Kopf- oder Fußzeile eine Bates-Nummerierung hinzufügen



Das Verfahren der Bates-Nummerierung ermöglicht es, juristische Schriftstücke mit einem Index zu versehen, so dass sie schneller identifiziert und abgerufen werden können. Jeder Seite in jedem Dokument wird eine eindeutige Bates-Nummer zugewiesen, die auch die Beziehung zu anderen Dokumenten mit Bates-Nummer angibt. Bates-Nummern werden in Kopf- oder Fußzeilen auf den Seiten jedes PDF-Dokuments im Stapel aufgeführt.

Die Bates-Kennzeichnung wird als Nummer bezeichnet, es kann jedoch ein alphanumerisches Präfix und Suffix enthalten sein. Das Präfix und das Suffix erleichtern die Erkennung des Grundthemas der Dateien.

Hinweis: Die Bates-Nummerierung kann bei geschützten oder verschlüsselten Dateien und bei einigen Formularen nicht angewendet werden.

Ein Video zum Verwenden der Bates-Nummerierung in einem PDF-Portfolio finden Sie unter http://blogs.adobe.com/acrolaw/.

Bates-Nummern hinzufügen

Beim Zuweisen von Dokumenten für die Bates-Nummerierung können Sie PDF-Dokumente, PDF-Portfolios und andere, nicht im PDF-Format vorliegende Dateien hinzufügen, die in das PDF-Format konvertiert werden können. Der Vorgang konvertiert nicht im PDF-Format vorliegende Dateitypen in das PDF-Format und fügt der resultierenden PDF-Datei Bates-Nummern hinzu. Wenn Sie Bates-Nummern zu einem PDF-Portfolio hinzufügen, werden nicht im PDF-Format vorliegende Dateien im PDF-Portfolio durch die konvertierten und nummerierten PDF-Dateien ersetzt.

  1. Wählen Sie „Erweitert“ > „Dokumentverarbeitung“ > „Bates-Nummerierung“ > „Hinzufügen“.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld „Bates-Nummerierung“ auf „Hinzufügen“ und wählen Sie „Dateien hinzufügen“, „Ordner hinzufügen“ oder „Geöffnete Dateien hinzufügen“. Wählen Sie anschließend die Dateien oder den Ordner aus.
    Hinweis: Wenn Sie einen Ordner mit Dateien auswählen, die Acrobat für die PDF-Konvertierung nicht unterstützt, werden diese Dateien nicht hinzugefügt.

    Wenn darunter kennwortgeschützte Dokumente sind, werden Meldungen angezeigt, bei denen Sie das jeweilige Kennwort eingeben müssen.

  3. Führen Sie je nach Bedarf in der Dateiliste einen der folgenden Schritte aus:

    • Zum Ändern der Reihenfolge, in der Bates-Nummern zugewiesen werden, wählen Sie eine Datei aus und ziehen Sie sie oder klicken Sie auf „Nach oben“ bzw. „Nach unten“.

    • Klicken Sie auf einen Spaltennamen, um die Liste zu sortieren. Klicken Sie erneut, um die Sortierreihenfolge umzukehren.

  4. Um einen Zielordner für Ausgabedateien und Voreinstellungen für Dateinamen anzugeben, klicken Sie auf „Ausgabeoptionen“. Legen Sie die gewünschten Optionen fest und klicken Sie auf „OK“.
  5. Nachdem Sie die Dateien wie gewünscht hinzugefügt und angeordnet haben, klicken Sie auf „OK“. Klicken Sie anschließend im Dialogfeld „Kopf- und Fußzeile hinzufügen“, um die Einfügemarke im entsprechenden Feld zu platzieren.
  6. Klicken Sie auf „Bates-Nummer einfügen“. Geben Sie anschließend Folgendes ein:

    • Geben Sie bei „Anzahl Ziffern“ ein, wie viele Stellen die Bates-Nummern haben sollen (von 6 bis 15). Die Standardeinstellung ist 6; hiermit würden Bates-Nummern nach dem Muster 000001, 000002 usw. erstellt.

    • Geben Sie bei „Startnummer“ die Nummer ein, die dem ersten PDF-Dokument aus der Liste zugewiesen werden soll. Der Standardwert ist 1.

    • Geben Sie bei „Präfix“ ggf. Text ein, der vor die Bates-Nummern gesetzt werden soll.

    • Geben Sie bei „Suffix“ ggf. Text ein, der nach die Bates-Nummern gesetzt werden soll.

      Hinweis: Wenn es um Gerichtsprozesse geht, bei denen viele Seiten zusammenkommen können, geben Sie für „Anzahl Ziffern“ einen hohen Wert ein. Verwenden Sie im Text für Präfix oder Suffix nicht das Zeichen #.
  7. Klicken Sie auf „OK“ und ändern Sie bei Bedarf weitere Einstellungen wie bei anderen Kopf- und Fußzeilen.

Einer Bates-Nummernserie weitere Dokumente hinzufügen

Prüfen Sie zunächst, welche Bates-Nummer in der Serie zuletzt angewendet wurde.

  1. Starten Sie die Bates-Nummerierung mit dem im vorherigen Thema beschriebenen Verfahren und wählen Sie dabei die Dateien aus, die Sie der Serie hinzufügen möchten.
  2. Geben Sie, nachdem Sie auf „Bates-Nummer einfügen“ geklickt haben, bei „Startnummer“ die nächste in der Serie folgende Zahl ein. Geben Sie den Text für das Präfix und Suffix ein, der bei den übrigen Dokumenten der Serie verwendet wurde.
  3. Klicken Sie auf „OK“, wenn Sie das Festlegen der Einstellungen abgeschlossen haben.

PDF-Dokumente mit Bates-Nummern suchen

  1. Wählen Sie „Bearbeiten“ > „Suchen“.
  2. Geben Sie als Suchbegriff oder -ausdruck die gesuchte Bates-Nummer oder einen Teil davon ein.

    Wenn Sie beispielsweise ein bestimmtes Dokument suchen, dessen Bates-Nummer Sie kennen, geben Sie als Suchtext die gesamte Nummer ein. Um in einer Serie von Bates-Nummern bestimmte Dokumente zu suchen, geben Sie einen charakteristischen Teil der Bates-Serie ein, etwa das Präfix oder Suffix.

  3. Aktivieren Sie unter „Was soll durchsucht werden“ die Option „Alle PDF-Dokumente in“.
  4. Klicken Sie auf „Ordner suchen“ und geben Sie den Speicherort an.
  5. Klicken Sie auf „Suchen“.
Hinweis: Um nach PDF-Dateien mit Bates-Nummerierung in einem PDF-Portfolio zu suchen, öffnen Sie das entsprechende PDF-Portfolio und geben Sie in das Suchfeld auf der PDF-Portfolio-Werkzeugleiste die gesuchte Bates-Nummer oder einen Teil davon ein.

Bates-Nummern entfernen

  1. Wählen Sie in Acrobat „Erweitert“ > „Dokumentverarbeitung“ > „Bates-Nummerierung“ > „Entfernen“.
  2. Klicken Sie im Dialogfeld auf „Hinzufügen“ und wählen Sie „Dateien hinzufügen“ oder „Geöffnete Dateien hinzufügen“. Wählen Sie anschließend die Dateien aus.
  3. Klicken Sie auf „OK“.