Im Dokument-Organizer werden alle Ihre Buzzword-Dokumente angezeigt, sowohl die von Ihnen erstellten als auch die von anderen Benutzern für Sie freigegebenen Dokumente. Doppelklicken Sie auf das Symbol für ein Dokument, um es im Editor zu öffnen. Um ein neues leeres Dokument zu erstellen, klicken Sie in der Symbolleiste auf das Symbol „Neues Dokument“ . Verwenden Sie die Sortiersymbole in der Symbolleiste des Organizers, um die Gruppierung der Dokumente zu ändern (nach Autor, Änderungsdatum, Größe oder anderen Optionen).

Mit den Menüschaltflächen in Buzzword erhalten Sie schnellen Zugriff auf wichtige Befehle und Optionen. Klicken Sie im Organizer auf das neben einem Dokument angezeigte Symbol, um eine Menüschaltfläche einzublenden. Wenn Sie anschließend auf diese Schaltfläche klicken, wird das Kontextmenü für das Dokument geöffnet.

A.

Buzzword-Menü

B.

Sortiersymbole

C.

Symbol „Neues Dokument“

D.

Symbol „Meeting“

E.

Acrobat.com aufrufen

F.

Zusammenarbeitsleiste

G.

Freigabeschaltfläche

H.

Mitarbeiter

I.

Synchronator

Der Editor ermöglicht eine übersichtliche Bearbeitung von Dokumenten. Am oberen Fensterrand befinden sich sechs ein- und ausblendbare Symbolleisten, über die Sie Schriftarten und Textformate auswählen und Absätze formatieren können. Sie können die Symbolleisten auch nutzen, um Listen, Bilder, Tabellen und Kommentare zu einem Dokument hinzuzufügen. Zeigen Sie mit der Maus auf ein Symbol in der Symbolleiste, um eine Beschreibung anzuzeigen. Klicken Sie auf das Symbol, um die Symbolleiste zu erweitern. Wenn Sie den Mauszeiger über die Optionen in der Symbolleiste bewegen, werden QuickInfos eingeblendet.

A.

Symbolleiste

B.

Tabstopplineal

C.

Symbolleistensymbole

D.

Freigabeschaltfläche

E.

Mitarbeiter

F.

Zugriffskachel

G.

Verlaufssymbol

H.

Zähler für markierte Wörter

I.

Wortzahl

J.

Zoom

K.

Synchronator

Die anderen Buzzword-Funktionen werden auf die gleiche Weise wie die Symbolleisten minimiert, wenn sie nicht verwendet werden, und bei Bedarf wieder erweitert.

• Auf dem Lineal können Sie Ränder, Tabulatoren und Einzüge festlegen. Klicken Sie zum Einblenden des Lineals auf die Registerkarte „Lineal“ direkt unterhalb der Symbolleiste am linken Rand.

• Klicken Sie auf das Verlaufssymbol, um vorherige Versionen des aktuellen Dokuments anzuzeigen (oder wiederherzustellen) und verschiedene Versionen desselben Dokuments auf Änderungen hin zu vergleichen.

• Klicken Sie auf die Zoomleiste, um den Vergrößerungsfaktor anzupassen.

• Der Synchronator zeigt, ob Änderungen bislang noch nicht gespeichert wurden und ob eine Verbindung zum Internet besteht. Sie können jederzeit hierauf klicken, um die letzten Änderungen zu speichern.

  

  A.

  Verlaufssymbol

  B.

  Zoom-Symbol

  C.

  Synchronator-Symbol

Beachten Sie auch das Menü „Buzzword“ in der Menüleiste am oberen Rand des Fensters. Wählen Sie „Buzzword“ > „Optionen und Voreinstellungen“ aus, um die Einstellungen zu ändern, z. B. Ihren Benutzernamen, Ihre E-Mail-Adresse oder Ihr Benutzersymbol.

Buzzword bietet neue Möglichkeiten, Dokumente gemeinsam zu bearbeiten. Buzzword versendet nicht mehrere Dokumente per E-Mail an Mitarbeiter, sondern stellt ein Master-Dokument bereit, an dem ein ganzes Team arbeiten kann. Diese Funktion macht Zusammenarbeit einfach und direkt:

• Freigegebene Dokumente, an denen alle an einer Kopie durch Kommentieren und Bearbeiten zusammenarbeiten

• Zuweisen von Benutzerrollen (Autor, Koautor, Überprüfer und Leser), sodass verschiedene Benutzer unterschiedliche Aufgaben in einem Dokument ausführen können

• Möglichkeit zum Einfügen von Kommentaren, die Text, Tabellen und Bilder enthalten

• Übersicht über alle Dokumentversionen

• Leiste aller Mitarbeiter, in der angezeigt wird, wer zur Mitarbeit an einem Dokument eingeladen wurde und wann jeder Teilnehmer das Dokument zuletzt aufgerufen hat

• Möglichkeit, die Zugriffsebene für ein Dokument so einzustellen, dass jeder, der die Dokument-URL kennt, auf das Dokument zugreifen kann

• Zugriffsmöglichkeit auf die Freigabeliste, mit der alle Adressen aus einem Dokument in ein anderes kopiert werden können

Ein Buzzword-Dokument kann für beliebig viele Personen freigegeben werden. Das Dokument kann von Ihnen und anderen Buzzword-Benutzern gleichzeitig geöffnet werden. Dabei sehen alle Benutzer die von den anderen Personen vorgenommenen Änderungen. Sie können auch ein Dokument ausschließlich zum Lesen oder Kommentieren freigeben. Andere können das Dokument dann kommentieren, aber nicht selbst bearbeiten.

Die Mitarbeiterleiste wird am unteren Rand des Buzzword-Fensters sowohl im Dokument-Organizer als auch im Editor angezeigt. Hier ist zu sehen, welche Personen das Dokument gemeinsam nutzen und welche Rollen diese haben. Darüber hinaus können Sie feststellen, wer das Dokument aktuell geöffnet hat. Für die Person, die das Dokument gerade ändert, wird „Bearbeitung“ angezeigt.

In der Leiste wird außerdem angezeigt, welche Personen ein freigegebenes Dokument gelesen haben und wann sie es gelesen haben. Achten Sie auf das Symbol neben dem Namen:

• Eine durchgehende weiße Umrandung kennzeichnet, dass die Person das aktuelle Dokument gelesen hat.

• Eine gestrichelte weiße Umrandung gibt an, dass die Person eine ältere Version gelesen hat.

• Wenn Sie die Maus über ein Symbol bewegen, werden das Datum und die Uhrzeit angezeigt.

• Ein Briefumschlag bedeutet, dass eine Einladung gesendet wurde, der neue Mitarbeiter diese jedoch noch nicht angenommen hat.

• Ein weißer Schrägstrich (/) kennzeichnet, dass der Mitarbeiter das Dokument noch nicht geöffnet hat.

• Ein grüner oder roter Kasten gibt an, dass ein Benutzer das Dokument geöffnet hat oder dass er es bearbeitet.