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Zusammenarbeiten
Gemeinsame Überprüfung initiierenBei einer gemeinsamen Überprüfung können alle Teilnehmer Kommentare sehen und darauf antworten. Überprüfer haben damit eine hervorragende Möglichkeit, während des Überprüfungsprozesses Meinungsverschiedenheiten zu klären, Recherchebedarf zu identifizieren und kreative Lösungen zu entwickeln. Sie können eine gemeinsame Überprüfung in einem Netzwerkordner, WebDAV-Ordner oder SharePoint-Arbeitsbereich hosten oder bei Acrobat.com, einem neuen geschützten webbasierten Dienst. Sie benötigen dazu lediglich Acrobat, ein PDF-Dokument und eine kostenlose Adobe-ID.
Bereiten Sie das PDF-Dokument vor.
Speichern Sie das PDF-Dokument, das von den Teilnehmern überprüft werden soll. Wenn Sie die Aufmerksamkeit auf bestimmte zu diskutierende Fragen oder Themen lenken möchten, fügen Sie Kommentare in das PDF-Dokument ein.
Senden Sie die PDF-Datei zur gemeinsamen Überprüfung.
Wählen Sie „Kommentare“ > „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“. In Acrobat wird der Assistent „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“ geöffnet. Sie können jedes Dokument freigeben, bei dem das Einfügen von Kommentaren möglich ist. Wenn aufgrund der Sicherheitseinstellungen des Dokuments keine Kommentare eingefügt werden können, zeigt Acrobat dies an.
Wählen Sie ein Verfahren für das Sammeln von Kommentaren aus.
Wählen Sie, wie Sie das PDF-Dokument übermitteln möchten und wie die Kommentare der Prüfer erfasst werden sollen. Wählen Sie „Kommentare automatisch herunterladen und mit Acrobat.com protokollieren“, wenn Sie die Überprüfung über Acrobat.com freigeben möchten. Wählen Sie „Kommentare auf meinem internen Server automatisch erfassen“, wenn Sie einen Netzwerkserver, WebDAV-Server oder SharePoint-Arbeitsbereich verwenden möchten.
Grafik in Originalgröße anzeigen Der Assistent „Zur gemeinsamen Überprüfung senden“ führt Sie durch die unterschiedlichen Verfahren zum Verwalten von Kommentaren. Wenn Sie das PDF-Dokument auf Ihrem eigenen Server hosten möchten, wählen Sie den Servertyp aus und geben Sie den zugehörigen Pfad ein. Wenn Sie das PDF-Dokument auf Acrobat.com hosten, geben Sie Ihre Adobe-ID ein. Sollten Sie keine Adobe-ID haben, klicken Sie in Acrobat auf „Adobe-ID erstellen“, um eine ID anzulegen.
Laden Sie Überprüfer ein.
Geben Sie E-Mail-Adressen der Personen ein, die Sie zur Teilnahme an der Überprüfung einladen möchten. (Sie können die Adressen auch im Adressbuch Ihrer E-Mail-Anwendung auswählen. Passen Sie anschließend die Mitteilung für die Überprüfer an. Legen Sie einen Abgabetermin für die Überprüfung fest. Nach dem Abgabetermin stehen Kommentarwerkzeuge auf dem Server, der für die gemeinsame Überprüfung verwendet wird, nicht mehr zur Verfügung. Wenn Sie Acrobat 9 Pro Extended oder Acrobat 9 Pro verwenden, können Benutzer von Adobe Reader an der gemeinsamen Überprüfung teilnehmen.
Versenden Sie die PDF-Datei.
Klicken Sie auf „Senden“, um die PDF-Datei auf dem Server bereitzustellen und E-Mail-Einladungen an die Überprüfungsteilnehmer zu schicken. Acrobat speichert eine Kopie der freigegebene Überprüfungsdatei in demselben Ordner; an den Dateinamen wird „_Überprüfung“ angehängt.
Nachdem Sie eine gemeinsame Überprüfung eingeleitet haben, können Sie Kommentare auf dem verwendeten Server lesen und beantworten. Sie haben außerdem die Möglichkeit, nach Abschluss der Überprüfung alle Kommentare zu lesen. In Acrobat steht Ihnen Tracker zur Verfügung – Sie können damit sehen, wer Kommentare eingefügt hat, Sie können E-Mail-Erinnerungen an Überprüfer schicken und Sie können den Abgabetermin ändern.
Live-Zusammenarbeit aktivierenSie können ein PDF-Dokument online unter Verwendung von Acrobat.com gemeinsam mit einem oder mehreren Kollegen live überprüfen. Die Funktion für die Live-Zusammenarbeit ermöglicht Ihnen das Freigeben von Seiten, so dass alle Überprüfer gleichzeitig dasselbe sehen. Per Live-Chat-Fenster können Sie über das betrachtete Dokument diskutieren. Jeder Benutzer von Acrobat 9 oder Reader 9 kann zur Teilnahme an einer Live-Zusammenarbeit eingeladen werden.
Hinweis: Die Live-Zusammenarbeit-Funktion steht nicht in allen Sprachen zur Verfügung.
Bereiten Sie das Dokument vor.
Erstellen und speichern Sie das Dokument, über das Sie im Rahmen der Live-Zusammenarbeit diskutieren möchten. Sollte es nicht bereits als PDF vorliegen, konvertieren Sie das Dokument über den Adobe PDF-Drucker, mit Acrobat PDFMaker (Windows) oder den Acrobat-Befehlen unter „PDF erstellen“.
Öffnen Sie das zu diskutierende PDF-Dokument in Acrobat.
Starten Sie die Zusammenarbeit.
Wählen Sie „Datei“ > „Zusammenarbeiten“ > „Live senden & zusammenarbeiten“. Melden Sie sich bei Acrobat.com an, wenn die entsprechende Eingabeaufforderung eingeblendet wird. Sollten Sie keine Adobe-ID haben, erstellen Sie eine.
Laden Sie Teilnehmer ein.
Geben Sie die E-Mail-Adressen der Kollegen ein, mit denen Sie zusammenarbeiten möchten. Trennen Sie mehrere Adressen dabei durch ein Semikolon. Sie können auch E-Mail-Adressen aus dem Adressbuch Ihrer E-Mail-Anwendung, z. B. Microsoft Outlook, hinzufügen.
Geben Sie einen Betreff und eine Mitteilung ein, um die E-Mail-Einladung für Ihre Zusammenarbeit anzupassen. Wählen Sie zum Bereitstellen des Dokuments bei Acrobat.com „Datei auf Acrobat.com speichern und Link an die Empfänger senden“. Wählen Sie eine Zugriffsebene aus, um zu bestimmen, wer bei Acrobat.com Zugang zum Dokument erhält. Wenn Sie die Option „Datei auf Acrobat.com speichern und Link an die Empfänger senden“ nicht auswählen, erhalten die Teilnehmer das Dokument als Anhang einer Sendung von Acrobat.
Das Fenster „Live zusammenarbeiten“ wird im Dokument angezeigt.
Warten Sie auf die anderen Teilnehmer.
Das gemeinsame Betrachten von Seiten ist ebenso wie der Online-Chat erst möglich, wenn sich mindestens eine weitere Person beteiligt. Mit Acrobat 9 oder Reader 9 können Teilnehmer sich anschließen, indem sie auf den PDF-Dateianhang oder auf die URL-Adresse in der Einladung klicken. Nachdem sich die Teilnehmer mit ihrer Adobe-ID und dem zugehörige Kennwort angemeldet haben oder als Gast beigetreten sind, können sie das PDF-Dokument per Doppelklick öffnen.
 Beobachten, wie sich Teilnehmer der Sitzung anschließen Geben Sie Seiten frei.
Wenn sich mindestens ein weiterer Teilnehmer der Sitzung für die Live-Zusammenarbeit angeschlossen hat, können Sie die Seitenansichten synchronisieren, sodass jeder dieselbe Seitenansicht sieht. Klicken Sie zum gemeinsamen Betrachten von Seiten auf die Schaltfläche „Anzeigen von freigegebenen Seiten beginnen“. Wenn Sie das gemeinsame Betrachten von Seiten beenden möchten, klicken Sie auf „Anzeigen von freigegebenen Seiten beenden“.
Kommunizieren Sie per Online-Chat.
Geben Sie zum Diskutieren des Dokuments Chat-Nachrichten in das Feld unten im Fenster „Live zusammenarbeiten“ ein. Klicken Sie auf das Farbfeld, um eine Farbe für Ihren Chat-Text auszuwählen. Wenn Sie den Chatverlauf speichern möchten, wählen Sie im Menü „Optionen“ des Navigationsfensters den Befehl „Chat speichern“.
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