Unterschrift ungültig zu machen. Klicken Sie dann auf „Speichern“.
Wenn Sie eine digitale Unterschrift anwenden, bettet Acrobat eine verschlüsselte Meldungszusammenfassung in das PDF-Dokument ein. Acrobat bettet außerdem Angaben aus Ihrem Zertifikat sowie eine Version des Dokuments zum Zeitpunkt der Unterschrift ein.
Verteilen Sie Ihr Zertifikat.
Damit die Betrachter Ihres Dokuments Ihre digitale ID überprüfen können, müssen sie das öffentliche Zertifikat aus Ihrer digitalen ID haben. Klicken Sie zum Senden Ihres Zertifikats auf „Erweitert“ > „Sicherheitseinstellungen“ und wählen Sie im linken Fensterabschnitt „Digitale IDs“ aus. Erweitern Sie die Liste, wählen Sie die freizugebende digitale ID aus und klicken Sie auf „Exportieren“. Befolgen Sie die Anweisungen auf dem Bildschirm, um Ihr Zertifikat per E-Mail als FDF-Datei zu versenden oder um das Zertifikat in einem anderen Dateiformat zu speichern.
